Kontrolni seznam - kaj je to? Kako sestavim kontrolni seznam?

Da bi bili pravočasno storiti vse, ne pozabite ničesar in ne naredite napake! Boste presenečeni, vendar je s takšnimi mislimi, da mnogi sodobni ljudje gredo spat ali vstane zjutraj. Kateri načini in sredstva se ne uporabljajo za povečanje strokovne in osebne produktivnosti. Nekdo postavlja budilke in opomnike na osebne elektronske naprave, nekdo "na stari način" pastes vse okoli sebe z barvnimi nalepkami. Vendar pa obstaja tudi ena res primerna možnost, ki deluje - kontrolni seznam. Kaj je to in je to čarobno orodje za vse?

Čarobni seznami, preverjeni na letih

Menijo, da so se najprej začele uporabljati kontrolni seznami v letalstvu. Nadzor nad zrakoplovom vključuje vrsto izvedenih številnih kompleksnih operacij v določenem zaporedju. In brez sistema opominov lahko celo izkušeni pilot z asistentom napako, in napake v takšni zadevi lahko imajo popolne posledice. Zato je kot dodatno "zavarovanje" letalom za vsak let ponudil kontrolni seznam. Kaj je to? Pravzaprav je seznam sestavljen iz posameznih ukrepov, potrebnih za izvajanje, v tem primeru organizirano v pravilnem zaporedju. Ker to orodje odlično deluje v letalstvu, ga uporabljajo tudi civilisti, katerih poklici so daleč od letalstva.

Kdo bodo uporabni kontrolni seznami in za kaj?

Dnevni opomniki so koristni za vsakogar, ki želi povečati svojo produktivnost. Upravljanje s časom je področje znanja, katerih osnovna načela in tehnike lahko enako uspešno uporabijo vodja, začetni podjetnik in katera koli gospodinja. Samo specifike se spreminjajo, saj ima vsaka vrsta dejavnosti lastno specifičnost. V svoji standardni različici je kontrolni seznam seznam dejanj in nalog. Če pa je to potrebno, ga lahko naredite v obliki seznama posameznih predmetov. Mnogi so nakupovalni seznami - in to je pravzaprav kontrolni seznam, pa tudi kateri koli kulinarični recept, zabeležen v stolpcu v obliki sklopa s priporočili za odmerjanje. Mimogrede, praktično v vseh gostinskih obratih, taki opomniki visijo v kuhinji za kuharje, tako da lahko kuhajo hitreje, pri čemer uporabijo nasvete glede teže obroka in vsakega posebnega izdelka, ki se uporablja v določeni posodi. Najpogosteje se preveri seznam za eno osebo, vendar če določena naloga reši skupina oseb, bo seznam tudi pomagal. V tem primeru je treba poslovni / končni cilj prekiniti v podrazrede, od katerih bo vsak izvedel en delavec. Nato je vsaka naloga dodeljena določenemu izvajalcu in, če je potrebno, ga sam po svoji osebni risbi listira sam po korakih.

Splošna pravila za pripravo

Če želite postati bolj produktivni in upravljati več brez nepotrebnih težav, je čas, da poskusite narediti svoj prvi kontrolni seznam. Tak načrt mora imeti jasno strukturo in privlačen videz. Zaželeno je tudi opazovanje časovnega zaporedja (lahko ga opustite, če so vse naloge neomejene). Izogibajte se dolgim ​​odstavkom, je zaželeno, da se vsaka naloga izrazi v 3-4 besedah ​​in se prepričajte, da uporabljate glagole. Kako pripravim seznam za preverjanje, ki bo deloval? Preprosto - izberite obliko, ki je za vas primerna: papir, beležka v telefonu ali datoteka v računalniku. Vsekakor bi morali imeti dva stolpca, prva številka bo zapisana in naloga bo oblikovana, v drugem pa bo postavljena kljukica, ki jo izvrši. Strokovnjaki svetujejo, da izbrano opravilo ne izbrišete, in sicer označite s čeki ali križi.

