Razvrščanje dokumentov: osnovna merila

Za lažje razumevanje velikega števila dokumentov, posebnih pravil za njihovo pripravo in obdelavo, različnih klasifikacij ter ustreznih oblik in načinov dela z njimi.

Treba je omeniti, da je razvrstitev dokumentov izredno pomembna, saj pomaga poudariti njihove posebne značilnosti in omogoča njihovo racionalno uporabo. Je eden najstarejših in na koncu nedokončanih težav, katerih razvoj se je začelo šele v poznih šestdesetih letih. Večina pristopov k porazdelitvi dokumentacije posameznim skupinam se je prej dotaknila le posebnih značilnosti glede na področje dejavnosti ali določeno znanost. In šele pred kratkim je bila večplastna klasifikacija dokumentov na podlagi informacij in materialnih sestavin.

Vsi dokumenti se lahko razdelijo v skladu z naslednjimi merili:

1. Okoliščine njihovega delovanja v vesolju in času. Upoštevamo pravilnost objave (periodične in neperiodične), čas nastanka (izvirnik, izvirnik, kopija, dvojnik), kraj izdaje (regionalni, državni ali tuji);

2. Informacijska komponenta.

• bodite pozorni na vsebino in stopnjo posploševanja informacij (primarna in sekundarna dokumentacija);

• razvrstitev dokumentov vključuje dimenzijo zapisanih podatkov o velikosti (formatu) in številu strani (obseg);

• ločevanje glede na to, kako se informacije zaznavajo (dokumente lahko prebere oseba ali zahteva posebno tehnično opremo);

• ta razvrstitev dokumentov vključuje tudi značaj ikonskih sredstev, s katerimi se zabeležijo podatki (besedilni in netekstualni obrazci);

• z metodo zapisovanja podatkov razlikujemo med ročno napisanimi, tiskanimi, mehanskimi, magnetnimi, fotografskimi, optičnimi, laserskimi in elektronski dokumenti.

3. Materialna komponenta, ki vključuje določena merila (na primer, material nosilec informacij, kot tudi obliko in obliko).

Treba je omeniti, da vam distribucija dokumentacije za posamezne skupine v vsebini in obliki omogoča učinkovitejše organiziranje dela z njo.

Treba je omeniti, da do danes obstaja tudi ustrezna klasifikacija računovodskih dokumentov, ki upošteva njihovo vsebino, kraj in vrstni red zbiranja, označevanja in uporabe.

Ta razvrstitev računovodskih dokumentov vključuje naslednje podpolje v vrste:

• odvisno od namena - upravne in izvršilne, računovodske formalnosti ali kombinirane;

• v vrstnem redu urejanja - primarni in povzetek;

• notranji in zunanji dokumenti;

• z uporabo - za enkratno uporabo in kopičenje;

• odvisno od vsebine - denarne, poravnave in materiala.

Povedati moram, da takšna razvrstitev vključuje številna merila in je zelo široka, zato se vsak dokument hkrati nanaša na različne skupine, vendar ga lahko zaznamujejo določene značilnosti in se uporabljajo le na ustreznem področju.