Delo s tabelami Excel: navodila po korakih, funkcije in priporočila

Večina uporabnikov računalniških sistemov, ki temeljijo na operacijskem sistemu Windows z nameščenim paketom Microsoft Office, se zagotovo soočajo z aplikacijo MS Excel. Pri začetnikih program povzroča nekatere težave pri obvladovanju, vendar dela v Excelu s formulami in tabelami ni tako zapletena, saj se zdi na prvi pogled, če poznate osnovna načela v aplikaciji.

Kaj je Excel?

V bistvu je Excel polnopravni matematični stroj za izvajanje množice aritmetičnih, algebrskih, trigonometričnih in drugih bolj zapletenih postopkov, pri čemer uporablja več osnovnih podatkov, ki niso vedno pomembni za matematiko.

Delo s tabelami Excel pomeni uporabo obsežnejših priložnosti s kombiniranjem in izračunom ter s preprostim besedilom in večpredstavnostnimi informacijami. Toda v izvirni obliki je bil program ustvarjen ravno kot močan matematični urednik. Nekateri pa najprej sprejmejo program za določen kalkulator z naprednimi funkcijami. Najgloblja zamegljenost!

Delo v Excelu z mizami za začetnike: prvi uvod v vmesnik

Najprej, po odprtju programa, uporabnik vidi glavno okno, ki vsebuje osnovne kontrole in orodja za delo. V poznejših različicah se ob začetku aplikacije pojavi okno, ki vas pozove, da ustvarite novo datoteko, imenovano »Knjiga 1«, ali pa izberite predlogo za nadaljnje ukrepe.

Delo s preglednicami Excel za začetnike v prvi fazi seznanitve s programom je treba omejiti na ustvarjanje prazne tabele. Za zdaj upoštevajte glavne elemente.

Glavno polje je tabela sama, ki je razdeljena na celice. Vsak ima oštevilčevanje, zahvaljujoč dvodimenzionalnim koordinatam - številko vrstice in oznako črke stolpca (na primer, vzemite Excel 2016). Takšno oštevilčevanje je potrebno, da se jasno določi celica s podatki v formuli odvisnosti, na kateri se bo izvedla operacija.

Zgoraj, tako kot pri drugih pisarniških aplikacijah, je glavna menijska vrstica, in tik pod - orodje. Pod njim je posebna vrstica, v katero se vnesejo formule, in okno z koordinatami trenutno aktivne celice (na kateri se nahaja pravokotnik) lahko vidimo nekoliko levo. Spodaj je plošča listov in drsnik vodoravnega pomika, pod njim pa so gumbi preklopa vrste in skaliranja. Na desni je navpični trak, ki premakne list navzgor / navzdol.

Osnovne vrste vnosa podatkov in preproste operacije

Najprej se domneva, da bo delo v Excelu s tabelami, ki se bodo začele uporabljati, obvladovale znane operacije, na primer v istem besedilnem urejevalniku Word.

Kot ponavadi lahko miza opravi kopiranje, rezanje ali lepljenje podatkov, vnaša besedilo ali številčne podatke.

Toda vnos je nekoliko drugačen od tistega, ki ga proizvajajo urejevalniki besedil. Dejstvo je, da je program na začetku konfiguriran tako, da samodejno prepozna, kaj uporabnik predpisuje v aktivni celici. Če na primer vnesete vrstico 1/2/2016, bodo podatki prepoznani kot datum in v celici namesto vnesenih številk se bo datum prikazal v poenostavljeni obliki - 01.02.2016. Sprememba oblike zaslona je lahko precej preprosta (nekaj minut bomo tu ustavili).

Enako velja za številke. V poljubne številčne podatke lahko vnesete celo poljubno število decimalnih mest in bodo prikazane v obliki, v kateri so vsi uporabljeni za ogled. Toda, če je vneseno celo število, bo predstavljeno brez mantise (decimalna mesta v obliki ničel). To je mogoče tudi spremeniti.

Toda, ko je vnos podatkov končan, se mnogi uporabniki novic poskušajo premakniti v naslednjo celico s pomočjo puščičnih tipk (tako da se lahko to naredi v tabelah Word). In to ne deluje. Zakaj? Da, samo zato, ker se delo s preglednicami Excel razlikuje od besedilnega urejevalnika Word precej znatno. Prehod se lahko izvede s pritiskom na tipko Enter ali z nastavitvijo aktivnega pravokotnika na drugo celico z levim miškinim klikom. Če pritisnete Esc, potem ko vnesete nekaj v aktivno celico, bo vnos preklican.

