Optimizacija stroškov: načrt, aktivnosti

Optimizacija stroškov na podjetju je nujna in pomembna faza v razmerah ekonomsko nestabilne situacije. Poglejmo ga podrobno.

Ključna vprašanja

Če želite storiti vse v redu in ne postati "tiran in satrap" v očeh osebja, je treba razumeti:

• obstoječe vrste in možnosti zmanjševanja stroškov;
• načela in metode načrtovanja spremljevalnih ukrepov za optimizacijo izdatkov;
• najučinkovitejše načine za zmanjšanje stroškov s praktičnega vidika;
• načine za zmanjšanje stroškov materialov;
• koristi zmanjšanja stroškov prevoza;
• način izbire strategije za zmanjšanje stroškov;
• osnovna načela optimizacije.

Proračun

Pogosto se proračunska sredstva poskušajo premakniti na oddelek, katerega zaposleni verjamejo, da v tej zadevi niso popolnoma kompetentni. Vendar pa je proračunska naloga pomemben korak. Sodelovanje v njem omogoča, da dobite veliko informacij, ki so pomembne za vse oddelke.

Proračun se oblikuje v več fazah:

• Oblikovanje načrta projekta prihodnjega proračuna;
• obravnava predloga proračuna;
• odobritev proračuna;
• izvrševanje proračuna;
• analiza uspešnosti.

Optimizacija proračunskih izdatkov je naslednji korak po proračunu.

Stroški

Optimizacija stroškov je nemogoča, ne da bi razumeli pomen izraza "stroški".

To so tista sredstva, ki so v določenem obdobju vključena v oblikovanje dobička. Del stroškov se nabere v obliki končnih izdelkov, polizdelkov, neopredmetenih sredstev ali nedokončane gradnje v premoženju družbe. Shema prikazuje poenostavljeno strukturo, ki je skladna z MSRP.

Preprosto povedano, poraba je povečanje obveznosti ali zmanjšanje sredstev, kar vodi k zmanjšanju kapitala.

Optimizacija

Menijo, da se optimizacija stroškov začne z zmanjšanjem stroškov v trenutnem času. Vendar to ni povsem res.

Optimizacija proračunskih izdatkov v podjetju se ne začne v trenutku, ko začnejo strogo nadzorovati izdatke, ki že ležijo na računu. Na žalost na tem mestu absolutno ni nobenega nadzora nad vprašanjem, od kod prihaja denar. Privabljanje aktivnega posojanja, pa tudi upravljanje le izdatkov, pomeni kronično pomanjkanje sredstev v podjetju, nato pa - možen stečaj.

Učinkovitost tega postopka je odvisna od računovodskih evidenc ter prihodkov in odhodkov. Te člane je treba načrtovati, vodstvo pa mora nenehno spremljati podatke po letu, četrtletju, mesecu ali drugem finančnem obdobju. Vedno obstaja možnost, da bodo projekti, ki so trenutno dragi, dolgoročno zelo dobičkonosni.

Navodila za delo

Optimizacija stroškov ne pomeni, da bi se škodovala poslovnim interesom. Nalogo zmanjšanja stroškov je treba obravnavati na najboljši način s primerjanjem stroškov in prihodkov med seboj.

Težavo lahko rešite na več načinov:

1. Zmanjšanje stroškov zaradi notranjih virov (neposredno zmanjšanje). Ti ukrepi vključujejo izboljšanje produktivnosti, zmanjšanje materialnih stroškov, zmanjšanje stroškov upravljanja ter zmanjšanje števila zaposlenih v podjetju.
2. Zmanjšanje proizvodnih stroškov (relativno zmanjšanje). To je mogoče doseči s povečanjem obsega proizvodnje. V tem primeru bo veliko manj denarja porabljeno za eno podrobnost.
3. Oblikovanje ponudbe zaradi izvedenih marketinških raziskav. V tem primeru se spodbuja rast obsega nakupov strank in nastaja pritok novih kupcev.
4. Oblikovanje stroge finančne discipline. V takšni možnosti lahko omejeno število oseb za stroške daje "go-ahead".

Program za optimizacijo proračunskih odhodkov bi moral zajemati najbolj ozka področja. Potem bo to najbolj učinkovito.

