Zbirna tabela Excel: kako ustvariti in delati? Delo s pivotalnimi tablicami programa Excel

Mnogi pisarniški uporabniki se pogosto srečujejo s številnimi težavami pri ustvarjanju in urejanju pisarniških dokumentov. Pogosto je to posledica dejstva, da podjetja uporabljajo več pisarniških programov, načela dela, ki se lahko močno razlikujejo. Zlasti številne težave lahko ustvarijo preglednico Excel.

Na srečo je pred kratkim pojavila MS Office za obdobje 2010-2013, ki vključuje ne samo številne posodobljeno programsko opremo za obdelavo besedilne datoteke, preglednice, podatkovne baze in predstavitve, ampak tudi vam omogoča, da delo z njimi hkrati več zaposlenih v poslovnem okolju je neprecenljiv.

Zakaj nove različice?

Če želite razumeti to težavo, si morate predstavljati vse najpomembnejše spremembe, ki so se zgodile s tem pisalnim paketom.

Kot prej, Excel je drugi najbolj priljubljen program, ki vam omogoča, da ne samo ustvarite preproste tabele, ampak tudi ustvarite precej zapletene podatkovne baze. Kot pri drugih komponentah je bil dodan gumb »Office«, s klikom na katerega lahko shranite dokument v formatu, ki ga potrebujete, ga spremenite ali določite potrebne ukrepe za zaščito. Modul za varnost dokumentov je bil znatno posodobljen.

Kar se tiče najpomembnejših sprememb v Excelu, je treba upoštevati popravek številnih napak v formulah, zato je v preteklih različicah pogosto prišlo do zelo velikih napak v izračunih.

Treba je povedati, da je nova različica paketa - to ni le skupek pisarniških programov, ampak tudi močno orodje, ki je primerna za celo reševanje najbolj zahtevnih nalog. Kot bi lahko razumeli, bomo danes preučili preglednico Excel.

Kaj je to in za kaj je to?

Najpomembnejša sprememba v novi različici "Urad" je njihova popolnoma perekroenny vmesnik, ki je bil imenovan ustvarjalci traku (trak). V kasetah so vse 1500 skupin priročno razvrščene v kategorije, zato jih ni treba dolgo iskati. Da bi v celoti upoštevali te parametre, so razvijalci dodali v Excel in izboljšali vrtilne tabele.

Danes bomo Excel "upoštevali za čajnike". Pivot tabele so posebno orodje, v katerem so rezultati procesa vizualno združeni. Preprosto povedano, z njihovo pomočjo si lahko ogledate, koliko različnih izdelkov je vsak prodajalec prodal za svojo delovno izmeno. Poleg tega se uporabljajo v primerih, kjer je to potrebno:

• Pripravite analitične izračune za pisanje končnih poročil.
• Vsak indikator izračuna ločeno.
• Združite podatke po svojih vrstah.
• Filtracija in poglobljena analiza podatkov.

V tem članku si bomo ogledali preproste načine za njihovo ustvarjanje. Izvedeli boste, kako preglednica Excel pomaga ustvarjati in analizirati časovne vrste, ustvariti in razstaviti podrobnejšo napoved.

Ustvarite zahtevani dokument

Torej, kako ustvariti pivot tabelo v Excelu? Najprej moramo sestaviti preprost dokument, v katerega vnašamo podatke za nadaljnjo analizo. En stolpec mora imeti en parameter. Naj najenostavnejši primer:

• Čas prodaje.
• Prodano blago.
• Stroški prodaje.

Tako se med vsemi parametri v vsakem posameznem stolpcu oblikuje zveza: predpostavimo, da so bile superge prodane ob 9.00, pri čemer je bil dobiček n-rubljev.

Oblikovanje tabele

Po pripravi vse prvotne informacije, postaviti kazalec v prvo celico v prvem stolpcu, odprite zavihek "Vstavi" in kliknite na gumb "Povzetek tabele". Takoj se pojavi pogovorno okno, v katerem lahko naredite naslednje operacije:

• Če takoj pritisnete gumb "V redu", se preglednica Excel takoj prikaže na posebnem listu.
• Popolnoma prilagodite sklep.

