Kako napišem odgovor na zahtevek?

V sodobnem svetu nenehno moramo sodelovati z drugimi ljudmi. To se zgodi pri nakupu blaga, naročanju storitev, ki izpolnjuje lastne obveznosti. Komuniciranje ni le med fizičnimi, ampak tudi pravnimi osebami. Na žalost ni vse, kar gre gladko, zato ima nezadovoljena stranka pravico braniti terjatev, da bi branila svoje pravice. Če tak znak nezadovoljstva prejme od stranke ali poslovnega partnerja, mora podjetje napisati odgovor.

Običajno je odgovor na zahtevek napisan v pisni obliki, v prosti obliki in njegov slog mora biti podoben pritožbi samemu. Naslov je treba nasloviti neposredno na vlagatelja. Pri določanju naslovne pošte v zahtevku se odziva pošilja ravno na njej. Dokument podpiše prejemnik. Vsebina besedila mora jasno navajati položaj krivca in v prvi vrstici navajati, ali se strinja s predstavljenimi pritožbami ali ne.

Če odgovor na zahtevek vsebuje sporazum z zahtevami prosilca, mora prejemnik izpolniti zahtevek. V odzivu je treba navesti, ali bodo zahteve v celoti izpolnjene ali delno izpolnjene. Zagotoviti je treba tudi informacije o času in vrstnem redu njihovega zadovoljstva. Vlagatelja je mogoče zaprositi in odložiti, če trenutno niso možna vsa navodila.

Predpostavimo tudi, da se prejemnik ne strinja z zahtevami prosilca. Potem mora odgovor na zahtevek odražati njegov pravni položaj. Določene dokumente lahko predložite kot dokaze, na primer izjave banke o plačilu zaostankov. V nekaterih primerih ne morete niti odgovoriti. Takšna molka se šteje kot ugovor in zavrnitev izpolnjevanja določenih obveznosti. Toda če pogodba določa, da se odsotnost odgovora nasprotne stranke šteje za sporazum, bo tišina pomenila, da se prejemnik strinja z ukrepi, opisanimi v zahtevku.

Trgovine so najtežje. Konec koncev, bolj pogosto kot kdorkoli drug, morajo napisati odgovor na kupčev zahtevek. Slednji lahko izrazi svoje nezadovoljstvo v knjigi pritožb, pošlje podjetju e-pošto in napiše zahtevek na posebni spletni strani. Karkoli je bilo, vendar morate v vsakem primeru odgovoriti na odgovor kupca. Rok za odziv na zahtevek je običajno največ 10 dni od prejema.

Odzivno pismo je treba premisliti zelo dobro, tako da se pomirja in zadovolji nezadovoljenemu odjemalcu in ga še bolj ne jezi. Nikoli ne bi smeli izgovarjati, kaj šele ugotoviti, da je kupec v nezadovoljstvu ali počasnosti kriva za to, kar se je zgodilo. Ne smemo pozabiti, da je to oseba, ki plača družbi svoj denar, kar pomeni, da je prav v vsem. Tudi ena negativna povratna informacija, ki jo je pustila jezen odjemalec, ne more opozoriti na deset ducat potencialnih kupcev.

Odgovor na zahtevek mora biti sestavljen v vljuden in pravilen obliki. Če je pritožba poštena, se morate prosilcu takoj opravičiti, mu zahvaliti za posredovane informacije in poskušati rešiti njegove zahteve. Prav tako je vredno obvestiti kupca o sprejetih ukrepih, kar bo omogočilo, da se izognemo nadaljnjim neprijetnim trenutkom.