Načini optimizacije

Načrt optimizacije stroškov lahko zagotovi tri smeri, po katerih lahko podjetje gredo.

Obstaja izrecno zmanjšanje, zmanjšanje stroškov družbe hitro, sistematično zmanjšanje.

Vsaka od metod se uporablja v določenem položaju. Ukrepi, ki se uporabljajo v zvezi s tem, morajo biti v skladu s sedanjim stanjem in se zanašati tudi na dolgoročno načrtovanje.

Hitro zmanjšanje

Po izbiri take metode za zmanjšanje stroškov je nujno nujno prenehati plačevati stroške za nekatere postavke. Če želite določiti rezultat, morate ugotoviti verjetne posledice vsake metode optimizacije.

Vsi stroški so razdeljeni na:

• Velika prednost. Takšni stroški so potrebni za nadaljevanje dejavnosti podjetja. Mednje spadajo izplačilo plač zaposlenim, nakup surovin za proizvodnjo.
• Prednost. To so stroški mobilnih komunikacij, oglaševanja. Če ustavite plačila za ta članek, bo delo podjetja propadlo.
• Sprejemljivo. Te vključujejo koristi za zaposlene, plačilo sanatorijskega zdravljenja osebju. Če podjetje nima na voljo sredstev, se lahko ta plačila prekinejo, vendar jih je bolje shraniti.
• Nepotrebno. Primer takih stroškov je lahko plačilo zasebnega leta za vodjo podjetja. Preklic takih stroškov ne bo negativno vplival na dejavnosti družbe.

Pri izbiri izrecnega znižanja stroškov najprej prenehajo plačevati "nepotrebni" članek in močno omejiti dovoljene. Prve dve kategoriji ni zaželeno zmanjšati.

Hitro znižanje stroškov

Optimizacija stroškov na podjetje s hitrostjo je mogoča zaradi številnih dejavnosti. Da bi učinkovito zmanjšali stroške, mora vodstvo določiti, kaj se najprej shranjuje.

1. Prihranite na materialih za proizvodnjo in surovine. Načini optimizacije stroškov so lahko različni. Pregledovanje pogodb z dobavitelji za pridobitev blaga po ugodni ceni je najučinkovitejši način za zmanjšanje stroškov. Ponudniki lahko ponudijo tudi odlog plačil, kar bo podjetju omogočilo, da zbere potreben znesek brez dodatnih posojil.
2. Analiza stroškov prevoza in optimizacija tega odhodka. Poleg tega lahko zmanjšate stroške električne energije, telekomunikacije. Oddelek za transport se lahko zagotovi za zunanje izvajanje, nato pa pojdite v logistični center, s katerim se bo program zmanjšal stroške prevoza. Če želite zmanjšati stroške električne energije, ki jo nadzira njegova poraba, spremljajte raven osvetlitve v temi, namestite varčevalno opremo. Zmanjšanje seznama zaposlenih, ki so zaupane podjetniškim mobilnim komunikacijam, bo znatno zmanjšalo stroške. Z mobilnim operaterjem ali ponudnikom telekomunikacijskih storitev se lahko pogajate o sklenitvi korporacijske pogodbe z ugodnimi pogoji.
3. Zmanjšanje števila zaposlenih in zmanjšanje FOT. Zunanje izvajanje in freelancing učinkovito zmanjšata stroške plačila osebju, podjetja za zaposlovanje ali notranji oddelek za zaposlovanje pa bodo pomagala nadomestiti neučinkovite zaposlene. Na primer, v državi ni treba imeti čistilca. Osebje za zunanje izvajanje bo prihranilo do 20% plačil na zaposlenega.

Druga možnost je optimizacija stroškov z zniževanjem plač, temveč zagotavljanje socialnih ugodnosti: razširitev seznama pogojev zdravstvenega zavarovanja, zagotavljanje zaposlenim hrano na stroške podjetja ali brezplačno kavo v prodajnem avtomatu. Študije kažejo, da bo vlaganje v tem primeru dolgoročno donosno, saj bo povečalo zvestobo osebja.

Sistematične okrajšave

Kot je razvidno iz imena te metode optimizacije, je njeno bistvo izvajati periodične ukrepe za zmanjšanje stroškov.