Dejanja s listi

Delo s ploščami na začetku težav ne bi smeli imenovati. Na spodnji plošči je poseben gumb za dodajanje listov, po kliku, na kateri se bo nova tabela pojavila s samodejnim preklopom na njo in nastavitvijo imena (»List 1«, »List 2« itd.).

Z dvojnim klikom lahko aktivirate preimenovanje katere koli od njih. Prav tako lahko uporabite meni z desno miškino tipko, če želite odpreti dodatni meni, ki ima več osnovnih ukazov.

Formati celic

Najpomembnejše je, da je celični format eden od osnovnih pojmov, ki določa vrsto podatkov, ki se bodo uporabljali za prepoznavanje njene vsebine. Urejanje oblike lahko pokličete s pomočjo menija z desnim klikom, kjer je izbrana ustrezna vrstica ali s pritiskom na tipko F2.

Okno na levi prikazuje vse razpoložljive formate, na desni strani pa so prikazane možnosti za prikazovanje podatkov. Če pogledate primer z zgoraj prikazanim datumom, se kot oblika izbere »Datum« in želeni pogled je nastavljen na desni (na primer 1. februar 2016).

Za izvajanje matematičnih operacij lahko uporabite več formatov, vendar v najpreprostejšem primeru izberite numerični format. Na desni strani je več vrst vnosa, kazalec na število znakov v mantisi po zarezi in polje za nastavitev ločila skupin številk. Z uporabo drugih numeričnih formatov (eksponentne, delne, denarne, itd.) Lahko nastavite tudi želene parametre.

Privzeto je za avtomatsko prepoznavanje podatkov uporabljena skupna oblika. Toda, ko vnesete besedilo ali več črk, lahko program spontano pretvori v nekaj drugega. Zato, da vnesete besedilo za aktivno celico, morate nastaviti ustrezen parameter.

Delo v Excelu s formulami (tabele): primer

Nazadnje, nekaj besed o formulah. In najprej, poglejmo primer vsote dveh številk v celicah A1 in A2. V aplikaciji je gumb za samodejno seštevanje z nekaterimi dodatnimi funkcijami (izračun aritmetične sredine, največje, najmanjše, itd.). Dovolj je, da aktivno celico nastavite v isti stolpec spodaj, in ko izberete znesek, se bo samodejno izračunal. Ista dela za vodoravno locirane vrednosti, vendar mora biti aktivna celica za vsoto nastavljena na desno.

Toda formula je mogoče vnesti ročno (delo s tabelami Excel tudi pomeni takšno možnost, če ni zagotovljeno samodejno dejanje). Za naj bi enak znesek v vnosni vrstici, da se izenačijo in predpiše delovanje A1 + A2 ali SUM (A1-A2), in če želite določiti vrsto celic, uporabite obrazec po enačaj: (A1: A20), po katerem se bo sešteje vsoto vseh številk v celicah od prvega do dvajsetega vključujočega.

Risanje grafikonov in diagramov

Delo s tabelami Excel je zanimivo tudi zato, ker vključuje uporabo posebnega avtomatiziranega orodja za načrtovanje diagramov odvisnosti in diagramov na podlagi izbranih obsegov.

Če želite to narediti, na plošči obstaja poseben gumb, po katerem lahko izberete vse parametre ali želeni pogled. Po tem bo diagram ali graf na sliki prikazan kot slika.

Povezovanje, uvoz in izvoz podatkov

V programu je mogoče tudi vzpostaviti podatkovne povezave na različnih listih, uporabiti navzkrižne reference na datoteke drugačne oblike ali predmete, ki so na strežnikih na internetu, in na številne druge dodatke.

Poleg tega se datoteke Excel lahko izvozijo v druge oblike (na primer v PDF), kopirajo podatke iz njih itd. Toda sam program lahko odpre datoteke, ustvarjene v drugih aplikacijah (oblike besedila, podatkovne baze, spletne strani, dokumenti itd.).

Kot vidite, so možnosti urednika skoraj neomejene. In, seveda, nimajo dovolj časa, da bi jih opisali. Tukaj so samo začetne osnove, toda zainteresirani uporabnik bo moral prebrati informacije o ozadju, da bi program obvladal na najvišji ravni.