Кассовая книга, ее виды и оформление

В соответствии с российским законодательством все организации, в том числе все субъекты предпринимательской деятельности, должны в обязательном порядке для хранения своих свободных денежных средств пользоваться услугами банков. А их расчеты с другими юридическими лицами в большинстве случаев должны осуществляться по безналичному расчету. А вот все поступления и выдачу наличных средств в национальной денежной единице они обязаны учитывать в кассовой книге. Причем кассовая книга должна вестись всеми без исключений организациями и субъектами хозяйственной деятельности (далее – организации), включая индивидуальных предпринимателей, которые по роду своей деятельности имеют дело с наличными деньгами.

Каждой организацией, являющейся юридическим лицом и имеющей кассу, ведется единая кассовая книга, предназначенная для учета всех производимых ею операций с наличными средствами в национальной валюте. При этом не учитываются операции, производимые обособленными подразделениями организации, которые имеют свою кассу. Каждым таким подразделением ведется отдельная собственная кассовая книга, оформленная и выданная организацией, в состав которой оно входит.

Общее оформление кассовой книги обычно возлагается на кассира организации. Им оформляется титульная ее страница, пронумеровываются листы, после этого кассовая книга обязательно прошнуровывается и заверяется печатью организации и подписями ее руководителя и главбуха.

Ведение кассовой книги также входит в обязанности кассира, который должен все записи вносить в нее в двух экземплярах (с использованием копировальной бумаги). Листы кассовой книги разделены на две части – неотрывную и отрывную. Первый экземпляр (неотрывная часть), так называемый «Вкладной лист» должен оставаться в самой кассовой книге. Второй экземпляр (отрывная часть) является «Отчетом кассира» и представляет собой документ, в соответствии с которым кассир отчитывается о движении наличности в кассе. Первый и второй экземпляры, естественно, должны быть идентичными и иметь единую нумерацию.

Учитывая, что в современных условиях бухгалтерская документация в основном ведется с использованием компьютерной техники, в организациях может вестись и кассовая книга в электронном виде. Однако для этого должны быть выполнены три необходимых условия. Во-первых, должна быть приобретена лицензионная компьютерная программа для ведения кассовой книги, согласованная с соответствующими регулирующими и контролирующими органами. Во-вторых, обеспечена необходимая защита компьютера и непосредственно самой программы от несанкционированного доступа к ним. И, наконец, в-третьих, кассир должен быть обучен принципам работы с такой программой.

Сама же программа для ведения кассовой книги должна обеспечивать не только визуальное отображение ее содержания на мониторе, но и распечатку тех же документов, наличие которых требуется и в обычной кассовой книге, а именно «Вкладного листа» и «Отчета кассира». Кроме того, программа должна обеспечивать автоматическую нумерацию страниц книги, причем, не допуская вмешательства кассира.

По окончании каждого календарного года (или в иные сроки, если возникает такая необходимость) все, ранее ежедневно распечатанные «Вкладные листы», подшиваются в соответствующем порядке в книгу, которая заверяется так же, как и обычная кассовая книга. Кроме того, в те же сроки, кассовая книга в электронном виде должна быть перенесена на электронный носитель и передана на хранение в архив организации.

Контроль за правильностью ведения кассовой книги соответствующим приказом должен быть возложен на главного бухгалтера либо, в случае необходимости, на иного ответственного работника.