Akt prenosa dokumentov - kdaj in zakaj je to potrebno

Zaključek katere koli transakcije zahteva dokumentarno potrditev. Poleg priprave potrebnih dokumentov je pogosto potrebno prenašati uradne listine iz ene ali druge pravne osebe v drugo. Takšen prenos je pravni postopek in zahteva potrebno pisno obliko. Dokumentarni dokaz dogodka je dejanje prenosa dokumentov, sestavljenega v določeni obliki in podpisano s strani vseh udeležencev.

Takšen akt je pravno upravičen pod pogojem, da je bil sestavljen v skladu s pravili vodenja evidenc in razpoložljivosti vseh potrebnih podpisov. Za vse primere ne obstaja enotna banka ali enotna oblika, saj so razmere, ki zahtevajo prenos dokumentov, zelo raznolike. Zato je oblika tega dokumenta v vsaki specifični situaciji drugačna.

Na splošno je dokument sestavljen iz treh obveznih delov. Prvi del, takoj za naslovom "Akt o prevzemu in prenosu dokumentov "(vzorec praviloma ima za vsakega posameznega vrsto dokumentov), datum in kraj zbiranja, vsebuje zahteve strank, ki pošiljajo in prejemajo. Za posameznike je to polno ime in podatki o potnih listih, za organizacije - polno ime in podatki predstavnikov. Če se dokumenti prenašajo med različnimi oddelki iste organizacije, navedite imena strukturnih enot (oddajne in sprejemne) ter imena zastopnikov.

V drugem delu zakona o prenosu je naveden dejanski seznam posredovanih dokumentov, ki navaja zaporedne številke in podatke o registraciji, ki se odražajo v računovodskih listinah. Najprimernejši je, da se tak seznam uredi v obliki tabele.

V zadnjem delu zakona je treba navesti število izvodov in podpisi strank. Za predstavnike organizacij v bližini podpisa je potrebno navesti položaje in vodstvo dekodiranje podpisov. Certifikat mora biti overjen tudi s pečatom organizacije.

V primeru prenosa posebej pomembnih dokumentov zakon o prenosu pripravi posebna komisija, ustanovljena s sklepom vodje. V tem primeru so podpisi, imena in položaji vseh članov komisije obvezni.

Povratni prenos dokumentov je možen le na posebni vlogi uveljavljenega obrazca s prenosom prenesenih dokumentov. Če so nekateri dokumenti izgubljeni, se to tudi odraža v vlogi.

V katerih primerih bi morali pripravi dejanje prenos? Pri osebnem pretoku dokumentov je prenos dokumentov z enega zaposlenega v drugega opravljen v primerih dopusta, odpusta, prehoda na drug oddelek. Poleg tega je ta akt sestavljen, ko so dokumenti predani arhivu za shranjevanje ali uničenje. Vse potrebne informacije o gibanju dokumentov se odražajo v posebni reviji ali mapi. Dejanje pošiljanja in prejemanja dokumentov mora vsebovati popoln seznam, ne glede na število listov ali količin.

Za pravno pristojno in pravilno oblikovano dejanje prenosa mora služba za človeške vire organizacije imeti seznam potrebnih regulativnih dokumentov. Obvezni dokumenti kadrovske službe vključujejo določbo o plačilu dela, notranji predpisi, pogodba o delu, osebje mizo, naročila za osebje, urnike počitnic, osebne izkaznice zaposlenih in njihove delovne knjige, prijave zaposlenih za dopust in odpust ter številne druge.

Posebno odgovoren postopek je sprejemanje in prenos delovnih knjig, v primeru izgube katerega je proces izterjave povezan z velikimi težavami. Tudi najpomembnejši dokument je knjiga zapiskov o delovnih knjigah, ki vsebujejo podpise obeh zaposlenih in jih zavrne. Prenos delovne knjige se priporoča, da se izvede v obliki ločene priloge k aktu, ki določa serijo in številko vsake knjige, vključno z neodbojnimi.

V nekaterih primerih je zagotovljen prenos kopij dokumentov, predvsem to velja za tajne ali pravne dokumente ali dokumente stroge odgovornosti.

V primeru izgube določenih dokumentov in pojav nesoglasij v zvezi s tem je akt o prevzemu in prenosu glavna pravna podlaga za reševanje sporov. Zato je njegova pravilna zasnova tako pomembna, bolje je, če jo pripravi strokovnjak z izkušnjami pri delu z dokumenti.