Nepričakovani stroški: posebnosti štetja

Pred odobritvijo proračuna je nujno treba vključiti dodatne stroške, ki bi lahko nastali iz katerega koli nepredvidene okoliščine. Nepredvideni stroški predstavljajo dodatna sredstva, ki zagotavljajo sposobnost opravljanja različnih nalog, ki lahko stanejo več, kot je bilo načrtovano ali celo nenačrtovano. Na primer, nepredvideni stroški nastanejo, če so bili stroški ocenjeni prenizko, če stroški dobave presegajo pričakovane stroške, če naloga traja več časa.

Tudi pri nepredvidenih stroških so stroški, ki niso neposredno povezani s proizvodnjo in prodaja blaga, denarne kazni, kazni za kršitev prevoznih pravil, neizpolnjevanje obveznosti dobave, izdelava podstandardnega blaga, nadomestilo za izgube, ki jih utrpijo potrošniki slabe kakovosti proizvodov, prepozno plačilo zalog in tako naprej.

Načini izračunavanja nepredvidenih stroškov

Vzpostavitev rezervnega sklada za kritje nepredvidenih stroškov je način za obravnavo tveganj, ki ocenjujejo razmerje med potencialnim tveganjem, ki vpliva na končni strošek projekta, in znesek stroškov, potrebnih za odpravo možnih motenj pri izvajanju projekta. Glavna težava pri oblikovanju rezerve je pravilna ocena možnih posledic tveganj.

Nepredvidene stroške je mogoče izračunati na več načinov. Na primer, eden od metod je domnevati, da so stroški, ki so bili vključeni v proračun podjetja, najverjetneje. Nato se uporabi mehanska metoda za izračun nepričakovanih stroškov za vsako nalogo. Za to se uporablja preprosta formula: 1 - (optimalno stroški / najvišji stroški) x optimalni stroški. Prilagojeni znesek nepredvidenih stroškov je dosežen ob upoštevanju ocenjenih stroškov in najverjetnejših stroškov. Ta vrednost je enaka razliki med optimalnimi stroški in najvišjimi stroški v najslabšem primeru.

Velika razlika med optimalnimi stroški in najvišjimi stroški v najslabšem možnem scenariju zajema največje nepredvidene stroške. Nasprotno, če obstaja majhna razlika med temi vrednostmi, bodo nepredvideni stroški manjši.

Glavna težava pri uporabi te metode izračunavanja je, da je odvisna od uporabe ocene optimalnih stroškov. Pravzaprav je uporaba te ocene primerna samo, če je temeljila na najverjetnejši, skoraj optimalni ali optimalni možnosti.

Projektni vodje pogosto uporabljajo kazalnike najslabšega scenarija, če menijo, da so dodeljene naloge povezane z visokimi tveganji. Potem se nepredvidene stroške izračunajo z drugimi metodami.

Alternativna metoda poravnave za ocenjevanje drugih stroškov, vključno s nepredvidenimi, je dodati 10-odstotno rezervo, ki presega proračun, potreben za projekt.

Po izvajanje projekta, za katere je bila dodeljena rezerva, lahko primerjate dejansko in načrtovano razdelitev stroškov. Na podlagi pridobljenih podatkov lahko določite trende pri uporabi dodeljenega zneska. Neporabljeni del se lahko ponovno vrne v rezervo za izvedbo drugega projekta. Pomembno je opozoriti, da je treba registrirati vse dele uporabe rezerve ter redno pripravljati poročila in poročila skupaj z ostalimi informacijami o stroških projekta.