Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti. Poslovno pismo: vzorec. Kako poslati e-pošto po e-pošti

V zadnjih desetih letih je poslovna korespondenca z elektronsko pošto pridobila izjemno priljubljenost in postala eden od glavnih načinov poslovnega komuniciranja. Danes je težko najti osebo, ki ne bi uporabljala e-pošte v praksi medosebnih komunikacij. Kljub temu se mnogi ljudje danes sprašujejo: kako poslati e-pošto po elektronski pošti

Ta članek opisuje pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti, praktični nasveti predstavljeni v članku pa bodo pomagali pri učenju pravilnega poslovnega komuniciranja pri sestavljanju e-pošte.

Mnogi začnejo svoj delovni dan s preverjanjem poštnega nabiralnika za nova sporočila. Ampak, k velikemu obžalu, kljub razširjenosti tega načina izmenjave informacij, mnogi ne vedo, kako pravilno uporabljati jezik poslovne korespondence in sprejemati e-pošto za neformalni način komuniciranja.

Zaradi hitrosti dostave e-pošte pa omogoča izmenjavo pomembnih uradnih dokumentov, obrazcev, aplikacij, vendar je tu ljudje delajo napake pri pošiljanju e-pošte. Zelo pogosto se zgodi, da pri pripravi izmenjavo e-pošte z vsemi datotekami naslovnik iz kakršnih koli razlogov ne predstavljajo spremljajoče eseje in ne ustreza temo, ki bi lahko otežila delo prejemnikov. Namen tega članka odgovoriti na vprašanje: kako poslati e-pošto, in da upošteva vsa pravila poslovanja pisno komuniciranje s pomočjo elektronske pošte?

Pri sestavljanju e-pošte je treba izpolniti vsa predložena polja

Pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja pisma, da izpolni vsa polja, navedena v e-pošti, kot je naslov in ime prejemnika in pošiljatelja pisma. Bodite prepričani, da opišete temo, ki na kratko opiše bistvo poslane črke. Zelo pogosto je iz pravilno opisane teme odvisna usoda poslane črke in hitrost rešitve problema, ki je v njej navedena. Poslovna e-pošta se mora začeti z voščilnico - ta preprost prikaz spoštovanja do prejemnika je zelo pomemben v korespondenci. Po pozdravu je treba slediti besedilu, ki se imenuje "telo črke", na koncu pa ostane še podpis, na primer "S spoštovanjem, Brisov Petr Ivanovič".

Pozdrav v poslovno korespondenco

Na tej točki je vredno poudariti vašo pozornost, saj je gesta spoštovanja zelo pomembna v katerem koli vidiku poslovnih komunikacij. Najboljši pozdravni stavek je "Dober dan" ali "Pozdravljeni". Izvajanje poslovne korespondence po elektronski pošti omejuje pošiljatelja z uporabo besednih zvez "Dober večer" ali "Dobro jutro", ker lahko prejemnik prebere pismo veliko kasneje kot ga prejme. Prav tako ni pravilna za uporabo pri pozdravu izrazov v govornem jeziku, ki se uporabljajo v neformalna komunikacija.

Po besedah ​​ali frazi pozdrav, se morate obrniti na prejemnika z imenom in patronymic, in če ime ni znano pošiljatelju, lahko preskočite ta trenutek. Po pozdravni besedi lahko nadaljujete na izjavo o namenu pisma.

Priložene datoteke v poslovni korespondenci po elektronski pošti

Če je glavni namen pisma ni le pisna pripoved in izjava o vsebini zadeve, ampak tudi pošiljanje datoteke, je bolje, da pošljete poslani predmet najprej. Pogosto se zgodi, da je veliko pošiljateljev zaradi neutemeljenosti, ki je v besedilu pisma navedlo bistvo vprašanja, pozabiti priložiti potrebno naložbo. Takšna malomarnost lahko negativno vpliva na poslovni ugled pošiljatelja poslovnega pisma.

E-poštni naslov mora biti prepoznaven in jedrnat

Pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja, da ima prepoznavno elektronsko ime, ki mora vsebovati pravo podatke o imenu pošiljatelja. Zelo ne laconski in neumni izgledajo uradne črke in naslovi, če elektronski naslov navaja neformalne izraze ali besede, na primer elektronski naslov "limon_petya". Za odrasle izgleda zelo nevzdržno. Če želite opravljati poslovno korespondenco, je bolje ustvariti ločeno e-poštno sporočilo in slediti e-poštni pošti poslovne korespondence.

