Baza podatkov v Excelu: značilnosti ustvarjanja, primeri in priporočila

Excel je zmogljivo orodje, ki združuje najbolj uporabne in uporabne funkcije za uporabnike. Ti vključujejo grafi, tabele, grafikone, računovodstvo, izračun, izračun različnih funkcij in tako naprej. Iz tega članka se učimo, kako ustvariti bazo podatkov v Excelu, za kar je potrebno, in kakšen nasvet nam bo pomagal olajšati delo.

Kaj je zbirka podatkov?

To je posebna struktura, ki vsebuje in shrani informativne materiale različnih namenov. Enostavno rečeno, to je niz organiziranih in porazdeljenih informacij. Koliko ljudi študira v razredu, njihovih značilnostih, rojstnih datumih in poročilih - vse skupaj predstavlja bazo podatkov. Povsod je potreben - v industrijskih in tehničnih podjetjih, v izobraževalnih in zdravstvenih ustanovah, v organih pregona in celo v javnih gostinskih obratih. Navsezadnje je seznam posod, njihovih receptov s kalorično vsebino in tudi opis tudi vsebnik podatkov.

Tu smo ugotovili. Zdaj morate ugotoviti, kaj je zbirka podatkov v Excelu in kako jo ustvariti.

Ustvari podatkovno skladišče v Excelu

Osnova, ki smo jo ustvarili, bo preprosta in brez kakršnih koli navdušenj. Pravi zbirki podatkov so precej okorni in predstavljajo velik informacijski sistem z notranjim "jedrom", ki ga sestavljajo številne vrstice kode in jih je napisal specialist.

Naše delo bo ena miza, v kateri bodo vse potrebne informacije. Preden začnete obravnavati vprašanje, kako izdelati bazo podatkov v Excelu, se morate naučiti posebnih izrazov, ki se uporabljajo pri interakciji z njim.

Horizontalne črte v oznaki lista Excel se ponavadi imenujejo zapisi in navpični stolpci po poljih. Lahko začnete delo. Odprite program in ustvarite novo knjigo. Nato v prvi vrstici morate zapisati imena polj.

Funkcije oblikovanja celic

Koristno je, če želite izvedeti, kako pravilno obliko vsebine celice. Če vaša zbirka podatkov v Excelu vsebuje kakršne koli denarne zneske, je bolje, da v ustreznih poljih navedete številčno obliko, kjer sta prikazani dve števki po vejici. In če nekje obstaja datum, potem izberite ta kraj in nastavite tudi ustrezno obliko. Tako bodo vsi vaši podatki pravilno obdelani in brez napak. Vse operacije s praznimi programskimi polji se izvajajo v kontekstnem meniju »Oblika celic«.

Pomembno je tudi ustrezno zasnova projekta. List, na katerem se nahaja projekt, mora biti podpisan, da se prepreči zmeda. Da bi sistem razlikovati med preprosto vsebino in naslovi ter podpisi, ga je treba nakazati, podčrtati ali krepiti, ne pozabiti pa jih postaviti na ločena, poenotena polja. To je vredno narediti za možnost uporabe orodij, kot so samodejno formatiranje in samodejni filter.

Kaj je AutoForm v Excelu in zakaj je to potrebno?

Ustvarjanje zbirke podatkov v Excelu - zasedba je težka in skrbna. Da bi uporabniku pomagali olajšati delo, lahko program ponudi samodejno polnjenje celic s predhodno določenimi podatki. Na primer, širina stolpca, višina črte, velikost in vrsta pisave, barva polja itd. - vse lahko z enim klikom omogoči avtomatsko oblikovanje, če je pravilno nastavljena. Priročno, kajne?

Določitev "glave" baze podatkov

Poleg tega ne pozabite na določitev prve vrstice. V programu Excel 2007 lahko to naredite na naslednji način: pojdite na kartico »Pogled« in nato izberite »Zaporni področji« in v kontekstnem meniju kliknite »Poveži zgornjo vrstico«. To je potrebno za določitev "zgornje meje" dela. Ker je zbirka Excel lahko dovolj velika, se pri pomikanju navzgor in navzdol glavne informacije izgubijo - imena polj, kar je neprimerno za uporabnika.

Ko je zgornja črta določena, v prihodnji podatkovni zbirki izberite prve tri vrstice in dodajte robove celic.

Nadaljevanje dela na projektu

Če želite nadaljevati z delom, morate navesti osnovne podatke, ki jih baza podatkov vsebuje v Excelu. Primer je naveden spodaj.

Recimo, da želimo ustvariti bazo zbranih sredstev staršev v šolskem skladu. Znesek zneska je neomejen in individualen za vsako osebo. Naj bo v razredu 25 otrok, zato bo ustrezno število staršev. Da ne bi zbirali zbirke podatkov z velikim številom zapisov, bi bilo vredno narediti spustne sezname, ki bodo skrile odvečne podatke in jih znova posredujejo, če jih potrebujejo znova.

Kako ustvarim spustne sezname?

Imena poljih kopiramo in jih prenesemo na prazen list, ki ga je treba za priročno klicati. Naj bo, na primer, "starši". Ko so podatki kopirani, pod njimi vpisujemo vse potrebne informacije v prazne celice.

