Allen David in njegov edinstven sistem časovnega načrtovanja

Allen David ponuja učinkovit koncept razporeditve osebnih virov v svoji knjigi "Kako narediti stvari v redu: umetnost produktivnosti brez stresa". Literarno delo je rezultat 20-letne praktične dejavnosti, ki jo podpirajo teoretične raziskave. Kako najti sposobnost ločiti pomemben od sekundarnega z ohranjanjem miru in ravnovesja, brez katerega je nepredstavljivo polno zdravje? Tehnika David Allena je bila razširjena zaradi razpoložljivosti in enostavnosti uporabe, sam avtor pa ga predstavlja v obliki klica »Make it Live!«.

O čem se ukvarja ta knjiga?

Knjiga vsebuje tri glavne dele. Prvi del je namenjen splošnemu opisu sistema David Allen. V drugem delu se ukvarja z uporabo avtorskih tehnik v praksi, medtem ko tretji daje idejo o učinkovitosti uporabe novih pristopov k upravljanju svojega časa. Avtor poudarja, da tehnike, ki jih je predlagal, ne pomenijo izbire med produktivnostjo dela in uporabnostjo rekreacije. Namesto tega so namenjeni obvladovanju umetnosti konstruktivnega združevanja enega in drugega brez stresa in izgube moči. Področja uporabe metodologije so zelo različna: dom in družina, šolanje in izobraževanje, organizacija proizvodnje in vsako drugo podjetje.

Splošna ideja o sistemu v prvem delu knjige

Dejanske zahteve za kazalnike uspešnosti so se bistveno spremenile v primerjavi s tistimi, ki so obstajale prej. David Allen pravi, da ima večina sort dela (v družbah, podjetjih), zdaj značaj inteligentnega in multi-tasking, brez jasne meje in pojem popolnosti. Prav tako večino ljudi moti domišljijsko pomanjkanje prostega časa in resnična osebna disorganizacija. Metodologija, avtor piše, da je za bolj učinkovito izvajanje svoje dejavnosti v prvi vrsti za "zastonj misli", ki je, za prenos nedokončane posle v obliki posnetka na vseh medijih, elektronskih ali papirja, s čimer se sprosti iz "odvečne smeti". Zelo pomembno je redno pregledovati evidenco in jih popravljati ob upoštevanju sedanjih sprememb. Izhajajoč iz glave in v prenosni računalnik ali na pametni telefon, večina težav izgubi svoj očiten pomen, in samo najbolj potreben je prinesel v ospredje. Zelo pomembno je, da sami prepoznate konkretne korake k cilju. To je mogoče storiti z uporabo metod petih faz planiranja, opisanih v knjigi.

Uporaba sistema v praksi v drugem delu knjige

Začeti se mora s pripravo delovnega območja, pravi Allen David. Treba je dodeliti poseben čas za organizacijo kraja v pisarni ali doma, pa tudi vmesno delovno mesto, če to zahtevajo poklicne dolžnosti. Pravilno opremljen delovni prostor zahteva udobno pohištvo, potrebne pisarniške potrebščine in racionalno opremljen sistem za shranjevanje dokumentov. Zbiranje informacij za njegovo naknadno distribucijo glede na prednostne naloge se šteje tudi za pripravo na delo. Knjiga podrobno opisuje vrste in načine shranjevanja in razvrščanja dokumentacije, začenši s papirnatih datotek in konča s sistemskimi mapami v računalniku. Iz njega lahko dobite tudi informacije o:

- kako pravilno primerjati primere in jih razdeliti v kategorije;

- v katerih primerih je treba nalogo prenesti na druge ljudi;

- kdaj in kdaj je treba odložiti delo;

- kako pravilno organizirati delo s projekti;

- katere metode je mogoče uporabiti za vzdrževanje ustvarjenega sistema v delovnem stanju.

Rezultati uporabe sistema v tretjem delu knjige

Uspešno uvajanje inovativnih metod daje odlične rezultate. Bolje je oseba zaveda časovne in količinske okvira na področju svojih obveznosti (in s tem dobro delo z njimi), manj ga doživlja strah in stres. Popolna, visoko kakovostno izvajanje načrtov povzroči val navdiha, podprto s dividend v obliki, da je treba sprejeti v bolj zapletenih primerih. Allen David pravi, da je tradicionalna metoda upravljanja s časom napačna, saj uveljavlja domnevo, da manj pomembnih nalog ni potrebno natančno spremljati. Torej, medtem ko ostaja zunaj zavestni ravni, "nepomembne" vprašanja bo napadel osebnost nezavedni del uma, ki povzroča strah in stres, prikrajšani energijo. Glede na novo avtorjevo metodo je treba odkriti vse probleme in naloge, ne glede na pomembnost in velikost, in jih postaviti na "svoje sedeže". V skladu s tem bo vsa duševna smeti poslana v "košarico", s čimer se bo osvobodilo prostora za sveže ideje.

Dragocene informacije na področju rasti in izboljšanja osebnega potenciala bralcem ponujajo David Allen. Povratne informacije njegovih strank, tisti, ki so z lastnim primerom testirali učinkovitost novega sistema, so polni priznanja in hvaležnosti. Avtor priznava, da je njegovo delo zelo zadovoljivo in mu ne daje dolgčas. Verjame, da je svoboda in nova izkušnja produktivne koncentracije z sprostitvijo mogoče za vse, ki si želijo.