Uporaba funkcije hitrega odgovora (Response), da se odzove na prej prejete e-pošte

Funkcija odgovora ali odziva (v skrajšani obliki, kot izgleda Re :), pomaga uporabniku hitro odzvati na predhodno poslana sporočila od pošiljatelja. Ta funkcija ima tudi univerzalno priložnost za branje prejšnje korespondence s sogovornikom za dano temo. Toda pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja, da preimenuje predmet poslovnega pisma, če se med korespondenco bistvo razprave spremeni.

Preden pošljete poslovno pismo, morate preveriti črkovanje in ločila

E-pošta poenostavlja izmenjavo informacij, vendar poslovna korespondenca ne sme zanemariti pravil ruskega jezika, ker lahko malomarnost storjene napake vpliva na pooblastilo pošiljatelja. Preden pošljete pismo, morate večkrat pregledati besedilo in skrbno preveriti, ali so prisotne napačne in ločilne napake. Veliko e-poštnih odjemalcev ima funkcijo preverjanja črkovanja, zato bodite pozorni na besede, ki jih podaja rdeča črta. Če ste v dvomih glede pravilnosti črkovanja, morate po internetu zaprositi za pomoč ali preveriti črkovanje s slovarjem za črkovanje.

Ciljno polje je treba izpolniti na zadnjem mestu

Da bi se izognili pošiljanju nedokončanih ali neurejenih sporočil, je treba naslovu prejemnika poslovnega pisma vnesti v zadnjem trenutku pred pošiljanjem. To pravilo je vključeno tudi v osnove poslovne korespondence po elektronski pošti. Dogodek se zgodi, da ko je polje prejemnika vneseno, lahko e-pošta ponudi seznam prej uporabljenih prejemnikov, pri tem pa se mora pozornost usmeriti tudi na to, da ne bi napačno poslala prevedenega poslovnega pisma zunanjemu naslovniku.

Oblikovanje poslovnega pisma

Pravila za strukturiranje besedila ne veljajo le za nosilce papirja, temveč tudi pravila za poslovno korespondenco po elektronski pošti. Uporabnik ni vedno primeren za branje velikih količin besedilnih sporočil na zaslonu. Za poenostavitev te točke je treba besedo razbiti v logično ustvarjene majhne odstavke in ne dovoliti zapletenih stavkov v besedilu poslovnih pisem. Optimalna dolžina enega stavka v poslovnem pismu ne sme biti več kot petnajst besed.

Bistvo poslovnega pisma je treba navesti na podlagi zaslug

Poleg predmeta poslovnega dopisa mora prejemnik zanimati jasno opredeljeni prvi in ​​drugi stavek glavnega besedila. Pošiljateljeva naloga je na začetku pisma navesti bistvo problema ali vprašanja, na katero se obrne na prejemnika. V prvem stavku je treba navesti namen, za katerega je poslano poslovno pismo. Vzorec: "Obveščamo vas, da se termini obveznosti iz pogodbe št. 45 z dne 02/01/2017" o dobavi razsutega materiala "končajo. Če želite obnoviti pogodbo, morate vložiti drugi paket dokumentov. " Zaradi tega cilja ima prejemnik priložnost razumeti glavno idejo poslovnega pisma. Če je besedilo črke preveliko, potem je bolje uporabiti funkcijo priloge predmeta kot prilogo v obliki besedilnega dokumenta, vendar z besedilnim poljem pustite spremljevalni esej, ki osvetljuje poslovno črko. Vzorec: »Poslali vam bomo elektronsko kopijo dopisa družbe Makstroy LLC za vašo referenco. Prosimo vas, da obvestite svojo odločitev o podaljšanju pogodbe št. 45 z dne 02/01/2017 "O dobavi neobdelanih materialov" do časa, določenega v pismu. "

Na vsakem poslovnem e-poštnem sporočilu je treba odgovoriti

Obstajajo negativni primeri poslovnega dopisovanja, kadar prejemnik ne upošteva poslovnega pisma iz kakršnih koli razlogov. Včasih se lahko dejansko pojavijo primeri, ko odgovora ni mogoče dati zaradi določenih situacij, na primer čas, na katerega se lahko reši problem, lahko traja več dni ali prejemnik je v procesu razmišljanja in ne more takoj odgovoriti na postavljeno vprašanje. V tem primeru bi bilo treba kratek komentar o tem, na primer, "Zdravo, Peter Ivanovich. Prejel sem vaše pismo, vendar do danes mi je težko odgovoriti, ker se moram posvetovati z višjim vodstvom. To težavo bom prijavil izvršnemu direktorju naše družbe in uradno odgovoril do konca tedna. S spoštovanjem, vodja prodaje, Belov Ivan Gennadievich. "