V slednjem primeru razvijalci nam omogočajo, da določimo obseg celic, v katere bodo prikazane želene informacije. Potem mora uporabnik natančno določiti, kje bo nova tabela ustvarjena: na obstoječem ali na novo ustvarjenem listu. Če kliknete »V redu«, takoj vidite gotovinsko tabelo. Tako je ustvarjanje vrtilnih tabel v Excelu skoraj popolno.

Na desni strani lista so področja, s katerimi boste sodelovali. Polja se lahko vlečejo v ločena področja, po katerih bodo podatki iz njih prikazani v tabeli. V skladu s tem bo vrtilna tabela samo v levem delu delovnega prostora.

Če držite polje »Blago« z levo miškino tipko, jo pošljemo v »Ime vrstice«, na enak način pa se vsota postavke »vsota vseh prodaj« posreduje v »Vrednosti« (na levi strani lista). Tako lahko dobite količino prodaje za celotno analizirano obdobje.

Ustvarjanje in združevanje časovnih vrst

Če želite analizirati prodajo za določene časovne intervale, morate v tabelo vnesti ustrezne elemente. Če želite to narediti, pojdite na list "Podatki" in vstavite tri nove črtice takoj po datumu. Izberite stolpec z ime proizvoda, nato kliknite gumb »Prilepi«.

Zelo pomembno je, da so vsi novo ustvarjeni stolpci znotraj že obstoječe tabele z izvirnimi podatki. V tem primeru vam ponovno ni treba ustvariti vrtilnih tabel v Excelu. Dodali boste le nova polja z zahtevanimi podatki.

Uporabljene formule

Na primer, novo ustvarjeni stolpci lahko imenujemo »Leto«, »Mesec«, »Meseci-leti«. Za pridobitev podatkov, ki nas zanimajo, bo vsak od njih moral napisati ločeno formulo za izračune:

• V "Letno" vstavimo formulo obrazca: "= LETO" (glede na datum).
• Mesec je treba dopolniti z izrazom: "= MESEC" (tudi glede na datum).
• V tretjem stolpcu vnesemo formulo obrazca: "= KLIK" (tako se nanaša na leto in mesec).

V skladu s tem dobimo tri stolpce z vsemi začetnimi podatki. Zdaj morate iti v meni "Povzetek", z desnim gumbom miške kliknite na kateri koli prosti prostor v tabeli in nato v odprtem kontekstni meni izberite Posodobi. Bodite pozorni! Previdno napišite formule v preglednicah Excel, ker bo vsaka napaka privedla do netočnih napovedi.

Kako ravnati analiza prodaje po letih?

Spet smo se s pritiskom na levi gumb miške kliknite "leto", nato pa ga povlecite v "stolpcu Name", nato pa se začne s povzetkom tabela prikazuje rezultate posebno vrsto prodaje izdelkov v vseh letih. In če morate tudi analizirati mesečno prodajo? Podobno smo stiskali LMC "Mesec" in ga povlekli pod letni stolpec.

Za vizualno dinamiko mesečnih sprememb v prodaji po letih je treba polje »Mesec« vleči neposredno v letni stolpec, ki je bil prej premaknjen v »Ime stolpca«. Po zaključku te operacije si boste ogledali tabelo v naslednjem pogledu:

• Količina prodaje določenega proizvoda za celo leto.
• Dinamika prodaje vsakega od njih po letih.

Odstranimo podatke iz te težave

Recimo, da moramo od izdaje podatke odstraniti za oktober, ker nimamo popolne statistike o njem. V tabeli s povzetki iščemo »Filter za poročila« in nato povlecite »Leto - mesec«.

Nad tabelo se prikaže filter, v katerem želite potrditi polje ob možnosti »Izberi več elementov«. Po tem, na seznamu, ki se pojavi, počistite polje od oktobra, nato kliknite »V redu«.

Tako lahko dodate in odstranite elemente iz filtra, ki ustvarjajo resnično ustrezne in potrebne analize. Program bo samodejno izračunal številke za mesece, ki vas zanimajo, in jasno prikazuje dinamiko sprememb kazalnikov.

Izračunamo napovedi

Poskusimo napovedati rezultate prodaje nekaj časa. Če želite to narediti, morate najprej onemogočiti vsote, tako da ne ustvarjajo netočnosti v ustvarjeni napovedi.

