Tajno pisarniško delo: organizacija in pravila poslovanja

Od zdaj naprej je skrivnostno delo pristojnost ne le vladnih agencij. Dokumenti s pečatom tajnosti danes so v skoraj vseh večjih gospodarskih organizacijah. Ta članek vam bo povedal vse o pravilnem upravljanju tajne dokumentacije.

Koncept tajnosti v vodenju evidence

Vsaka delovna dejavnost, ki je na nek način povezana s tajno ali tajno dokumentacijo, vedno vsebuje veliko težav, težav in tveganj. Kaj je razlog za to? Obstaja veliko razlogov, med katerimi je osnovna banalna nezmožnost kompetentnega dela z vrednostnimi papirji, ki vsebujejo tajnost tajnosti.

Za začetek bi bilo vredno odločiti, kaj je na splošno skrivnost. Skrivnost ima več pomenov. Upoštevati je treba najpogostejšo opredelitev, zato je treba ta koncept obravnavati kot neke vrste informacije, ki so na voljo samo omejenemu krogu ljudi. Skrivnost ni treba razkriti, temveč mora biti skrivnost. Skrivnost se praviloma hitro izgubi in informacije postanejo na voljo velikemu številu ljudi. Skladno s tem pa upravljanje organizacije tajnih evidenc postane nepotrebno.

Varnostni pozdravi

Trenutno ima zasebnost več osnovnih tipov. Če gre za vprašanje tajnega pisarniškega dela, ki je na tak način povezan z državnimi zadevami, so vsi dokumenti razdeljeni v tri glavne vrste:

• posebnega pomena;
• top secret;
• uradna uporaba.

To klasifikacijo določi posebni zvezni zakon z dne 21. julija 1993 "O državnih skrivnostih". Kaj je vsak od zgornjih jastrebov?

Bar "posebnega pomena" predstavlja najvišjo stopnjo tajnosti. Seveda takega statusa ni mogoče pridobiti z vsakim dokumentom. Torej, v primeru razkrivanja fretboard posebnega pomena, lahko storite znatno škodo državi ali skupini ljudi. Zato je zaščita takih dokumentov primerna.

"Top tajni" žig je dodeljen tudi dokumentom, ki vsebujejo nekaj državnih skrivnosti. Stroga ureditev pri obravnavi takih vrst vrednostnih papirjev je v tem primeru posebna značilnost.

Griffin za "poslovno uporabo" ne zagotavlja dokumentov s posebno tajnostjo, a bistveno omejuje njihovo uporabo. Ta vrsta tajnega pisarniškega dela je praviloma vzpostavljena v poslovnih strukturah.

Vrstni red razvrstitve

Vrstni red razvrščanja vse določa tudi zvezni zakon o državi. skrivnost, imenovan zgoraj. V skladu s tem dokumentom lahko skrivnost, ki je predmet države, vključuje:

• informacije o vojaški sferi;
• informacije o ekonomiji, tehnologiji ali znanosti;
• informacije o zunanji politiki ali gospodarskih področjih;
• informacije o kontraobaveščevalnih, operativnih ali preiskovalnih dejavnostih, o antiteroristični politiki in tako naprej.

Kako se razvrstijo dokumenti? Glavna stvar, ki jo je treba omeniti, je dostopnost posebej pooblaščenih strokovnjakov. Osebe z določenimi kvalifikacijami se ukvarjajo z razvojem varnega skladiščenja določenih vrednostnih papirjev. Izbrana je najprimernejša klasifikacija tajnosti, po kateri se izvajajo nadaljnja dela. Dejansko je tajno vodenje evidenc ogromno sfero z zaposlenimi in menedžerji.

Sistemsko načelo določanja tajnosti

Za najbolj kompetentno opredelitev stopnje tajnosti je treba redno uporabljati posebna načela. Nato bomo govorili o sami obliki opredelitve tajnosti v vodenju evidence - načela sistemskega. Kaj je to?

Glavna značilnost sistemskega pristopa je posebna pozornost problemu tajnosti na splošno. Njegova glavna naloga je ohraniti dva medsebojno vplivna gibanja: na eni strani preprečiti širjenje pomembnih informacij na drugi strani, da bi se izognili ogromni tajnosti in posledičnim težavam.

Kako vodi skrivna evidenca? Tu sta glavna dva mehanizma: previsoka in pomanjkljiva skrivnost vratu. Prekoračitev znatno zmanjša možnost izmenjave potrebnih informacij, podcenjevanje nekoliko slabi ta proces.

Druga načela

Katera druga načela in pravila za upravljanje tajnih zapisov je mogoče razlikovati? Poleg sistematičnega, je tudi vredno omeniti objektivnost. Kakšna je točka tukaj? Če podate kratek opis, se sliši takole: pri delu s tajno dokumentacijo ne morejo voditi različne vrste subjektivnih mnenj in predpostavk. Obstajati mora določen seznam pravil, v skladu s katerim se bodo razvili vsi potrebni ukrepi.

Načelo optimizacije je še neodtujljiv element tajnega pisarniškega dela. Njena glavna točka je, da je najmanjša količina podatkov v tajnih dokumentih najboljša in optimalna rešitev. Prekomerne informacije bodo kršile le potrebno raven varnosti.

