Elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDS): kaj je to, značilnosti in priporočila

Pred nekaj leti so sistemi elektronskega upravljanja dokumentov govorili kot svetlo prihodnost. Danes se že aktivno uporabljajo v zasebnih in državnih podjetjih. Toda najpomembnejše je, da povpraševanje na SED nenehno narašča. Kakšen je sistem elektronskega upravljanja dokumentov in kako deluje, razmislimo o primeru sistemov, ki delujejo v Ruski federaciji.

Predpogoji

Da bi bolje razumeli delovanje programa EDS, je treba upoštevati osnovne koncepte in naloge. Ključni dejavniki so dejavniki, ki določajo izbiro določenega sistema.

Če lahko organizacija deluje v pogojih neformalnega upravljanja, potem ni potrebe po kroženju dokumentov. S prihodom poslovnih procesov je treba upravljati mehanizem s pomočjo urejene dokumentacije. Če se pravočasno ne ukvarjate z vrednostnimi papirji, se bodo začeli akumulirati in izgubiti.

Kot alternativa nosilcem papirja se uporablja posebna shema za shranjevanje datotek na strežniku. Toda traja tudi dolgo. Z rastjo obsega podjetja se povečuje potreba po shranjevanju in sinhronizaciji informacij.

Obstaja dilema: ali naj uporabijo stare nosilce informacij ali SED za shranjevanje informacij. Kaj je pomembno, elektronski sistem? Povečajte učinkovitost organizacije.

Gospodarski učinek

Učinkovitost je mogoče povečati na dva načina: zmanjšati stroške ali povečati rezultat. Dokumenti ESUD lahko hkrati dosežejo dva cilja. To pomeni, da uvedba sistema omogoča organizaciji, da porabi manj, temveč zaslužiti več.

Zmanjševanje stroškov se izvaja z zmanjševanjem stroškov papirja, neproduktivnim časom, pospeševanjem izmenjave informacij in spreminjanjem korporacijske kulture.

Če želite oceniti učinkovitost programa EDS, morate izračunati čas, porabljen za obdelavo papirnih dokumentov. Po ocenah svetovalnih družb takšne dejavnosti zasedajo 20% delovnega časa. V sistemu ruske birokracije to traja še več - 60% časa. Izvajanje ESUD bo te stroške zmanjšalo za vsaj 10-krat.

Pisarniško delo in obtok dokumentov

Ti dve izrazi sta medsebojno povezani. Pisarniško delo - to je izraz, ki označuje formalni sklop pravil za delo z dokumenti. Nekatere sisteme ESMS je mogoče prilagoditi pisarniškemu delu, vendar pa obstajajo tudi sistemi, na podlagi katerih se pisarniško delo že oblikuje.

Dokument je enota za shranjevanje informacij v ESUD. Obtok dokumentov je sestavljen iz različnih virov: drugih sistemov, aplikacij, e-pošte, vendar najprej iz optično prebranih nosilcev papirja. Zato so skenerji in druga oprema sestavni del SED. Sistem shrani vse dokumente, ohranja njihovo zgodovino, zagotavlja gibanje organizacije in z njimi izvaja poslovne procese.

V takšni podlagi je odločitev, navodila in red SED. Preko njih in jih upravlja organizacija. Vsak dokument je priložen "potrdilo". Niz polj v obliki je odvisen od vrste dokumenta. V sistemu se informacije hranijo kot baze podatkov za vsako polje takšne kartice.

Funkcije in naloge SED

Program dela je namenjen reševanju takšnih težav:

• sistematizacija dela z dokumenti.
• izdelava dokumentov s predlogami, njihova registracija skladiščenja;
• avtomatizacija računovodstva;
• razvrstitev dokumentov.

Podrobno preuči funkcije ESUD. Program delovni tok se uporablja za:

• ustvarjanje kart.
• besedilo dokumenta;
• shranjevanje podatkov v formatu pdf ali ms;
• upravljanje pravic uporabnikov dostopa;
• oblikovanje poti;
• kontrola gibanja dokumenta;
• distribucija obvestil, opomnikov;
• vzdrževanje revij, referenčnih knjig, klasifikatorjev;
• oblikovanje navodil;
• iskanje in podpisovanje dokumentov;
• oblikovanje poročil.

Sistemske funkcije vključujejo:

• oddaljeno delo z dokumenti;
• uporaba DBMS za shranjevanje podatkov;
• hkratno delo s SED;
• varnost s certifikati, črtne kode in personalizacija.

Prednosti in slabosti

Prehod na EDS ima več prednosti kot slabosti. Vendar pa lahko napačno organizirani projekt uniči vse prednosti avtomatizacije. Cilji izvajanja ESUD bi morali biti dosegljivi. Prednosti vključujejo:

• centralizirano strukturirano shranjevanje informacij;
• enak pristop pri oblikovanju in obdelavi dokumentov;
• uporaba predlog;
• iskanje;
• revizija dostopa.

Pomanjkljivosti vključujejo visoke začetne stroške in skrbno delo pri usposabljanju uporabnikov.

Postopki obdelave dokumentov

V sistemu EDS elektronski delovni tok poteka skozi več stopenj, med katerimi je določen določen objekt. Obdelava se izvaja ročno in samodejno. V drugem primeru določite:

• pogoji prehodov med stopnjami;
• ločevanje poti;
• obdelovalnih ciklov;
• začetek podprocesov, časovnikov, postopkov obdelave;
• Uporabniške vloge so opredeljene.

