Smart Excel preglednice: skrivnosti učinkovitega dela in funkcij

V zadnjih letih so se pojavile nove "pametne" tehnologije: pametni telefoni, pametni domovi, hladilniki, telefonski aparati, televizorji itd. Preglednice niso postale izjema. Pametne mize v Excelu so bile uvedene od različice leta 2010.

Koncept pametnih miz

Excel sama je velika miza. Vendar pa ta tabela zahteva stalno prilagajanje: risanje formul, razvrščanje, obdelava, če naj bi bila ta tabela predstavljena v dokumentu ali predstavitvi.

Microsoft Corp., ki je ustvaril Excel, je predlagal, da pokličete pametne tabele tabele, in tisto, kar so bile imenovane tabele prej, so imenovali obseg. Vendar pa se v naši državi te ideje niso ujemale, zato so tabele ostale tabele, inovacije pa so imenovale pametne tabele.

Ko izvajate pametne tabele, se izboljša zaznavanje dokumentov v preglednici, obdelava podatkov postane lažja in se prenašajo v določen sistem.

Ustvarjanje pametne tabele v Excelu

Recimo, da smo že vnesli nekaj podatkov v Excel. V tem primeru jih izberite, pojdite v meni »Main« in prebrskajte skupine ukazov, poiščite »Stili« in kliknite gumb »Oblika kot miza«.

Odpre se meni, v katerem boste morali izbrati slog tabele - izberite vse, ki vam je všeč.

Potem bo prišlo do pogovornega okna, v katerem boste morali določiti obseg celic, vključenih v to tabelo, in če tabela vsebuje glave ("glava"), nato pa označite polje "Tabela z glavi".

Potem je potrebno potrditi izvedene ukrepe s pritiskom na gumb "OK" ali s pritiskom na Enter.

Zaradi tega se bo tabela spremenila glede na izbrani slog in bo vključevala filtriranje za vsak stolpec.

Tako lahko brez veliko truda preprosto ustvarite pametno mizo v Excelu.

Spustni seznami

Ena od skrivnosti za povečanje hitrosti vnosa podatkov v preglednici je uporaba spustnih seznamov.

Najprej ustvarimo seznam podatkov, ki morajo biti na spustnem seznamu na drugem listu aplikacije ali pa poleg podatkov za tiskanje.

Izberite celico, v kateri se bo ta seznam nahaja, odprite kartico »Podatki«, izberite skupino »Delo s podatki« in kliknite »Preveri podatke«.

V oknu, ki se pojavi, kliknite puščico zraven »Vrsta podatkov« in izberite »Seznam«.

Potem se pomaknemo skozi to okno do polja "Vir". Postavite kazalko ali kliknite ikono na desni strani tega polja in izberite obseg celic, ki bodo vključene v spustni seznam.

Potrjujemo spremembe. Kot rezultat, dobimo spustni seznam s svojimi podatki.

Če želite preprečiti sporočila o napakah pri vnosu nepravilnih podatkov, morate znova klikniti na "Validacija podatkov", kliknite zavihek "Sporočilo o napaki" in potrdite polje »Pokaži sporočilo o napaki«. S tem boste omogočili vnos celice s spustnega seznama vse potrebne podatke, ne samo tiste, ki so na spustnem seznamu.

Če želite trajno dodati nove podatke na ta seznam, morate za spustne sezname uporabljati pametne preglednice Excel.

Najprej ustvarimo pametno mizo z naslovom, v katerem je samo naslov in nabiranje elementov spustnega seznama, nato pa ustvarite ta seznam, kot je opisano zgoraj, ne da bi izbrali naslov. Potem potrdimo izvedene spremembe. To nam bo omogočilo stalno dodajanje novih vrednosti na seznam.

Predstavljena metoda je ena od skrivnosti učinkovitega dela s pametnimi mizami v Excelu.

Spremenite slog pametne tabele

Če sledite navodilom, boste dobili pametno tabelo določenega sloga, vendar se v meniju prikaže simbolično in morda ne bo vedno všeč, kar je videti na zaslonu. Zato lahko po potrebi spremenite slog.