Načelo rednega inšpekcijskega nadzora je stalno spremljanje tajne dokumentacije.

O uvedbi sprememb zaupnih dokumentov

Kot smo že omenili, se stopnja tajnosti dokumenta določi v skladu s posebnim seznamom informacij. Po klasifikacijski dokumenti razvrščeni in poslani za hrambo. Ali je mogoče te dokumente spremeniti?

Navodilo o varovanju tajnih evidenc, ki vsebuje zvezni zakon o državi. skrivnost, določa številne objektivne situacije in okoliščine, v skladu s katerimi se dokumenti lahko spreminjajo v različni meri. Vendar je treba opozoriti, da rok za umik ali spremembo dokumentacije ne sme biti daljši od 30 let. Izjema je odločitev posebne medresorske komisije. Kot v primeru tajnosti delo na odstranjevanju ali zmanjševanju klasifikacijskih jastrebov izvaja posebna pooblaščena skupina posameznikov.

Uničenje tajnih dokumentov

Odločitev o uničenju enega ali drugega tajnega dokumenta je odvisna od klasifikacije tajnosti, ki ji je bila naložena. Če je vrstica označena s posebnim pomenom ali popolno tajnostjo, potem vsa vprašanja rešuje medresorska komisija. Če gre za poslovno skrivnost, tajno dokumentacijo podjetja, je treba sklicati posebno strokovno komisijo in vodstvo. Rešila bo organizacijske probleme in uprava bi morala dati dovoljenje.

Postopek uničenja se praviloma izvaja v sestavi treh ali več ljudi. Papir se uniči s pomočjo posebnih strojev - strojev za obdelavo papirja. Označiti mora biti na obrazcih za registracijo, ki določajo evidenco dokumentacije. Prav tako je treba opozoriti, da se mora uničenje tajne dokumentacije izvajati vzporedno z uničenjem notranjega popisa.

Pravila opravljanja tajnega pisarniškega dela

Nato bomo govorili o tajni dokumentaciji podjetij ali drugih poslovnih struktur. Pri delu s tajnimi dokumenti je treba upoštevati več osnovnih pravil in zahtev. Poudariti je treba najpomembnejše točke:

• Upoštevati je treba strog nadzor dostopa nepooblaščenih oseb do dokumentov. Gre za osebje. Torej, varnost je treba vzpostaviti prek varnostnih ali varnostnih storitev.
• Treba je natančno določiti osebe, ki imajo pravico do dela s tajno dokumentacijo. Zato jim je treba dati posebna pooblastila.
• Razviti je potrebno jasno navodilo za delo s tajno dokumentacijo. Vse nadaljnje delo je treba organizirati v strogem skladu s tem.
• Zaposleni morajo imeti sporazum o nerazkritju poslovnih in industrijskih skrivnosti.
• Za osebe, ki imajo pravico do dostopa do tajnih dokumentov, morajo biti stalne materialne spodbude. Še zlasti mora biti vsak strokovni tajni vodnik pod osebnim nadzorom uprave.

To so vsa osnovna pravila, ki jih je treba upoštevati pri delu s tajnimi ali tajnimi dokumenti.

Dolžnosti strokovnjakov na tajnih dokumentih

Dolžnosti zaposlenih, ki so priznane za delo s tajnim pisarniškim delom, so različna za vsako podjetje. V vsakem primeru ni enotnega navodila za delo s tajno dokumentacijo. Vendar je še vedno mogoče prepoznati najpogostejše in skupne točke, ki jih je treba zapomniti vsakega zaposlenega, ki se ukvarja s tajnimi dokumenti. Zlasti govorimo o dejstvu, da:

• Zaposleni je osebno odgovoren za shranjevanje, hrambo ali spremembo dokumentov.
• Zaposlen mora biti pozoren, odgovoren in pozoren. Vsak poskus nepooblaščenih oseb za dostop do dokumentacije je treba takoj ustaviti.
• Zaposleni mora poznati in upoštevati določbe navodil za delo s tajnimi dokumenti.

Poleg tega je treba poudariti, kaj je specialistu prepovedano storiti. Te vključujejo:

• sporočila tretjim osebam tajne podatke;
• odstranitev, prevoz ali spreminjanje dokumentacije brez poznavanja vodstva;
• seznanitev z dokumentacijo o vprašanjih, ki niso vključena v ravnanje zaposlenega;
• uničenje dokumentov brez poznavanja vodstva.

Videz tajna dokumentacija

Treba je navesti najbolj splošne informacije o tem, kako bi morali izgledati skrivni dokumenti. Skoraj vsak oddelek tajnega vodenja evidenc določa naslednje norme:

• zgornji desni kot je tajnost tajnosti;
• pod številko vratu - inventar;
• dokumenti z žigom popolne tajnosti morajo imeti v zgornjem desnem kotu rdečo črto;
• Listi morajo biti oštevilčeni in navojni.

Seveda obstaja veliko drugih zahtev za tovrstne vrednostne papirje. Vendar se zgoraj omenjene točke nanašajo na skoraj vse oblike tajnih dokumentov.