Vrste zdravljenja:

• Ustvarite dokument.
• Urejanje.
• Preimenovanje.
• Premikanje.
• Shranjevanje.
• Indeksiranje.
• Odstranitev.

Stroški za EDS

Pretok dokumentov ne more v celoti delovati brez licence, strežnikov, popolne nastavitve in usposabljanja vseh uporabnikov. Vsak od teh elementov zahteva veliko denarja. Poleg tega ne smemo pozabiti na integracijo SED z drugimi sistemi, posodabljanje podatkovnih zbirk in programske opreme, svetovanje pri tehnični podpori in drugih stroškov podpore.

Uvedba SED

Izvajanje projekta lahko traja več mesecev. Proces je odvisen od števila procesov dokumentacije in od finančnih, organizacijskih in virovskih priložnosti. Izvajanje se izvaja v skladu z naslednjim algoritmom:

• oblikovanje delovne skupine, opredelitev vodje;
• opredelitev ciljev in ciljev;
• preverjanje obstoječih procesov dokumentacije;
• razvoj tehničnih specifikacij;
• izbira SED;
• sklenitev pogodbe za izvajanje EDS;
• razvoj in odobritev delovnih predpisov;
• preverjanje začetnega polnjenja imenikov;
• predhodni test EDS;
• usposabljanje osebja;
• testiranje izvajanja SED;
• analiza rezultatov preskusov;
• popravek napak;
• polno izvajanje SED.

Napake pri izvajanju

Posebno pozornost je treba nameniti tistim postopkom, v katerih je potreben papirni dokument. Glavna napaka je podvajanje papirnega dokumenta z elektronskim dokumentom. To otežuje delo in povzroča negativen odnos do avtomatizacije. Nihče ne plača za dvojno delo. Treba je graditi avtomatizacijske procese brez podvajanja. Druga napaka je nepripravljenost osebja. Pogosteje kot novi procesi se zaznavajo kot sovražni. Zato je zaposlenim treba razložiti, zakaj se EDS sploh izvaja, tako da so se zavestno približali učnemu procesu.

Tehnologije shranjevanja dokumentov

V EDS je elektronski delovni tok sestavljen iz atributov, na podlagi katerih poteka iskanje, razvrščanje, združevanje in poročanje. Včasih je dokument ustvarjen iz predloge, včasih s prenosom podatkov iz baze podatkov. Atributi so shranjeni v tabelah. Sama datoteka se postavi v mapo za shranjevanje, informacije iz njega v imenik DBMS. Dostop do podatkov dobijo samo uporabniki sistema ERMS.

Kaj je pregledovanje toka?

Pretok dokumentov s poznejšo namestitvijo njihovih vzorcev v arhivu se izvaja s pomočjo optičnih bralnikov. V postopku skeniranja je mogoče na dokumentu samodejno ustvariti črtno kodo in jo registrirati v bazo podatkov, nato pa jo usmeriti po določeni poti.

Prepoznavanje optičnega besedila

Ta elektronski sistem za upravljanje dokumentov SED pretvori elektronsko sliko dokumenta v obliki fotografije ali jpeg v obliko besedila. Hkrati se posebna programska oprema uporablja kot samostojna aplikacija ali integrirano ESCOM.BPM v ESUD. Kaj je ESCOM.BPM? To je program za prepoznavanje dokumentov, natipkanih v različnih pisavah. Vendar je treba opozoriti, da imajo samostojne aplikacije več možnosti in celo prepoznati rokopisno besedilo.

Bar kodiranje

Ta tehnologija nudi niz postopkov za ustvarjanje in risanje grafične črtne kode na dokumentu. S sistemskim strežnikom se ustvari edinstvena črtna koda. Zagotavlja tudi identifikacijo dokumenta, hitro iskanje v zbirki podatkov in distribucijo v krajih shranjevanja. Pri registraciji dokumenta je na etiketi natisnjena črtna koda, ki ustreza številki elektronske kartice. Prilepen je na papirno različico dokumenta.

EDS

Digitalni podpis vam omogoča, da se prepričate, da je dokument pravilen in da so podatki nespremenjeni. Podpisovanje poteka s pomočjo ponudnika kriptov in ključa za certifikat programske opreme. Slednja je datoteka v posebni obliki, ki se regenerira v centru za izdajo licenc. Da bi zagotovili varnost informacij, morate certifikat hraniti na pametni kartici ali tipki I-Token. Zaščiteni so s PIN-om. Če je PIN večkrat vnesen nepravilno, se potrdilo samodejno blokira.

Iskanje celotnega besedila in atributa

Iskanje atributov se izvaja v posebni obliki na več vrednosti iz polj kart. Na primer, kriterij "nasprotna stranka" omogoča iskanje podatkov v polju "prejemnik" ali "pošiljatelj". V tem primeru sistem primerja vnesena merila s podatki v karticah in v rezultat vnaša tiste karte, za katere so tekle tekme. Iskanje poteka ob upoštevanju točnega ali delnega naključja.

Iskanje celotnega besedila poteka v skladu s podatki v samem dokumentu, vključno z besednimi obrazci preko vgrajenih orodij DBMS, kot so MS SQL SERVER, ORACLE. Za popolno iskanje je treba datoteke vnesti v bazo podatkov v formatu dokumentov (doc), tabelah (xls), predstavitvah, sporočilih.