Kako narediti pametno mizo v Excelu z novim slogom? Če želite to narediti, vam ni treba izbrati celotne tabele, samo postavite kazalko v obliki črnega pravokotnika v katero koli celico pametne tabele.

Po tem se premaknemo na zavihek "Dizajner", skupino "Slogi slogov". Če ni dovolj slogov, kliknite »Napredne možnosti« in si oglejte celotno paleto slogov.

Izberite želeni slog, ki se bo uporabil za ustvarjeno pametno tabelo.

Mimogrede, če vam ni všeč kateri koli slog, na dnu lahko kliknete povezavo »Ustvari slog tabele«.

Možnosti sloga

Pametne mize v programu Excel 2010 in pozneje, pa tudi v Excelu 2007, so prilagojene vašim željam in potrebam.

Če želite to narediti, premaknite kurzor na katero koli celico v tabeli. Pojdite na zavihek »oblikovanje«, je skupina "Možnosti Style Sheets", in tam dal / odstrani kljukico iz obresti nas možnosti, "gumb Filter", "izmenično stolpcev ali vrstic", "Naslov Bar ali rezultat," "Prvi ali zadnji stolpec" .

Uporaba formul

Formul v pametnih preglednicah Excel ni treba kopirati ali raztegniti. Ustvarjanje novega stolpca ali nove vrstice vodi do dejstva, da so formule v novo ustvarjenih elementih tabele v potrebnih celicah zasežene.

Če morate v celico tega stolpca ustvariti nov stolpec, v katerega želite vnesti formulo, vnesite formulo, ki se nekoliko razlikuje od standarda za to vrsto preglednice. Ima obliko [@[{Ime stolpca}]] aritmetične operacije.

Tu {stolpec Ime} - specifično ime stolpca, v katerem aritmetično izračun, na primer, "Znesek rubljev." - je algebrske izraze, sprejete v Excel formule, in, če je potrebno, številke, @ - kaže, da bodo sprejeti podatki iz iste črte.

Te formule lahko vnesete kot običajno v Excelu, s klikom na ustrezna polja in samo z zagotavljanjem potrebnih funkcij se v tem primeru vse pomožne ikone, potrebne za formulo, samodejno doda.

Če pritisnete Enter, se v tem stolpcu preračunajo v vseh celicah tabele.

Če je potrebno, rezultati štetja na koncu tabele na kartici "oblikovanje" v skupini "slogovno parametri" na dal ček na ukaz "String rezultatov", kar bo izračun vsote za stolpce, v katerih so bile uvedene formule.

Če vas zanimajo te informacije, dobro poznajte tuje jezike in iščite dodatne vire informacij v tujini, ne pozabite, da v Rusiji in v tujini obstajajo različni ločevalci listnih elementov. Imajo vejico in imamo podpičje, ki ga je treba upoštevati v formulah.

Avtomatizacija

Kot že omenjeno, pri ustvarjanju pametnih miz v Excelu vsak stolpec v glavi prikaže samopregledni filter, s katerim lahko določite, kaj želite prikazati ali, nasprotno, v tem določenem času ne prikazujejo. Na primer, lahko uporabite ključe, kot so »več«, »manj«, »vsebuje«, «ne vsebuje« in tako naprej. To funkcijo lahko uporabite pri delu z velikim nizom podatkov.

Na primer, obstaja tabela s kupci, v drugem stolpcu pa so označeni meseci nakupov. Samo februarja nas zanima. Če ročno ne iščete kupcev februarja, kliknite puščico stolpca »Mesec« in postavite kljukico poleg »februarja«, tako da odstranite preostali klopi. Tako bodo prikazani samo kupci, ki so kupili februarja. Ostalo ne bo izginilo nikjer, če pritisnete puščico v naslovu "Mesec" znova in označite vse mesece, potem se bodo vsi kupci znova pojavili na zaslonu.

Nastavite ime tabele

Ko je pametna tabela v Excelu ustvarjena, jo aplikaciji dodeli ime v skladu z njegovim naborom (če je prva tabela imenovana "tabela 1" itd.).

