Акт приема-передачи документов - важный документ или формальность?

Акт приема-передачи документов является видом официальной бумаги, в которой происходит фиксирование передачи из одних рук в другие деловой документации. Данный документ – неотъемлемая составляющая любого договора, заключаемого между контрагентами. Акт составляется по просьбе компании, которая нуждается в такой бумаге.

Как и любой другой документ, данная официальная бумага обладает юридической силой. Так что, если после того, как стороны подпишут акт приема-передачи, между контрагентами возникнут какие-нибудь споры о ранее подписанных соглашениях, суд обязательно учтет наличие корректно составленного документа данного формата.

Важно отметить, что законами нашей страны не предусмотрена официально установленная форма данной бумаги. Поэтому любое предприятие имеет полное право разработать типовой акт приема-передачи самостоятельно, придерживаясь при этом рекомендаций ГОСТ 6.30 - 2003, в котором представлены позиции, которые обязательно должны быть отражены в документе. Самостоятельно разработанный предприятием акт обязательно содержит следующие реквизиты:

• наименование (название) документа;
• текущая дата и место составления;
• полное наименование предприятия, которое составило акт приема-передачи документов;
• ФИО и наименование должности лица, непосредственно занимающегося составлением данной бумаги;
• полное наименование предприятия, которому этот акт приема-передачи адресован;
• ФИО и наименование должности лица, которому этот документ адресован;
• список документов, которые передаются от одного лица другому лицу;
• регистрационные номера, которые присвоены приложениям;
• подписи ответственных лиц, передавших и получивших бумагу;
• отпечаток печати предприятия, составившей акт приема-передачи документов.

Обязательно необходимо указать количество экземпляров того или иного документа, которые передаются. Наибольшее внимание надо уделять бумагам, передающимся в оригинале. Это также отражается в акте на тот случай, если документы затеряются, и придется в вышестоящих органах проводить разбирательство. Поэтому желательно во избежание потери со всех передаваемых ценных бумаг снимать копии.

Поскольку данный акт – двусторонний документ, его нужно составлять в двух экземплярах. Первый останется у предприятия, которое документ составило, а второй передается тому предприятию, для которого акт приема-передачи и предназначается.

Акт приема-передачи дел

При проведении проверки сотрудник, который принимает дела, не имеет возможности проверить состояние бухучета в полной мере. А уволившийся главный бухгалтер очень часто оставляет после себя массу недоделанной работы и сделанных ошибок. Новый главный бухгалтер при этом не желает брать на себя чужую ответственность.

Самое очевидное решение – приглашение аудиторов. На дату увольнения прежнего главбуха они проведут проверку и представят полный отчет о финансовом состоянии компании и нарушениях, ими выявленных. Но приглашение аудиторов дело дорогое, не каждый руководитель согласится оплачивать их услуги, тем более что главбух не один раз может поменяться. Так что чаще всего проверка проводится своими силами.

Для этого составляется акт приема-передачи (шаблон выбирает само предприятие). Акт должен быть подписан руководителем, главбухом, передающим дела, тем, кто дела принимает (очередной главбух или лицо, исполняющее его обязанности) и членами комиссии. Составляется два экземпляра такого акта. Один оставляют в бухгалтерии компании, другой отдается тому, кто передает дела.

По существу акт приема-передачи дел при увольнении – это перечень принятых документов и обнаруженных при проверке нарушений. Состояние дел он отражает на момент передачи. Обычно акт имеет две части – общую и основную. Чаще всего такой акт приема-передачи дел составляют при увольнении бухгалтера и директора.