Pismo službe (vzorec)

Storitveno pismo je dokument, ki je sestavni del poslovne komunikacije. Najpogosteje se prenaša prek poštne komunikacije in služi kot poseben način izmenjave informacij.

Osnovni pojmi

Poslovna korespondenca je potrebna za reševanje različnih gospodarskih ali proizvodnih problemov. Podjetja in organizacije s svojo pomočjo komunicirajo z zunanjim okoljem: partnerji, odjemalci ali vladnimi agencijami. Za to se običajno uporablja poslovno pismo.

To je splošno ime za pisni dokument, ki je lahko:

• odziv na prej prejeta sporočila ali zahteve;
• spremni dokument, naslovljen naslovniku skupaj z drugimi dokumenti ali gradivi;
• v primeru, ko je drug način komunikacije nemogoč.

Vsaka od teh možnosti ima svoje značilnosti. Kljub temu obstajajo splošna pravila, v skladu s katerimi se navadno pripravi katerikoli uradni dopis. To je razumljivo, ker je s poslovno korespondenco, na primer, najpogosteje začne sklepanje večine transakcij. Pravilno oblikovani dokument lahko naslovniku o prihodnjem možnem partnerju ustvari ugoden vtis.

Vrste poslovnih pisem

Odvisno od informacij, ki jih vsebuje uradno pismo, je lahko:

1. Spremljevalni. V primeru, da vsebuje sporočilo, da obstaja paket aplikacij.
2. Zahtevaj. To pomeni, da izraža nezadovoljstvo s to ali tisto situacijo (zahtevek).
3. Navodila. V besedilu so navedena posebna navodila.
4. Garancija. Pošiljatelj potrjuje izpolnjevanje obveznosti v dokumentu v prihodnosti.
5. Informativno. V pismu so informacije, ki bi lahko bile zanimive za naslovnika.
6. Oglaševanje. Zagotavljajo se informacije za privabljanje sodelovanja.
7. Pismo o priglasitvi. Informacije o organizaciji javnih prireditev.
8. Potrditveno pismo. Dejstvo prejemanje določenih dokumentov ali gradiv.
9. Pismo z zahtevo. Besedilo vsebuje sklicevanje na motivacijo naslovnika za ukrepanje.
10. S pismom. V njem pošilja pošiljke posebne informacije v skupnem interesu strank.

Namen teh dokumentov je vzdrževati povezave med organizacijami ali njenimi strukturnimi enotami.

Priprava pisnega zahtevka

V zadevah sodelovanja včasih nastanejo razmere, kadar ena od strank zaradi enega ali drugega razloga ne izpolnjuje svojih obveznosti. V tem primeru partner najprej pošlje pismo svoji nasprotni stranki. V njem praviloma navaja svoje predloge za odpravo kršitve njegovih zakonitih pravic. To je uradno pismo. Vzorec takega dokumenta se lahko izvede samovoljno. Upoštevati je treba naslednje točke:

1. Stil pisanja bi moral biti formalno-poslovno z vzpostavitvijo partnerstva.
2. Bistvo trditve mora biti jasno izraženo.
3. V času predstavitve informacij je potrebno prepričljivo delati s konkretnimi dejstvi.

Zahtevek mora vsebovati:

• potrebščine pošiljatelja (ime, povratni naslov in telefoni za sporočanje);
• popolne informacije o naslovniku;
• opis okoliščin, v katerih je prišlo do konfliktne situacije;
• sklicevanje na pravne norme, ki jih nasprotna stranka krši;
• posebne zahteve za odpravo kršitev z navedbo roka njihovega izvajanja;
• Posledice, ki se lahko pojavijo, če nasprotna stranka izogne ​​izvršitvi.

Posebno pozornost je treba nameniti načinu priprave uradnega pisma. Vzorec mora biti zasnovan tako, da vsiljivec tega ne pojmuje kot grožnjo. Ne smemo pozabiti, da je to le opomnik z zahtevo po spoštovanju pravne države.

Načrta oblikovanja

Posebno pozornost je treba nameniti registraciji poslovnih pisem. Res je, da zakon ne predvideva nekaterih strogih pravil in predpisov.

