Izdelava pisem je pomemben trenutek pri dejavnostih ljudi in organizacij

Pisanje je bilo izumljeno, ko se je človek naučil govoriti in razumeti drug drugega. Dolgo od ljudi napisal drug drugega pisma, izražajo v njih svoje občutke, čustva, izkušnje ali preprosto pripovedujejo o dogodku. Pred tem je bil edini način komuniciranja na veliki razdalji. Danes je uporaba ročno napisanega besedila precej manjša, vendar je pravilna oblika pisem še vedno nespremenjena.

Pisma se pojavljajo v različnih oblikah. To je lahko preprosto besedilo, ki se prenaša med sorodniki, prijatelji ali znanci. V tem primeru lahko pismo pripravite po svoji presoji. Hkrati nihče ne bo pozoren niti na dejstvo, da obstajajo pomanjkljivosti.

Poslovna pisma - to je popolnoma drugačna situacija. Tukaj potrebujete poseben slog z uporabo vljudnih stavkov in potrebnih besed. Pravila za pisanje poslovnih pisem nakazujejo razpoložljivost vstopa in zaključka, pa tudi glavni del. V slednjem so ponavadi podane nekatere razlage ali dokazi. Poslovno pismo zahteva doslednost, kratkost, pravilnost in prepričljivost. Izjavo običajno naredi prva oseba množino, ali od prve ali tretje osebe enolične. Če je pismo naslovljeno na primer na glavo, potem je mogoče uporabiti izraz "Spoštovani hellip;", nato pa v zaključku je potrebno naročiti: "V zvezi s tem". Izvedba pisem v poslovnem slogu zahteva skladnost z določenim zneskom, ki po možnosti ne presega ene strani formata A4. Vsako vprašanje je treba predstaviti v ločenih odstavkih, saj je v tej obliki veliko lažje analizirati pridobljene informacije.
Kot že omenjeno, oblikovanje poslovnih pisem poteka v strogem uradnem slogu. Zato ga je treba prezreti skozi celotno predstavitev. Pomembno je vedeti, da se korespondenca izvaja z uradniki ali voditelji, zato je treba zagotoviti informacije, ne da bi presegli dovoljeno (ni potrebno preiti na posameznike ali postaviti svoje mnenje), glavna tema razprave pa je dejavnost organizacije.
Taka zasnova pisem je sprejemljiva za vse vrste korespondenčnih storitev. Lahko je:
- Odgovor, zahteva, ponudba, naslov.
- Obvestilo, ki je najpogosteje odgovor na pritožbo. Tukaj lahko uporabite takšno besedno rotacijo kot "Inform", "Notify" in tako naprej.
- Garancijsko pismo. Oblika pisma pomeni potrditev tožbe ali zahteve.
- Pismo o usmerjanju, v katerem so določena nekatera navodila ali obvestila organov podrejenim.

Vsa pisma podjetja morajo vsebovati le zanesljive in najnovejše informacije. Izključena je uporaba napačnega jezika ali nesprejemljivih stavkov v danem mediju. Registracija pisem je zelo resen in pomemben trenutek, od katerega je včasih odvisen uspeh transakcije, zaposlitve ali drugih pomembnih trenutkov v življenju osebe in dejavnosti organizacije.