Formulirajte naloge pravilno

Če želite, da vaši kontrolni seznami zares začnejo delovati, je pomembno, da se naučite pravilno oblikovati naloge. Zadeve, ki se izvajajo redno, ni mogoče opisati v pododstavkih, enkratne naloge in navodila pa je treba razdeliti na podpostavke. Na primer: zaželeno je, da beležite pogajanja z novimi strankami z vsaj 3 notacijami, pri čemer poudarite tiste teme, o katerih se morate pogovoriti. Če želite poslati dnevno poročilo, napišemo nalogo z enim predmetom. Bodite prepričani, da zapišete vse, kar lahko zares pozabite. Če želite skrajšati čas za poslovanje, lahko na kontrolnem seznamu vnesete tudi podrobne opombe, na primer vnesite kontaktne podatke tistih, s katerimi nameravate vzpostaviti stik.

Koristni nasveti

Nekaterim poslovnim načrtovalcem svetujemo, da napišete na kontrolni seznam, kot če že obstajajo. Skladno s tem ni treba pisati "helllip;", temveč "hellip-.complex!". To je precej učinkovito, kar zadeva psihologijo, sprejem, vendar bo trajalo nekaj časa, da bi se navadili. Prav tako je primeren za uporabo sistema označevanja. Izberite najbolj priročno možnost za sebe: poudarjanje besedila, poudarite. Toda poskusite se ne vključiti v razporeditev, sicer boste dobili preveč barvit in svetel kontrolni seznam. Izpolnjevanje seznama opravil je treba opraviti v eni barvi, za izbiro pa uporabite največ dve barvi, kar označuje najpomembnejše.

Ne poskušaj ujeti vse

Popularno vprašanje med tistimi, ki šele začenjajo delati s seznami primerov: check-list - kaj je to, delovni načrt za teden ali dnevno? Dolgoročne cilje in ukrepe je treba zabeležiti ločeno. Check-list je mini seznam, izračunan za en dan. Skupno število postavk ne sme biti večje od 20. V nasprotnem primeru bodisi ne uspe ali je preobremenjen in te dve možnosti nimata nobene zveze s produktivnostjo. Priprava kontrolnega seznama lahko postane navaden večer ali jutranji ritual. Ob koncu dneva je čas, da pregledate svoj seznam in ugotovite, ali so bili vsi primeri zaključeni v pravem znesku.

Potrebno je preverjanje

Torej, predvidevajte, da ste končali z izdelavo svojega prvega kontrolnega seznama. Kaj storiti? Preprosto je, zdaj je čas, da ga natančno preberete in preverite. Najprej je pomembno, da ne pozabimo ničesar in ne zamudite. Drugič, med preverjanjem lahko nekaj prilagodite in jo po potrebi dodate. In samo, če vam vse ustreza, lahko opravite preveritveni seznam za delo. Poskusite, da ne pozabite pravočasno opozoriti na izvedbo dela. Če se vam zdi, da je vzpostavitev kontrolnih seznamov dolga in težka, pohitimo, da vas odvračamo. Za udobje lahko shranite nekaj predlog, na primer sezname za zbiranje stvari na službenem potovanju ali osnovne naloge za vsak dan (pod pogojem, da se ponovijo). V povprečju polnjenje kontrolnega seznama traja največ 10-15 minut, skupaj s preverjanjem, pomembno je, da izberete samo čas, ko vas in nihče ne bo motil.

Orodje za analizo

Kontrolni seznam ni le orodje za opozarjanje in povečanje produktivnosti. V podjetju lahko uporabite tudi sezname opravil. Upravitelj lahko naredi kontrolne sezname za svoje podrejene in s svojo pomočjo spremlja in nadzoruje postopek opravljanja nalog. To orodje bo koristno tudi v primeru, če začnete sami delati, in iščete najprimernejše metode in možnosti za distribucijo dnevne dejavnosti. V tem primeru je treba dnevno preverjati število ali odstotek zaključenih zadev in nerešenih nalog, nato pa na podlagi rezultatov ustvariti nov program naslednji dan. Izkazalo se je, da je vprašanje: "Check-list - kaj je to?" Lahko odgovorimo na naslednji način: instrument za dviganje in vrednotenje produktivnosti.