Kljub temu je pri pripravi teh dokumentov potrebno upoštevati naslednje obvezne točke:

1. Vsako poslovno pismo mora biti napisano na obrazcu. Vnaprej ga razvijejo strokovnjaki za vodenje evidenc in jih odobri vodja podjetja.

2. Dokument mora vsebovati določene pogoje:

2.1. Informacije o prejemniku in pošiljatelju.

2.2. Odhodna številka in datum tega pisma. Potrebno je za registracijo.

2.3. Sklic na podobne podatke o zahtevi za pismo, če je ta dokument odgovor na to.

2.4. Glava.

2.5. Informacije o razpoložljivosti aplikacij z njihovimi imeni in številkami.

2.6. Informacije o osebi, ki je podpisala ta dokument (položaj in polno ime).

3. V pismu je treba obravnavati samo eno vprašanje. Prisotnost več tem je otežila izbiro izvajalca.

4. Informacije je treba navesti zelo kratko, vendar je razumljivo. Zaželeno je, da besedilo ne bi smelo trajati več kot dve strani.

5. Pravilno določite pogoje prejemnika. V primeru organizacije je treba upoštevati naslednje zaporedje:

5.1. Ime podjetja (v nominativnem primeru).

5.2. Strukturna enota (če je potrebno).

5.3. Naslov naslovnika (v dativnem primeru).

5.4. Njegove začetnice.

5.5. Poštni naslov podjetja.

6. Če je več prejemnikov, najprej navedite glavni, nato pa vse ostale.

Če upoštevate vse te trenutke, potem načrtovanje poslovnih pisem načeloma ne bo težko.

Vrstni red predstavitve

Da bi bil dokument pravilno pripravljen, je treba upoštevati določen red informacij v njem. Na primer, razmislite o tem, kako napisati pisni odziv storitve. Za začetek se je treba zavedati, da je v skladu s pravili etikete treba reagirati na informacije v roku 24 ur od trenutka, ko je bil sprejet. Če gre za elektronsko sporočilo, optimalni čas ne bo več kot dve uri. Če takega pravila ni mogoče upoštevati, je bolje, da pošljete ustrezno sporočilo partnerju.

Sama črka bo dejansko sestavljena iz dveh delov:

1. Uvodna beseda. Pošiljatelj predstavlja temo, razlog in razloge za njegovo pisanje. Tu se je mogoče sklicevati na normativne akte, ki po zakonu služijo kot podlaga za zagotavljanje odgovora. Poleg tega je treba posvetiti pozornost nekaterim točkam o zadevnem položaju. Pomagali bodo razkriti bistvo zadeve.
2. Osnovno. Ta del je namenjen razjasnitvi in ​​prepričevanju. Besedilo mora biti jasno, jasno in jedrnato ter predstavljena dejstva preverjena in objektivna. Če je potrebno, jih je mogoče potrditi z dejanskimi številkami.

Po takšnem besedilu navadno sledi seznam aplikacij. Dokument se konča s podpisom pošiljatelja. Poleg tega morate vedeti, kako napisati poslovno pismo, da ne bi užalili naslovnika. Najprej je priporočljivo začeti obravnavati s frazo "Dragi". Drugič, besedne verze lahko uporabite v besedilu "natančno preučevanje vaših predlogov" ali "skrbno preverjanje vaših komentarjev". Taka spoštovanje do bontona bo koristilo samo obema stranema.

Postopek

Priprava službenih pisem je v pristojnosti uradnikov, tajnikov ali drugih uslužbencev, katerim so zaupane te naloge. Pri odhodu na delovno mesto morajo pri svojih dejanjih upoštevati določene ukrepe. Postopek priprave takšnega dokumenta običajno poteka v naslednjih fazah:

1. Previdno preučiti okoliščine te zadeve. V celoti je treba obvladati razmere, da bi lahko pravilno ocenili možne rešitve.
2. Priprava pisma. Tu je treba upoštevati vse zgoraj navedene zahteve.
3. Uskladitev pripravljenega besedila. Včasih je treba urediti ob upoštevanju komentarjev upravitelja. Lahko poda nekaj pojasnil ali pojasnil o tej temi.
4. Odobritev vodje.
5. Končna prijava in podpis dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Pošiljanje korespondence prejemniku.

