Komponente elektronske pošte: z vidika uporabnika, tehnično, v poslovno korespondenco

E-pošta je zaradi številnih prednosti pred papirnimi črkami že dolgo postala ena od glavnih oblik komuniciranja. Toda takšna komunikacija ima tako kot mnoge druge tehnološke inovacije lastna pravila. Kljub dejstvu, da je komunikacija preko internetne pošte postala sestavni del mnogih področij življenja, večina uporabnikov ne bo mogla odgovoriti na vprašanje o tem, katere komponente so e-pošte.

Struktura e-pošte z vidika uporabnika

Elektronska sporočila so hkrati in podobna ter se zelo razlikujejo od običajne stare generacije papirnih črk. Toda, ne glede na poštno storitev, je struktura e-pošte vedno enaka. Naštejmo elemente e-pošte, ki na kratko opisujejo vsako od njih:

1. Polje »V«. To polje določa naslov prejemnika. Če je več prejemnikov, jih ločite s podpičjem.
2. Polje »Tema pisma«. V številnih poštnih storitvah velja, da je obvezna. Uporabnikom bo lažje najti pismo, če je tema v njej pravilno označena.
3. Telo pisma. Telo črke je glavno besedilo.

Skrite e-poštne komponente

Pogledali smo vidno strukturo pisma. Toda poleg elementov, ki so vidni golim očesom, je mogoče tudi naslednja polja pripisati komponentam e-pošte:

• od tega (to polje se samodejno napolni);
• kopija (poleg glavnega naslovnika se kopija pisma pošlje nekemu drugemu);
• skrito kopijo (uporablja se, če je treba kopijo pisma poslati brez obvestila glavnega naslovnika o njem);
• priloge.

Komponente e-pošte s tehničnega vidika

S tehničnega vidika vsaka e-pošta vključuje tudi naslednje komponente:

1. Glave, ali, kako se ti tudi imenujejo, ovojnice protokola SMTP. Ti glavi so lahko del telesa črke in jih ni mogoče vključiti vanj. To pomeni, da je mogoče, da ima poštni strežnik več informacij, kot je navedeno v telesu sporočila. Glava vsebuje naslove pošiljatelja, prejemnikov in naslova pošiljalnega vozlišča.
2. Samo sporočilo, ki se v jeziku SMTP-protokolov imenuje Podatki. To je nato razdeljeno na:

• naslov pismu - po analogiji s papirno pošto vsebuje informacije o poštnih strežnikih, ki so prenašale pismo, in nekatere druge podatke;
• telo črke je besedilo samega pisma.

Struktura e-pošte za poslovno korespondenco

Če je bilo doslej vprašanje elektronske strukture s tehničnega vidika, zdaj si oglejmo elemente dobro oblikovanega elektronskega sporočila za poslovno korespondenco, ker vsaka družba, ki se spoštuje, poskuša upoštevati splošno sprejete komunikacijske standarde.

Čeprav obstaja veliko število različnih klasifikacij elektronskih sporočil, jih razdelimo v dve skupini glede na konstrukcijsko strukturo. Prva skupina - pisma-komunikacije, se uporabljajo pri delu. Druga je pisma o soglasju: sporočila, ki povzemajo sestanek, kažejo roke za izvedbo dela in druge pomembne vidike, ki pojasnjujejo ukrepe, ki se zahtevajo za vsako od strank.

Naštejmo elemente posamezne vrste e-pošte posebej.

Pisna komunikacija

Njegova struktura mora vključevati:

1. Predmet pismu. Na tem področju je najbolje natančno navesti, kaj pričakujete od gostiteljske stranke, na primer, da se strinjate s časom srečanja, seznam vprašanj za razmislek in tako naprej.
2. Pozdrav. Tudi če naj bi bilo pismo poslano več ljudem, etika poslovnega komuniciranja predpostavlja obvezen pozdrav naslovnikov.
3. Vsebina sporočila. Dejansko e-poštno besedilo, v katerem je zahtevek čim bolj natančen.
4. Podpis podjetja. Postavka, ki jo mnogi pozabijo. Pravilno sestavljena predloga podpisa vključuje ime in naslov avtorja, kontaktne podatke (telefonsko številko, povezave na spletno stran podjetja, e-pošto itd.). Podpis se lahko razlikuje glede na pravila in predpise, ki jih sprejme organizacija.
5. Polja »V« in »Kopiraj«. Našteta so nazadnje ne naključno - jih napolnite na zadnjem mestu, izključite možnost pošiljanja nedokončane ali nepotrjene sporočila.

Pismo o sporazumu

Kot smo že omenili, se ta vrsta elektronske pošte uporablja za povzemanje sestanka, določitev akcijskega načrta na vsaki strani in določitev rokov. Takšna pisma so nekakšen "protokol" sestankov in vam omogočajo udobno strukturiranje informacij. Pismo te vrste je zgrajeno po načrtu:

1. Pozdrav. Če je število udeležencev sestanka, katerega rezultati so povzeti v pismu, majhen, lahko navedete vse po imenu ali uporabite splošno vrsto pozdrav.
2. Ponovite namen srečanja, katerega rezultati so povzeti v pismu.
3. Seznam vprašanj, ki so bila obravnavana na sestanku. Za vsako vprašanje se navedejo dogovorjeni sporazumi, sklepi in pogoji izvršitve.
4. Seznam vprašanj, ki ne zahtevajo nujne rešitve, vendar jih ne morete prezreti.
5. Razjasnitev mnenja udeležencev srečanja - je vse upoštevano?
6. Podpisano s predlogo.