Оперативная информация: получение, управление, хранение

Что собой представляет оперативная информация? Где она используется? Какие особенности её применения существуют? Эти и иные подобные вопросы будут рассмотрены в статье.

В целом и общем

То, что информация может быть передана на расстояние, вряд ли у кого-то вызовет возражение. Причем её можно встретить в неживой природе. Она может принимать различную форму. Так, по кольцам деревьев можно судить об особенностях разных годов, ДНК и РНК позволяют наследовать форму и внешность своих предков. Существует и оперативно-розыскная информация, по которой ищут потерявшихся, преступников, украденных людей или же материальные ценности. Она может принимать различные формы, в зависимости от сферы, где используется.

Три вида оперативной информации

Условно выделяют следующие виды:

1. Информация-факт. По сути, это модель реальной ситуации, процесса, объекта.
2. Информация-прототип. Сюда относят всё, что отражает содержимое процесса, объекта или же ситуации, которые создаются.
3. Нормативная информация. Это данные, которые отработаны и рекомендованы для постоянного использования. В качестве примера можно привести эталоны, стандарты, шаблоны и нормы.

Между этими тремя видами информации существуют отношения, с помощью которых снимается неопределённость и можно принимать эффективные решения. Так, нормативные данные являются воплощением опыта, научно обоснованных решений и основой для протоколов будущей ситуации (объекта, процесса). Во время активности сравнивается информация про промежуточные и конечные результаты. Она может быть представлена как:

1. Управленческие регламенты. Примером в данном случае являются рабочие и должностные инструкции.
2. Нормативы, стандарты, нормали, нормы, законы.
3. Технологические карты операционных (производственных) процессов.
4. Характеристики объектов и субъектов внешней среды.
5. Информация про трудовые, материальные и финансовые ресурсы, а также оперативная информация про их сведения.

Необходимо следить за тем, чтобы присутствовала наиболее релевантная информация, которая обладает адресностью, своевременностью, достоверностью и полнотой. Это особенно важно в современных условиях. Сейчас мы страдаем не столько от отсутствия данных, сколько от избытка бесполезной и ненужной информации. Поэтому необходимо учиться отделять её от необходимых нам характеристик, чтобы владеть ситуацией.

Носители

Хранение оперативной информации предусматривает, что она где-то должна размещаться. В качестве носителей могут выступать:

1. Отчеты, обзоры, записки.
2. Система бумажного и электронного документооборота.
3. Базы данных, информационные хранилища, справочники, библиотеки, каталоги.
4. Автоматизированная система управления и проектирования.
5. Записи работников.
6. Интернет-ресурсы вроде корпоративных сайтов, электронных магазинов, почтовой рассылки.
7. Информационные странички, размещенные внутри локальных сетей.

Наиболее целесообразным является создание комплексной системы данных, на основании которой можно заниматься автоматизированием деятельности специалистов и менеджеров. Наличие такого инструментария позволяет создавать единое общеорганизационное информационное пространство, что позитивно сказывается на результативности деятельности.

Работа с данными

Если есть желание улучшить качество управления, то необходимо хорошо подготовиться к обработке информации. Первоначально для этого нужно провести аудит. Он позволит выявить проблемные места, где появляется противоречивая или же ложная информация. Он же позволяет выяснить, чем же занят отдел ИТ и/или же аналитики, почему затягиваются сроки и нет видимых результатов при решении поставленных задач. Затем следует разработать и внедрить необходимые процедуры и правила работы, для того чтобы формировать оперативные показатели и ситуационные отчеты. Также следует выработать единые стандарты. Так, распространённой является ситуация, когда необходима оперативная информация, но её получение тормозится осмыслением полученных данных. В таких случаях стандартизация позволит нивелировать эту проблему и увеличить скорость обмена аналитическими показателями и принятием решений. Нужно следить и за тем, чтобы была доступной правильная и непротиворечивая информация. Наличие специальных программных моделей позволяет получить фактические данные о положении компании и всех происходящих процессах.