Šele po tem, ko gre skozi vse te faze, bo pismo, ki je doseglo naslovnika, lahko izpolnjevalo poslanstvo, ki mu je zaupano.

Obvezna ureditev

Če želite urediti poslovno pismo, je treba upoštevati, da je njegova prva stran nujno natisnjena na posebni obliki. Za ostalo lahko uporabite običajne prazne liste formata A4. Tukaj morate zapomniti, da ima samo besedilo polje svoje meje: zgornji in spodnji sta 2 centimetra, leva 3,5 centimetra, desna 1 centimeter. Ne prekrivajte standardnih velikosti, da bi ustrezale informacijam na enem listu. Bolje je upoštevati vsa pravila in dodati dodatno stran.

Besedilo bi morali vnesti v skladu z vsemi pravili:

1. Za tiskanje uporabite standardno pisavo Times New Roman. Najbolje je, da ne uporabite drugih možnosti.

2. Velikost pisave je prav tako urejena:

• za glavno besedilo - 14;
• ureditev strani in opomba o izvedbi - 12.

3. Lokacija podrobnosti se opravi tudi v skladu s pravili:

• interval med vrsticami je 1;
• poravnava besedila se opravi "po širini";
• prenosi se samodejno dajo;
• Razdalja od registrske številke do naslova je 2 vrstični razmiki, od nje pa do glavnega besedila je 3.

Skladnost s temi predpisi je obvezna za pravilno obdelavo pisem ustreznega namena.

Lokacija rekvizitov

Če želite pravilno sestaviti standardno poslovno pismo, morate jasno vedeti, kje bi morali biti njegovi potrebščine in komponente. Odgovori na ta vprašanja so vsebovani v GOST R 6.30-2003. Podrobno je obrazec uradnega pisma. Dejansko je to vzorec, v katerem se na določen način nahajajo vse zahteve iz dokumenta. Potreben je za:

1. Združite postopek formaliziranja poslovnih (poslovnih) pisem.
2. Imeti možnost, da predhodno pripravijo standardne obrazce, hkrati pa zmanjšajo potrebo po ročnem izvajanju dela dela.
3. Olajšajte in skrajšajte vizualno iskanje informacij.
4. Razširite možnosti za obdelavo črk z uporabo računalniških in drugih tehnik.

Torej, za tipično poslovno pismo obstaja 30 standardnih rekvizitov, ki se nahajajo na enajstih obveznih področjih:

• emblem in emblem;
• avtor;
• začetni podatki;
• glava;
• odobritev;
• naslovnik;
• resolucij;
• besedilo;
• podpisi in prijave;
• sporazum in zagotovilo;
• oznake.

Dajanje informacij v določenih sektorjih omogoča strokovnjakom, da bolje krmarijo po dokumentu, navadnim uporabnikom pa olajša proces njegove priprave.

Osnovne zahteve

Nekateri menedžerji napačno verjamejo, da se poslovna korespondenca lahko izvaja samovoljno, ne da bi upoštevali norme in pravila. Toda strokovnjaki, ki so odgovorni za to, bi morali poznati osnovne zahteve za uradne črke:

1. Prisotnost posebne (lastniške) oblike.
2. Pravilna uporaba in namestitev rekvizitov.
3. Besedilo bi moralo biti berljivo in dobro urejeno. Da bi predstavili bistvo zadeve, je bolje dati prednost preprostim skupnim predlogom. Na kratko je treba razložiti, tako da vsaka beseda vsebuje največ informacij.
4. Glede na vrsto mora biti dokument ustrezno zasnovan. Pismo lahko vsebuje tudi več vidikov. V tem primeru je treba pri predstavitvi poskusiti združiti.
5. Pravilna uporaba norm, določenih za tipkanje.
6. Poskrbite, da vsebina pisma ne bi bila kategorična. Prejemnik lahko te stavke obravnava kot grožnje. Pri sestavljanju stavkov je bolje uporabiti uvodne besede, kot so "očitno", "kot je znano", "mogoče" in "na naslednji način".

Izpolnjevanje teh zahtev v praksi omogoča pravilno upravljanje pretoka dokumentov v podjetju.