Kaj je elektronski dokument?

Stopnja informatizacije danes zahteva prehod na "brezpapirno" pisarniško delo. Temelji na elektronskem dokumentu, ki je za razliko od tradicionalnih značilnosti številnih novih lastnosti in lastnosti. Do sedaj ni nobene enotne opredelitve tega pojava v zakonodaji ali v znanstvenem svetu Rusije.

Pojem "elektronski dokument" se je pojavil že v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja. Tako so začeli klicati "strojno berljive dokumente". Njihova posebnost je, da jih je treba ustvariti s pomočjo računalniška tehnologija in biti primeren za obdelavo na računalniku. Hkrati se obvezni predpise formalizirajo strogo v vrstnem redu, določenem za vse dokumente.

Elektronski dokument - ta predmet informacije, sestavljene iz dveh obveznih delov: 1) rekviziti (ime, podatki avtorja, čas, kraj ustvarjanja itd.) in elektronski digitalni podpis - 2) glavni del vsebine, vključno z besedilnimi, grafičnimi in numeričnimi podatki, obdelanimi v kot celoto.

Elektronski dokument mora biti podpisan kvalificiran elektronski podpis, zaradi česar je enakovreden papirju, podpisanemu z lastnimi rokami. Informacije so predstavljene v digitalni (elektronski) obliki. Podatke je mogoče zaznati z uporabo računalnikov, ki se prenašajo prek informacijskih in telekomunikacijskih omrežij ter obdelujejo v informacijskih sistemih. Po potrebi lahko tak dokument pridobi obliko vizualnega prikaza na zaslonu in na papirju.

Elektronsko upravljanje dokumentov - ta cikel elektronsko življenje dokumenti na podjetju (v organizaciji, podjetje) od njihovega prejema, sprememba stanja (dogovorjeno, vloženo v obvestilo, v delu, podpisano, zaprto itd.) pred odpisom v arhiv. Takšen potek dela se včasih imenuje "potek dela", ki označuje pretok dokumentov kot posamezen tok posameznih del v določenem poslovnem procesu. Vse elektronski sistem za upravljanje dokumentov vključuje programsko opremo, ki je potrebna za organiziranje in podporo življenjskega kroga teh dokumentov.

Elektronski pretok dokumentov in dokumentov na njegovi osnovi ima številne prednosti v primerjavi s tradicionalnimi. Zaposleni v organizaciji omogočajo, da nadzorujejo ne samo svoje delovno mesto, temveč celoten proces. Uporaba elektronskega arhiva je veliko bolj priročno kot papir. Dokument najdete v nekaj minutah, čas za njegovo usklajevanje in izvajanje se zmanjša. Na splošno je bolj ekonomičen kot papir. Obstaja kar nekaj elektronskih programov za upravljanje z dokumenti (Motiv, E1 Eufrat, DocsVision, 1C: Upravljanje dokumentov itd.).

Do zdaj obstajajo tuji izkusnje pri urejanju odnosov na področju elektronskega dokumenta v pravnem smislu. V Rusiji problem ureditve teh odnosov nikoli ni dobil zakonodajne rešitve, čeprav so bili poskušeni sprejeti ustrezni zakon (2005). Sprejem zakonodajnega akta o tem dokumentu je eno najnujnejših področij zakonodajne ureditve.