Доверенность на получение ТМЦ: особенности использования документа

Для получения товаров или материалов на предприятиях и в организациях используют доверенности, которые могут быть выданы должностным лицам. Выдача данных документов лицам, не работающим на предприятии, недопустима.

Доверенность на ТМЦ (торгово-материальные ценности) должна быть подписана руководителем компании и главным бухгалтером. Возможно подписание документа уполномоченными лицами, если на выполнение данного акта имеется приказ руководителя.

Выданные доверенности используются для получения товаров, которые поставщик отпускает по договору, счету, наряду, соглашению, заказу или другому документу.

При необходимости получения доверенным лицом ценностей по нескольким счетам или нарядам, но в одном месте (складе), получателю может быть выдана одна доверенность на получение ТМЦ, в которой должны быть указаны номера и даты выдачи всех счетов или нарядов. Также можно использовать несколько документов при необходимости получения товаров на разных складах.

Все доверенности должны быть зарегистрированы в бухгалтерии. Выписывая документы, необходимо иметь в виду, что для полного списка подлежащих получению ценностей предусмотрена таблица на обороте бланка. Заполняется она в тех случаях, если в соглашении или другом документе на отпуск не приводится количество и наименование получаемых товаров. При указанном количестве и наименовании ценностей их перечень на оборотной стороне доверенности прочеркивают.

Не допускается выдача частично или полностью незаполненных доверенностей, а также при отсутствии в них подписи лица, которому они выданы.

Доверенность на получение ТМЦ имеет срок давности, который устанавливается в зависимости от условий получения ценностей по счетам. Обычно этот период составляет не более 15-ти дней. Иногда, при периодическом получении товаров, за которые производятся расчеты в качестве плановых платежей (например, при получении для дошкольных учреждений продуктов питания), выписывают документы на календарный месяц. В исключительных случаях действие доверенности может быть продлено профильным министерством или ведомством, но не более, чем на квартал.

Если доверенное лицо было лишено права на получение товаров по выданной доверенности, а время действия данного документа еще не истекло, то ее следует забрать у такого работника и поставить в известность поставщика о том, что доверенность аннулирована. При получении подобного извещения поставщик должен прекратить отгрузку всех ценностей по недействительному документу, в противном случае уже он несет ответственность за отпуск товаров.

Доверенность на получение ТМЦ: образец

Организации и предприятия, применяющие закупку по доверенностям постоянно и массово, должны их регистрировать в заранее прошнурованном и пронумерованном журнале по учету. В данном случае используют документы формы М2а.

Получившее доверенность лицо должно не позже следующего после получения товаров дня, независимо от того, в полном объеме они были получены или по частям, отчитаться перед бухгалтерией и предоставить документы о выполнении задания или сдаче товаров на склад. При этом неиспользованные доверенности возвращаются на следующий день после завершения периода их действия.

Работникам, не отчитавшимся в применении документов на получение товаров, по которым вышли сроки, новая доверенность на получение ТМЦ не выдается. При возвращении документа бухгалтер производит отметку в книжке доверенностей (корешке) или журнале учета, а неиспользованные бланки погашает, делая надпись «не использована». После этого они хранятся у ответственного лица до конца отчетного года, а затем уничтожаются – это отображается в соответствующем акте.