В хозяйственной деятельности

Здесь наибольшую важность имеют данные. Оперативную информацию используют для того, чтобы принимать решения, от которых зависит стабильность, непрерывность и бесперебойность проводимой хозяйственной деятельности, а также выполнение плановых показателей. Это всё может быть реализовано через системно-структурный подход. В таком случае наибольший интерес представляет как непосредственно сама организация, так и отдельные элементы. Если же внимание сосредоточено на бизнес-процессах, то мы имеем реализацию процессного подхода. В таком случае создают информационные потоки данных, которые занимаются его сопровождением. Они выступают в роли пояснения отдельных моментов. Оперативное получение информации выполняет целый ряд важных задач в вопросе обеспечения бесперебойности работы. Возьмем, к примеру, положение со складом сырья. Если вовремя не пополнять запасы, то производство может остановиться. А этого допускать нельзя ни в коем случае. Нельзя исключать и заминок, и человеческого фактора. Поэтому наилучший вариант – это когда при уменьшении количества ресурсов отдел снабжения уведомляется автоматикой. И она же следит за тем, чтобы это сообщение не было проигнорировано. В таких случаях, сколько бы оперативной информации получено ни было, всё можно проконтролировать и отследить. Только бы места на сервере хватило.

В природе

Оперативная информация в окружающей среде – эта та, которая передаётся с помощью различных механизмов, но может быть извлечена на основании данных генотипа или же фенотипа. В качестве иллюстрации первого примера можно привести данные, которые содержат в себе ДНК или РНК. Они оказывают влияние на структурную основу биологического формирования. Фенотип – это упомянутые в самом начале статьи кольца деревьев. То есть известен только общий механизм, но детали его реализации или же воплощение скрыты за завесой тайны.

Оперативная информация общественных институций

Получение точных и достоверных данных важно не только в сфере предпринимательства. Эти моменты играют важную роль и в общественных процессах. Вот, к примеру, если в определённом регионе Российской Федерации случилось стихийное бедствие, то следует информацию о нём быстро передать далее, чтобы были выделены необходимые ресурсы для ликвидации последствий. Также, когда принимаются законы, необходимо побеспокоиться о том, чтобы все ответственные работники были проинформированы об изменениях. В таких случаях нужно осуществлять эффективное распоряжение информацией. Как пример можно привести службу (управление) оперативной информации и международных связей ФСБ РФ.

Передача данных в социальной среде

Как тут не вспомнить слухи! Сколько всего они смогли натворить! Стоило только запустить и раскрутить слух о том, что какая-то компания рухнет, как бывало и такое, что даже крепкие организации не переживали паники. Поэтому оперативная информация может быть и серьёзным оружием. И не всегда нужно верить тому, что можно услышать на улице. Ведь может выйти опровержение, которое покажет, что информация неправдива, но урон от неё возместить уже не получится. Следует всегда помнить, что данные, распространяемые в обществе, не проходят проверку, а иногда могут быть и сознательно сфальсифицированы. То есть относиться к ним с позиции полного доверия, как это возможно на коммерческом предприятии, опрометчиво. Любая оперативная информация должна проверяться каждым человеком с позиции логики и фактов. К тому же следует постараться меньше уделять внимания различным проблемам, которые не относятся непосредственно к человеку. Так, если кому-то незнакомому не повезло, он поскользнулся и получил травму, а кто-то из друзей об этом рассказывает, то ценность этой информации близка к нулю. И её можно проигнорировать. Не забываем, что есть множество малоценной или вообще «мусорной» информации. А вот если стало известно, что были выделены деньги на ремонт дороги у дома, но он проведен не был, а у ответственного лица новая машина – то это уже причина начать активно действовать. И это важная информация, поскольку средства были буквально украдены, и если смолчать, то придётся после этого платить ещё и за ремонт своего автомобиля.

Иные специфичные моменты

Где ещё можно говорить о наличии оперативной информации? В целом вариантов ответов на этот вопрос довольно много, но в массе своей они являются составными частями рассмотренных ранее моментов. Поэтому скажем ещё несколько слов о получении, управлении и хранении информации. Первое и самое важное – необходимо следить за тем, чтобы без проблем приходили наиболее важные данные. К тому же необходимо, чтобы они были правдивыми. Но более-менее этот процесс можно организовать в хорошо контролируемых небольших объединениях, вроде коммерческих предприятий. В плане управления следует позаботиться о том, чтобы информация сразу же попадала к нужному лицу, или хотя бы с минимальным количеством посредников. А храниться она должна таким образом, чтобы её легко можно было бы извлечь и использовать.

Заключение

Оперативная информация – это важный элемент процессов, которые постоянно происходят. Она позволяет узнавать наиболее точные и реальные данные на определённый момент времени, что не может не сказываться на её важности. Ведь, как говорят, тот, кто владеет информацией, владеет и миром. А структурированные и упорядоченные данные делают процесс управления ещё легче и приятней.