Pogoji shranjevanja dokumentov v organizaciji

V času gospodarske dejavnosti podjetje ali družba pridobi celoten arhiv vrednostnih papirjev, pomemben in ne tako pomemben. Taki poslovni dokumenti kot korespondenca s partnerji ali usklajevanje nepomembnih vprašanj o zaposlenih, spremljevalkah ali čestitkih na počitnicah so posebnega pomena.

Tisti, ki se nanašajo na izračun plač, dodelitev sredstev, zvezna ali lokalna, naročila in naročila v zvezi z imenovanjem in razrešitvijo, so med tistimi, ki morajo imeti obdobja shranjevanja dokumentov v organizaciji. Te pogoje določajo zakoni in notranja naročila Ministrstva za finance Ruske federacije. V tem primeru, to je naročilo 105 z dne 29.07.1983.

Kako je obračunavanje potrdila o prejemu in skladiščenju materialov, njihovo gibanje, seznam del pri preverjanju, popis, razmislek v računih, čas shranjevanja dokumente v organizaciji? Vsi ukrepi morajo imeti eno osnovo: vrstni red upravitelja, ki temelji na obtoku pravnega dokumenta.

Težko je izumiti nekaj in ni nujno, ker obstaja zakon, ki ga je treba izvajati. Načelo odgovornosti je dovolj preprosto: kdo je podpisal ukaz, je odgovoren za njegovo izvajanje.

Skladiščenje, arhiviranje in pogoji

Vso odgovorno dokumentacijo je treba vložiti v skladu s pogoji njenega nastanka. Za četrtino ali eno leto, odvisno od števila in prostornine. Majhno podjetje lahko hkrati pospravi več arhivov, medtem ko "debela" podjetja težko dajo dokumente za četrtino v enem ohišju.

Arhiv se ustvari neposredno v organizaciji, njeno ustanovitev pa tudi obdobje hranjenja dokumentov v organizaciji mora biti podprto s sklepom vodje o pogojih in vrstnem redu njenega nastanka. Ta določba, ki jo je razvilo vodstvo, in postane podlaga za vzdrževanje arhiva. Položaj je usklajen s pravili Rosarhivovega dela in če jih ne upošteva na vseh točkah, mora ustrezati njihovim osnovnim glavnim točkam.

Upoštevati je treba osnovne parametre vzdrževanja, prenosa, operacijskega postopka arhiva in drugih pomembnih pogojev. Za to je odgovorna glava. Vsem je jasno, zakaj je potrebno upoštevati pravila za shranjevanje dokumentov in ne dovoliti njihove izgube ali škode. V primeru inšpekcijskih pregledov se spori med organizacijo in davčnimi organi ter drugimi organi, če se prijavijo za delo potrdilo o plačah se bo treba sklicevati na dokumente iz arhiva.

Če ni organizacija same, arhiv lahko izda takšne dokumente in potrdila, da se izogne ​​nejasnim točkam. Ko so roki za hranjenje dokumentov v organizaciji izpolnjeni, lahko oseba mirno zaprosi za potrdilo ob upokojitvi.

Pogoji skladiščenja dokumente v organizaciji

Obstaja koncept strogega poročanja o poteku dela. Ti vključujejo zlasti tiste dokumente, ki se nanašajo na računovodske izkaze in oblikovanje davčno osnovo. Ti dokumenti so potrebni. Pogoji skladiščenja dokumentov na podjetju in v organizaciji (podjetju) so urejeni enako.

Določeno obdobje shranjevanja določenega dokumenta je navedeno v seznamu standardnih dokumentov (upravljanje), kjer so tudi določena obdobja za njihovo shranjevanje. Obstaja več drugih regulativnih naročil in aktov, ki odražajo rok uporabnosti poslovnih dokumentov. Za vsak dokument v okviru enega članka ni mogoče določiti posebnega obdobja shranjevanja. Če pa je to potrebno, lahko odprete seznam in od tam vzamete vse potrebne informacije. Lahko rečemo, da je minimalno obdobje hranjenja dokumentov 5 let in največ - 70.

Pogoji shranjevanja dokumentov v arhivu

Ko organizacija, podjetje ali podjetje zaključi svojo dejavnost in jo nato prekine, se razvrsti ves obtok dokumenta. Nepotrebni dokumenti imajo lahko kakršno koli usodo, po presoji uprave. Dokumenti, ki imajo rok trajanja od 5 do 70 let, je treba poslati v arhiv (shranjeni so toliko) ali se lahko deponirajo pri pooblaščencu. Dokumenti morajo biti vloženi, oštevilčeni, razstavljeni v oddelek ali strukturno enoto, prepleteni v skladu s kronologijo. Cover list morajo vsebovati informacije s popisom in mape izpolnjujejo osnovne zahteve:

• Listi v mapi, ki ne presega 250 kosov.
• Debelina mape ni večja od 40 mm.
• Seznam vsebovanih dokumentov v mapi.

Pri pošiljanju dokumentov v arhiv je sestavljena pogodba o prenosu in popis vseh prejetih dokumentov je sestavljen v dveh izvodih, od katerih eden ostane v organizaciji (od pooblaščenca) ali od osebe, ki jo zanima njegova ohranitev. Obe kopiji morata vsebovati podatke o prenosu dokumentov v arhiv, imeti podpis odgovorne osebe, ki je sprejela dokumente in pečat institucije.