Priprava informacijskega pismu in njegovega vzorca. Obvestilo o spremembi rekvizitov

Pismo o spreminjanju podrobnosti je eden najpomembnejših dokumentov poslovna korespondenca

Vrsta dokumenta

Zahteve so seznam podatkov, ki jih prejme katera koli podjetje (ali organizacija) med registracijo, prek katerih je mogoče zlahka prepoznati. So pogoste in banke. Te informacije se praviloma uporabljajo pri sestavi pogodb in plačilih. Včasih je treba zaradi objektivnih razlogov nekatere podatke spremeniti. Uprava podjetja mora nujno o tem obvestiti svoje nasprotne stranke in upnike. Za oblikovanje takšne korespondence obstaja določen vzorec. Obvestilo o spremembi podrobnosti je pismo, v katerem se morajo odražati naslednje potrebne informacije:

• ime organizacije-naslovnika;
• Polno ime in položaj odgovorne osebe, ki ji je bila poslana;
• predpogoji podjetja (stari in novi);
• Besedilo zahteve z razlogi za te spremembe;
• datum, od katerega je predvidena sprememba podrobnosti;
• podpis vodje podjetja in datum pisanja pisma.

Če se podjetju predhodno ni bilo treba ukvarjati s takimi zadevami, lahko od svojih partnerjev izposodijo približno vzorec. "Obvestilo o spremembi rekvizitov" je treba poslati vnaprej, tako da ima naslovnik čas, da se ustrezno odzove. Takšno sporočilo lahko pošljete na več načinov:

• roko v roki;
• pošljite po pošti;
• da pošljete telefonsko sporočilo.

Da bi bile informacije čim bolj popolne in razumljive partnerjem, je bolje uporabiti okvirni vzorec za sestavljanje takšnih črk. Obvestilo o spremembi podrobnosti mora vsebovati le zanesljive podatke. V nasprotnem primeru se lahko pojavijo resni problemi pri delu podjetja.

Pravila za urejanje

Ponavadi se pisno obvestilo o spremembi rekvizitov najprej pošlje vsem nasprotnim strankam in upnikom. Za njeno urejanje ni posebne enotne oblike. Običajno je besedilo takšnega dokumenta izdelano samovoljno, odvisno od nalog, ki jih pošiljatelj sam zastavi. Za pripravo takšnega pisma se uporabljajo običajna pravila za pripravo poslovnega gradiva. Lahko je napisano:

• na A4 listu;
• na glavi podjetja.

Slednja možnost navaja uradno naravo dopisovanja, zato je priporočljivo. Vse informacije v pismu so predstavljene zaporedno. To olajšuje njeno zaznavo.

Kot katerikoli drug poslovni članek mora biti to pismo sestavljeno iz več delov:

1. "Cap". Vsebuje popolne informacije o tem, za koga je to sporočilo namenjeno.
2. Naslov dokumenta, ki jasno navaja svojo ciljno usmerjenost.
3. Informacijski del.

Pri pripravi takšnega pisma je treba omeniti, kako bodo sedanje spremembe vplivale na nadaljnje sodelovanje med izvajalci. To je neke vrste previdnostni ukrep, ki bo pomagal preprečiti morebitna nesoglasja in neželene posledice v prihodnosti.