Kako napisati poslovno pismo: pravila in priporočila

Bistveni element katerega koli podjetja je poslovna korespondenca. Zaposleni v vsakem podjetju komunicirajo s kolegi in strankami, z dobavitelji in potrošniki. Na splošno dnevna rutina katere koli pisarne nujno vključuje sodelovanje v korespondenci.

Kljub dejstvu, da dnevna večina zaposlenih v podjetjih in organizacijah pošilja in sprejema številna poročila, niso vsi v skladu s sprejetimi normami in pravili, ko so ustvarjeni. Izkazalo se je, da ni tako preprosto pisno in pravilno pisati poslovnega pisma. Obstajajo številne zahteve in predloge, ki se uporabljajo v svetu in so povezani s kroženjem dokumentov. Vključujejo pravila pisanja poslovnega pisma, pa tudi glavne točke glede zasnove.

Ko pišete sporočilo zunanji organizaciji ali preprosto kolegu v sosednji oddelek, se moramo držati strogega sloga (z izjemo prijazne korespondence, za katero ni takšnih omejitev). Ne uporabljajte preveč čustvenih besed, tudi za opis celotnega pomena transakcije ali zadovoljstva preskušenih izdelkov. Poslovno pismo mora biti jasno, jedrnato in dovolj omejeno.

Začnite sporočilo od naslovnika. Če je namenjeno zaposlenemu v tretji organizaciji, morate vseeno navesti svoje ime, delovno mesto prejemnika in tudi njegovo polno ime. V primeru, da dokument ostane znotraj podjetja, je dovolj, da ima priimek z začetnicami (lahko dodate trenutno stanje). Poslovno pismo zunanji organizaciji mora biti napisano v obliki pisma (ne glede na to, ali bo poslano v elektronski obliki ali v papirni obliki). Če ga nimate, lahko preprosto določite pogoje pošiljatelja v "glavi" dokumenta.

Preden začnete sestavljati besedilo, morate razmišljati o svoji strukturi, določiti glavne teze in namene pisanja. V tem primeru je postopek pisanja veliko enostavnejši. Dokončanje dopisa sledi podpisu, ki označuje ne samo priimek, temveč tudi položaj, kot tudi ime podjetja, ki ga zastopa.

Ko na koncu pošljete ponudbo potencialni stranki ali partnerju, se morate zagotovo zahvaliti za vaše sodelovanje in upati na nadaljnje skupno delo.

Poleg pravil, ki se uporabljajo za poslovno korespondenco, obstajajo tudi priporočila. Na primer, vsak dokument, naslovljen na določeno osebo, bi se moral začeti z besedami "spoštovati" s polnim imenom in ne z začetnicami. Ne uporabljajte kratic v črkah, na primer pišite "uv." Ali pa skrajšajte delovno mesto naslovnika, njegovega delovnega mesta.

Najtežji del se šteje, da je mednarodni dokument, saj ima vsaka država svoje nianse komunikacije in jezik, ki je potreben, da se ujema s tujimi partnerji, ni vedno jasno, da prevajalnik pisma, zato je treba uporabiti tolmače. Preden se najem storitve takega strokovnjaka, je treba pojasniti, ali je vedel, kako napisati poslovno pismo v angleškem jeziku, in govorimo o banalno dobesednem prevodu. Če je tuja dokument naj bi podpirala ves čas, bolje, da osebje, zadostno znanje tujih jezikov, da bi bilo poslovno pismo.

Na splošno je doseganje naloge v veliki meri odvisno od načina priprave dokumenta in načina formalizacije. Torej v vsakem primeru ne podcenjujte pomena poslovnega bontona pri komuniciranju.