Če želite to narediti, postavimo kazalko v polje »Skupno skupno število« in kliknite gumb »Izbriši skupno skupno«. Po tem opravljamo samodejno posodabljanje preglednico Excel na zgoraj opisani način (kliknite desno miškino tipko, izberite »Osveži«).

Posledično so ti podatki izgubljeni iz naše zbirne tabele. Če želite zgraditi vizualno predstavitev prodajnih napovedi, postavimo kazalko na leto, ki ga nameravamo zavrniti, nato pa z levim gumbom miške kliknite gumb »Graph Model Forecast«.

Po tem se pojavi čudovit in informativen časovni razpored, v katerem so predvideni rezultati nakupne dejavnosti v obliki zanimive napovedi predstavljeni v vizualni obliki. To vam bo prihranilo energijo in prihranilo denar, ki ga lahko uporabite za nakup blaga, ki je res potrebno.

Za ustvarjanje zbirne tabele uporabljamo druge vire podatkov

Čas je, da razmislimo o bolj zapletenih lekcijah Excel. Zbirno tabelo je mogoče ustvariti iz dokumentov, ki so jih urejali drugi uporabniki.

Funkcija "Merge" nam bo pri tem pomagala. Ta program vam omogoča, da samodejno združi besedilo dokumenta in potrebnega naslov, ime ali druge potrebne informacije, da ustvarite prilagojene napovedi, ki je v tem primeru, ki so potrebni.

Funkcija združevanja v poznejših različicah "Officea" je ostala praktično nespremenjena v primerjavi z Officeom 2003. Vendar pa lahko poizvedbe podatkovnih baz za izbiro vira podatkov izvedete z uporabo Microsoft Query. Za pridobitev podatkov iz vrtilne tabele Excel potrebujete dva predmeta:

• Glavni dokument, ki vsebuje podatke, ki jih potrebujete, in polja, ki označujejo Excel, katere podatke je treba vnesti v dokument. Glavna tabela je standardni dokument, preglednico, vendar morate navesti v pogovornem Merge (Mail Merge Helper), kaj je treba uporabiti kot primarni.
• Vir podatkov, ki vsebuje podatke, ki so potrebni za pripravo napovedi. Novo tabelo lahko ustvarite na način, ki smo ga omenili zgoraj.

Ko se pojavi postopek izdelave povzetkov dokumentov, program ustvari eno kopijo za vsako od zapisov, ki so v datoteki vira podatkov. Te datoteke so lahko prikazane kot ločeni deli novega dokumenta ali se uporabljajo kot deli vaše pivotne tabele.

Preprosto kliknite na polje, ki ga potrebujete, z levim gumbom miške in si lahko ogledate izvorne podatke namesto imena polj, ki se pojavijo v glavnem dokumentu. Polja je mogoče vstaviti kjerkoli v dokumentu.

Uporabljene kategorije

Tukaj lahko uporabite tudi kategorijo ASK, kar pomeni "zahtevo" in FILLIN, kar pomeni "fill", NEXT in NEXTIF, ELSE. Nastavite lahko tudi parametre tistih elementov napovedi, ki bodo prikazani v končani tabeli. Potreben zapis lahko najdete s posebnim filtrom ali s preprostim razvrščanjem podatkov, kot smo omenili zgoraj.

Ko ste pripravljeni na ustvarjanje glavnega dokumenta, pogovorno okno Merge omogoča uporabniku, da identificira in popravi posamezne napake, preden se pojavijo. Ko je vse preverjeno, lahko brez težav pritisnete gumb »Spoji«. Če se želite povezati preko e-pošte, boste pozvani, da namestite poštni program (če ga nimate nameščenega).

V primeru, da pride do napake med združevanjem, to označuje nepravilno določeno polje v tujem dokumentu ali pa so uporabljeni podatki predstavljeni v nepodprti obliki. Zato je treba ta postopek ponovno pregledati.

Na splošno Excel (delo s pivotalnimi tabelami, v katerih razmišljamo) omogoča ne le izvedbo sorazmerno kompleksnih analiz kupne moči, temveč tudi ustvarjanje napovedi, ki temelji na njih.