Kaj je dokument? Vrste organizacijskih dokumentov. HR upravljanje

Izdelava papirja obravnava vsako zasebno in državno podjetje. Brez nje je preprosto nemogoče voditi evidenco. Pri delu se pogosto uporabljajo koncepti, kot so "normativni", "okvirji", "obrazci", "vzorci", "dokumenti". Vrste dokumentov so razdeljene na več vrst, odvisno od namena. Razmislimo o osnovnih od njih, in podrobneje se bomo ustavili na delovnem mestu osebja.

Računovodstvo

Dejavnost katere koli organizacije je brez dokumentarne spremljave nemogoča. Poleg posebnih računovodskih in kadrovskih dokumentov obstaja še več drugih. Vsi so razdeljeni na določene vrste in imajo ustrezno vrsto. Razmislite, kaj pomeni pojem "dokument". Vrste dokumentov katere koli vsebine so zelo podobne med seboj zaradi prisotnosti istih elementov. Podatki, formalizirani v skladu z enotnimi zahtevami, omogočajo sistematizacijo podatkov in bistveno poenostavljajo dejavnost organizacije. Spodaj je seznam atributov, ki so prisotni v glavnih dokumentih organizacije, ne glede na to, ali so v papirni ali elektronski obliki.

Potrebni elementi dokumenta

Vse izdane regulativne informacije morajo ustrezati posebnim zahtevam videza in vsebine. Dokument mora vsebovati več atributov:

- Datum. Pomembnost informacij predstavlja ta glavni kazalnik.

- Številka. Običajno se oblikuje v skladu z odobreno nomenklaturo ali se lahko neposredno spremeni skupaj z drugimi kazalniki, na primer datumom.

- Ime telesa, ki je ustvaril dokument. Praviloma se ti podatki v eni organizaciji ne spreminjajo, navede se samo strukturna pripadnost.

- Tiskanje. Njena odsotnost na dokumentu je nesposobna. V večini primerov je na dokumentu ta element neločljivo povezan z naslednjim atributom.

- Podpis. Potrjevanje informacij na ta način je glavna potrditev pravilnosti podatkov. Toda priročnik ali elektronski "kap" uradnika na dokumentu ni dovolj. Uradni začetek veljavnosti v večini primerov poteka le, če je pečat.

- Žig. Nima pravne veljave kot pečat. Vsebuje informacije o ime organizacije in njegove zahteve. Njen glavni namen pa je snemanje podatkov, poslanih z datumom in serijsko številko.

Oblike dokumentov za interakcijo z drugimi organizacijami

Vse informacije, ki prihajajo iz zunanjega okolja iz te organizacije, je treba upoštevati in se običajno imenujejo odhodne korespondence. Glavni atributi na takih dokumentih so žig, žig in podpis. Navedeni datum je registriran v posebnih revijah, zaradi česar se sistematizira računovodstvo. Glavne oblike dokumentov za interakcijo z drugimi organizacijami vključujejo poslovna pisma, pritožbe, pritožbe. Obračunavanje prejema takih listin kot vhodne korespondence se opravlja tudi v obliki registracije z dodelitvijo datuma in številke.

Notranji dokument. Vrste dokumentov, ki urejajo dejavnosti organizacije in odnose z zaposlenimi

Odsev interakcije znotraj podjetja se kaže v eni od vrst prometa in obveščanja:

1. Notranji regulativni in trenutni dokumenti. Ti vključujejo akte, naročila, zapisnike in druge dokumente, ki urejajo in odražajo dejavnosti organizacije.

2. Vrsta papirja "organizacija-delavec". Vsak od njih se lahko imenuje splošni koncept "osebnega dokumenta". Vrste dokumentov za računovodstvo osebja so razdeljene na dve vrsti interakcije:

- od organizacije do delavca;

- od delavca do organizacije.

Osnovni seznam vsebuje izjave, naročil, protokolov, podzakonske akte, pooblastila za zastopanje, življenjepis, itd Vzorci teh kategorij dokumentov v vsaki organizaciji se lahko razlikujejo med seboj, vendar še vedno značilne za njeno vsebino. Računovodske dejavnosti je treba izvajati na podlagi splošnih zahtev. Seznam obveznih dokumentov kadrovske službe zajema:

- Lokalni normativni akti. Vključujejo: vozni red, osebje, urniki počitnic, poslovnik, dokumente za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih, obračunavanje plač za delovno silo.

- Trenutni dokumenti. To so pogodbe, podatki o registraciji, evidence osebja in opravljene ure, upravne informacije itd.

Vsi dokumenti organizacije so vključeni v nomenklaturo in imajo ustrezno kodo.

Virtualni dokumenti

Zahvaljujoč sodobnemu tehničnemu napredku je upravljanje primerov popolnoma avtomatizirano. Dejansko je delovni tok 100% elektronski v vseh organizacijah. Toda hkrati je pomemben del še vedno natisnjen na papirju. Z uvajanjem pravice do elektronskega podpisa in njegove zakonske zakonitosti je v prihodnosti načrtovano, da se bodo v prihodnosti popolnoma opustili materialni nosilci informacij. To pomeni, da bo poslovna komunikacija in izmenjava podatkov virtualna. To bo znatno prihranilo čas in skrajšalo časovno obdobje za gibanje vrednostnih papirjev med organizacijami.