Da bi ugotovili, ime tabele, postaviti kazalec v katerem koli od njene celice, pojdite na zavihek "oblikovanje", je skupina "Properties" in ugotovili, da je "Table Name", ki ga je mogoče urejati, ki naj bi dali na "Tabela 1" kazalke, poudarjajo in Vnesite novo ime in pritisnite Enter.

To ime lahko uporabite v formulah, vgrajenih funkcijah, spustnih seznamih.

Ime tabele je mogoče uporabiti pri prijavljanju funkcije VLOOK, GPR. Na primer, želimo ugotoviti, kdo smo imeli kot 1229. kupec. V ta namen vnesemo 1229 v prosto celico, na primer K1, v celico L1, vnesemo formulo = VLR (K1-tabela1 (ali njegovo spremenjeno ime) -1). Tukaj je številka stolpca, v kateri bo iskanje izvedeno. Kot rezultat, v celici L1 bo FIO kupca pod številko 1229 (če je bil seveda v prvem stolpcu).

Naslavljanje v pametnih mizah

Pametne tabele v Excelu vam omogočajo, da uporabite imena polj namesto vrste podatkovnih celic. Torej, če želite izračunati količino po stolpcu C od 1. do 21. polja, lahko vnesete formulo, ki je pogosta v Excelu = SUM (C1: C21). Predpostavimo, da v stolpcu C imamo podatke o znesku nakupa, ki ga opravi vsak posamezen kupec, in ta stolpec se imenuje "Znesek, rub." In tabela je bila preimenovana v "Kupci". Tako lahko vnesemo naslednji izraz kot formula: = SUM (kupci [znesek, rub.]).

Poleg tega lahko uporabite posebno naslavljanje:

• "= Kupci [# Ta vrstica]" se nanašajo na trenutno vrstico.
• "= Kupci [# podatki]" se bodo nanašali na podatke, ne da bi upoštevali glave vrstice.
• "= Kupci [# Glave]" se bodo nanašali na naslove stolpcev tabele, ki se nahajajo v prvi vrstici tabele.
• "= Kupci [# Totali]" se bodo sklicevali na zadnjo vrstico (če obstaja v pametni tabeli).
• "= Kupci [# vsi]" se bodo nanašali na celotno tabelo, vključno z vsemi zgornjimi formulami.

Na primer, količino nakupov lahko izračunate tako, da vnesete formulo = SUM (kupci [# vsi]).

Dodatne pametne mize "čipov"

Pomikanje stolpcev mize s svojo veliko velikostjo ne zahteva fiksiranja območij, ker se imena stolpcev tabele premaknejo v naslove stolpca na določenem listu določene knjige.

V programu Excel 2010 lahko ustvarite rezine pri delu s pametnimi tabelami. So samo-filter ločenega stolpca, ki je predstavljen kot grafični element. Pojdite na kartico »Konstruktor«, skupino ukazov »Orodja«, v pogovornem oknu kliknite »Vstavi rezino«, izberite imena stolpcev (ali enega stolpca), iz katerih bo nastala rezina. Če želite filtrirati tabelo, izberite želeno kategorijo ali kategorije tako, da pritisnete tipko Ctrl.

Kako izbrisati pametno Excelovo preglednico

Včasih lahko pride do situacije, ko je treba podatke, shranjene v običajni obliki tabele, odstraniti vrste, avtopodstavlyaemye formulo, ki obravnava in druge pametne pripomočke mize, da se, pustite tabelo le kot zbirka podatkov.

V Excelu lahko pametna miza spremenite v običajno mizo. Če želite to narediti, postavite kazalko v katero koli celico pametne tabele, pojdite na zavihek "Designer", skupino ukazov "Orodja", kliknite na "Convert to range".

Zato se prikaže pogovorno okno, potrdite dejanje tako, da pritisnete gumb soglasja ali tipko Enter. Po tem bo tabela shranjena na običajen način z zadnjim slogom in uporabljenimi podatki.

Na koncu

Tako so pametne mize enake tabele, ki jih lahko ustvarite sami. Toda njihova uporaba omogoča učinkovito uporabo časa za usposabljanje z zmanjševanjem ročnih operacij, lepo oblikovanih tabel, uporabo grafičnih elementov. Če nenadoma ne marate ustvarjene pametne mize, jo je vedno mogoče pretvoriti v običajno.