Kako sestaviti spremno pismo dokumentov?

Pri opravljanju storitev - zlasti oddaljenih - podjetnik ponavadi pošlje celoten niz dokumentacije. Lahko je dejanja sprejema in prenosa, pakirni seznami, računi, popravni računi, ponudbe. Če je nasprotna stranka nova ali je veliko vrednostnih papirjev, je priporočljivo, da ga pošljete spremno pismo do dokumentov. Kako narediti in kaj naj nakazuje?

Seznam prilog

Najpogosteje v delovnem toku, računi ali pogodbe in različne dodatni sporazumi z njimi. V tem primeru je treba podrobno opisati, kaj je v paketu, kako je treba nujno poslati dokumente pošiljatelju, kaj mora prejemnik storiti z njimi itd. Vloga takega navodila in izvede spremno pismo dokumentov. V njej, na primer, lahko določite, da se kopija pogodbe s pečatov in podpisov pooblaščenih oseb pošlje pošiljatelju. Če je za blago priložen račun, je treba poudariti, da ga je treba plačati v določenem roku. Naslovna pisma praviloma navajata seznam dokumentov s seznamom prijav in naslovnikov. Seznam mora biti oštevilčen, tako da lahko, ko ga prejmete, takoj preverite popolnost. Prav tako se zgodi, da spremno pismo dokumentov kaže, da vsebujejo na primer revidirano pogodbo o proizvodnji in ločeno za prenos avtorskih pravic, vendar v praksi pošiljatelj pozabi, da priloži te dokumente. Zato je treba pri pridobivanju nujno uskladiti in nemudoma obvestiti nasprotnika o napaki.

Kako oblikovati spremno pismo dokumentov?

Najpogosteje za takšne namene uporablja posebno predlogo. Primerno pismo dokumente lahko najdete neposredno v programu Word, OpenOffice ali po vaši izbiri. Bo samo vstavil svoje podatke, določil naslovnika in pošiljatelja - in paket je pripravljen. Dokazno pismo dokumentov se lahko brez težav zbere neodvisno. Dober ton je hvaležnost za sodelovanje v prvem odstavku. V drugem primeru lahko določite, da »organizacija X pošlje naslednje dokumente Y« (v nadaljnjem besedilu: seznam) in »zahteva, da se podpišejo in pošiljajo na naslov«, »obravnavajo kot zaupne«, »pravilno, če je potrebno« ... Vse je odvisno od specifičnega položaja . Ampak poslovni bonton pomeni jasna in pregledna pravila igre. Vaš izvajalec ne bi smel razmišljati o tem, kaj storiti s prejetimi dokumenti, ne glede na to, ali vsebujejo končne različice ali možnosti za razpravo. Vse mora biti napisano v črno-beli barvi.

Grafično oblikovanje

Prvotno pismo dokumentov je običajno prvo ujame oko nasprotne stranke. Ne sme biti dolga in dolga. Dovolj je, da na eni strani navedemo, kaj je vključeno v niz dokumentov, ki jih naslovnik zahteva z njimi in za koliko časa, pa tudi polni naslov pošiljatelja. Priporočljivo je zagotoviti, da je prejemnik pravilno imenovan, da ne omenjamo dejstva, da je napaka v tako občutljivi stvari kot poslovni odnos lahko zelo draga. Nesprejemljivo je poslati spremni dopis ene nasprotne stranke dokumentom, namenjenim drugemu. Zaželeno je, da se uredi na pisemski glavi s podpisi in pečati, čeprav je ta zahteva neobvezna. Ne moti izvajalca tudi z branjem dolgih sporočil v majhnem tisku. Zato mora biti napisno pismo napisano čimbolj zgoščeno, berljivo in natančno.