Če želite bazo podatkov MS Excel omogočiti izbiro podatkov s spustnega seznama, morate ustvariti posebno formulo. Če želite to narediti, morate dodati vrsto vrednosti, imena, vse informacije o starših. Pojdimo na stran, na kateri so zapisani vsi podatki pod imenom "Starši" in za odpiranje imena odpremo posebno okno. V Excelu 2007 lahko na primer to storite tako, da kliknete »Formule« in kliknete »Dodeli ime«. Na področju imena, ki ga napišemo: FIO_delater_selection. Toda kaj naj napišejo na področju vrednostnega območja? Tukaj je vse bolj zapleteno.

Razpon vrednosti v Excelu

Obstaja več vrst vrednosti vrednosti. Območje, s katerim delujemo, se imenuje dinamično. To pomeni, da lahko vse imenovane celice v bazi spremenijo svoje meje. Njihova sprememba je odvisna od števila vrednosti v določenem obsegu.

Če želite dobiti dinamično območje, morate uporabiti formulo OFFSET. Ne glede na to, kako so bili podani argumenti, se vrne sklicevanje na izvirne podatke. Na spustnem seznamu, ki bo na koncu rezultat, ne sme biti ničelnih vrednosti. S tem preprosto odpravlja dinamično območje. Dajo jo dve koordinati celic: zgornje levo in desno dno, kot če na diagonali. Zato morate pozornost posvetiti kraju, kjer se začne vaša miza ali bolje, koordinate zgornje leve celice. Naj se plošča začne pri A5. Ta vrednost je zgornja leva celica območja. Zdaj, ko najdemo prvi element, ki ga najdemo, pojdimo na drugo.

Spodnja desna celica je definirana z argumenti, kot sta širina in višina. Vrednost zadnjega bo 1, prva pa bo izračunala formulo SČET3 (starši! $ B $ 5: $ I $ 5).

Torej, v obsegu polja vnesite = OFFSET (starši! $ A $ 5-0-0-DRŽAVE (starši! $ A: $ A) -1-1). Pritisnite tipko OK. V vseh naslednjih razponih se črka A spremeni v B, C in tako naprej.

Delo z zbirko podatkov v Excelu je skoraj popolno. Vrnite se na prvi list in ustvarite spustne sezname v ustreznih celicah. Če želite to narediti, kliknite prazno celico (na primer B3), ki se nahaja pod poljem »Matično ime«. Vhodne informacije. V oknu "Check Input Values" v zavihku z imenom "Parametri" pišite na "Source" = FIR_Prodiator_selection. V meniju »Vrsta podatkov« izberite »Seznam«.

Podobno se ukvarjamo z ostalimi polji, tako da spremenimo ime vira v ustrezne celice. Delo na spustni seznami skoraj končano. Nato izberite tretjo celico in jo raztegnite čez celotno tabelo. Baza podatkov v Excelu je skoraj pripravljena!

Videz baze podatkov

Lepa zasnova ima tudi pomembno vlogo pri oblikovanju projekta. Excel lahko ponudi različne načine za oblikovanje baze podatkov, da izbere uporabnika. Število barvnih shem je zelo bogato, zato morate izbrati pravo barvo po vaših željah. Poleg tega ni nujno, da celotno bazo podatkov izvedete v enem samem slogu, lahko barvate en stolpec v modrem, drugi v zeleni barvi itd.

Kako prenesti baze podatkov od Excel do Access

Excel ne more samo izdelati bazo podatkov. Microsoft je izdal drug izdelek, ki popolnoma obvladuje to težavno nalogo. Ime je Access. Ker je ta program bolj prilagojen za ustvarjanje zbirke podatkov kot Excel, bo delo v njej hitrejše in bolj priročno.

Ampak kako dobim dostopno bazo podatkov? Excel upošteva to željo uporabnika. To je mogoče storiti na več načinov:

• Izberete lahko vse informacije, vsebovane v delovnem listu Excel, kopirate in preneseš v drug program. Če želite to narediti, izberite podatke, ki jih želite kopirati, in z desno miškino tipko kliknite. V kontekstnem meniju kliknite Kopiraj. Nato preklopite na Access, izberite kartico »Tabela«, skupino »Pogledi« in varno kliknite gumb »Ogled«. Izberite postavko »Tablični način« in vnesite podatke z desnim klikom in izberite »Prilepi«.

• Lahko uvozite formatni list .xls (.xlsx). Odprite dostop tako, da zaprete Excel. V meniju izberite ukaz "Import" in kliknite na želeno različico programa, iz katerega boste uvozili datoteko. Nato kliknite »V redu«.

• Datoteko Excel lahko povežete s tabelo v Access. Če želite to narediti, v "Excelu" morate izbrati vrsto celic, ki vsebujejo potrebne podatke, in jih kliknite z desnim gumbom miške, nastavite ime območja. Shranite podatke in zaprite Excel. Odpri dostop, na zavihku z imenom Zunanji podatki, izberite Excel Spreadsheet in vnesite njegovo ime. Nato kliknite element, ki vas pozove, da ustvarite tabelo za komunikacijo z virom podatkov in navedite njegovo ime.

To je vse. Delo je pripravljeno!