Treba je spomniti, da če odgovor ne bi bil dan v treh delovnih dneh, se lahko tišina prejemnika poslovnega pisma oceni kot ignoriranje in zavrnitev komuniciranja s pošiljateljem.

Pri sestavljanju odzivnih pisem je treba odgovoriti na vsa vprašanja

Če pismo, poslano prejemniku, nosi vprasalnik, potem je treba pri pisanju pisma odgovoriti na vprašanja v vrstnem redu, ki je prisoten v prejetem besedilu poslovnega pisma. Če so bila vprašanja postavljena, pošiljatelj upa, da jim bo prejel konkretne odgovore. Ko pišete pismo, odgovori ne smejo biti oštevilčeni, pravkar morate navesti idejo. Da bi odgovorili na vsa postavljena vprašanja, morate večkrat prebrati prejeto poslovno pismo in v primeru, da je preveč vprašanj, je bolje, da jih napišete ločeno, da preprečite prehod. Če na nekatera postavljena vprašanja ni mogoče odgovoriti, je treba poudariti, da v tem trenutku iz nekega razloga ni mogoče odgovoriti.

Ne zlorabljajte okrajšav, čustvenega oblikovanja in velikih črk

Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, kjer je razredčen pošiljateljev, s pomočjo neformalne znake v obliki nasmehov. Njihova uporaba je priljubljena v socialne mreže, vendar pravila poslovne korespondence ne pozdravljajo takšne izkazovanje čustev, ker prejemnik ne more vedeti, svojo pravo vrednost, in jih sprejeti kot nerazumljivo, da mu je niz ločila napak.

Prav tako je treba zavrniti pisanje besedila z velikimi črkami. Na internetu je niz besed, napisanih z velikimi črkami, imenovani "križanje fraze", pogosteje pa take fraze nosijo negativno barvo. Prejemnik pri branju elektronskega poslovnega pisma lahko takšno pisavo šteje negativno, kar bo imelo škodljiv vpliv na dojemanje pomena. V primeru, da je poslovno pismo potrebno poudariti pomen točke, bolje izkoristiti uvodnih stavkov, na primer, "Prosimo, upoštevajte, da morate zagotoviti paket dokumentov za podaljšanje pogodbe najkasneje do 10/02/2017 leto," ali "Upoštevajte, da dokumente za podaljšanje pogodbe je treba vložiti do 10.02.2017. "

Ne pošiljajte občutljivih podatkov prek e-pošte

Če želite prenesti osebne ali zaupne podatke, je bolje, da zapustite e-poštna polja, saj obstaja nevarnost, da jih napadalci napadajo za uporabo v svoje lastne namene. Takšne informacije lahko vključujejo: telefonske številke, gesla, kreditnih kartic, osebnih bančnih računov, itd Pomembno je, da se spomnimo, da se podatki, shranjeni na mail sredstvo strežnika in v primeru taksist lahko ukradejo ...

Na koncu pisma mora biti podpis pošiljatelja

Kot je bilo že omenjeno, mora vsako poslano pismo vsebovati poseben podpis. Pogosto razvijalci nabiralnikov uvajajo funkcijo blokov podpisa, v katero lahko vnesete podatke o pošti, imenu in telefonski številki za stike. Nato bo ta blok samodejno prikazan na koncu vsake črke, kar bo poenostavilo tipkanje. Pomembno je, da pravilno sestavite podpis, tako da ima prejemnik ob odgovoru na pismo možnost, da pravilno pošilja pošiljatelja. Primer podpisa bi lahko bil takšen: "S spoštovanjem, Vodja prodajnega oddelka Petrov Nikolaj Aleksandrovič, +79810000000 ".

Sklepi sklepamo, da je za razumevanje, kako voditi poslovno korespondenco po elektronski pošti, vam ni treba naučiti dodatnih in zapletenih elementov. Treba je le upoštevati osnovna pravila etikete in spoštovati norme ruskega jezika.