1. Upravljanje naložb. Dolgoročne naložbe je treba vedno skrbno utemeljiti. Da bi podjetje pridobilo novo, učinkovitejšo opremo, bi moral zainteresirani oddelek trditi, kakšne bodo koristi za podjetje, ko se ta projekt odplača, ko ga začne. Uvajanje novih konkurenčnih tehnologij pomaga razvoju podjetja. Vendar pa se pri odločanju o nakupu ne bi smeli zanemariti glavnega cilja - zmanjšati stroške.
2. Upravljanje javnih naročil. Sestoji iz rednega iskanja novih dobaviteljev, ki zagotavljajo kakovostno blago po ugodnejših cenah.
3. Upravljanje poslovnih procesov. "Nenadno upravljanje", tako inherentno v naši državi, močno vpliva na načela poslovanja. Z vidika novih metod pri organiziranju poslovnih procesov je predlagano, da gledamo na proizvodnjo s strani kupca. Izvedite analizo postopka. Vodja podjetja bi se moral vprašati, ali bo kupec to plačal? Stranka ne bo želela plačati za pretok blaga, zastoje, ponovno opremo proizvodnje brez sprememb, izboljšanje izdelka. Zato je treba te stroške bodisi zmanjšati, kolikor je mogoče, ali pa jih popolnoma odpraviti.

Pravila za optimizacijo

Pri oblikovanju akcijskega načrta za optimizacijo stroškov je treba upoštevati, da situacijska rešitev problema ni vedno najboljša izbira. Zmanjševanje stroškov je rutinsko delo, katerega dnevna izvedba bi morala postati dobra navada.

Po pravilih optimizacije lahko dosežete največji učinek z najmanj izgubo.

1. Stroške ni treba vedno zmanjševati, pogosto jih je treba učinkovito upravljati. Včasih je za zmanjšanje skupnih stroškov treba zvišati stroške v določeni smeri.
2. Stroški so zmanjšani za dosego najboljšega rezultata. Pravilo učinkovitosti pravi, da mora enota stroškov nujno zagotoviti največji rezultat.
3. Stroški so vedno - bodisi ukrepanje ali neukrepanje.
4. V zadevah izdatkov ni nobenih stvari. Naj se zaposleni v podjetju razjezijo o poročilu o uporabi ducata peresa na mesec. Toda navajati se na skrben odnos do majhnih stvari, zato bodo lahko videli povečanje plače ali izboljšanje delovnih pogojev.
5. Prizadevanje za zmanjševanje stroškov ni vedno koristno. Optimalno je lahko rahlo znižanje stroškov in njihovo vzdrževanje na zahtevani ravni.
6. Optimizacija proračunskih izdatkov ni mogoča brez finančnih naložb.
7. Obstaja vrsta stroškov, ki preprečuje še večje izgube. Ti vključujejo zavarovanje, najem varnost, namestitev alarmov, izboljšanje kakovosti izdelkov.
8. Proces mora vključevati vse zaposlene v podjetju, vendar mora vsakdo imeti lastno, pomembno za njega nalogo.
9. Previdnost ni odveč. Misel, zdrsnjen v glavo ali sum, ki se je pojavil kot rezultat branja poročila, je potrebno analizirati kazalnike globlje in skoraj vedno voditi do zmanjšanja stroškov.
10. Optimizacijo stroškov je treba izvajati nenehno. Stroški novih izdelkov vplivajo na dobiček podjetja. Nenadoma se pojavijo in nenadoma izginejo nepričakovano, lahko povzročijo znatno škodo na proračunu podjetja. Stroški spremljanja morajo biti obvezna naloga, poročanje o izvajanju katerega se predloži generalnemu vodstvu družbe.

Optimizacija prihodkov in odhodkov - postopki, ki potekajo z roko v roki. Nenadzorovani stroški ne bodo prinesli dobička podjetja, rast dobička pa je neposredno povezana z nadzorom stroškov.

Zmeda v izrazih

Program optimizacije stroškov, ki ga pripravi finančni oddelek, pogosto vsebuje elemente, ki se ne nanašajo na stroške.

Za uresničitev najučinkovitejšega programa mora vodstvena ekipa razumeti razliko med vrstami stroškov.

Na primer, obvladovanje stroškov, ki temeljijo na PL (izkazu poslovnega izida), se ne šteje za upravljanje stroškov.