Obdelava primarne dokumentacije: zahteve, primer. Primarna računovodska dokumentacija

Dejavnost katerega koli podjetja je tesno povezana z vzdrževanjem in obdelavo primarne dokumentacije. Potrebno je za pripravo poročil, izračunavanje davčnih plačil in sprejemanje vodstvenih odločitev. V članku bomo preučili, kaj je - primarna dokumentacija v računovodskem oddelku - in kako se opravlja njena obdelava.

Osnovni pojmi

Primarna dokumentacija v računovodstvu - kaj je to?? Imenuje se potrdilo o dejstvu poslovne transakcije, ki se odraža na papirju. Trenutno je veliko dokumentov zbranih v avtomatiziranem sistemu "1C ". Obdelava primarne dokumentacije vključuje registracijo in računovodstvo informacij o gospodarske operacije.

Primarno računovodstvo se nanaša na začetno fazo dogodkov snemanja, ki se pojavljajo na podjetju. Gospodarske dejavnosti so dejanja, ki vključujejo spremembe v stanju premoženja ali kapitala organizacije.

Obdelava primarne dokumentacije v računovodstvu: primerna shema

V podjetjih praviloma izraz "delo z dokumentacijo" pomeni:

• Pridobivanje primarnih podatkov.
• Predhodna obdelava informacij.
• Izvedba dokumentov.
• Odobritev vodstva ali strokovnjakov, pooblaščenih po naročilu direktorja.
• Ponovi obdelava primarne dokumentacije.
• Opravite potrebne ukrepe za opravljanje poslovnih transakcij.

Razvrstitev

Obstaja enkratna in akumulativna primarna dokumentacija. Predelava informacije v teh dokumentih imajo številne posebnosti.

Enkratna dokumentacija je namenjena enkratni potrditvi dogodka. Zato je vrstni red njegove obdelave zelo poenostavljen. Kumulativna dokumentacija se uporablja za določen čas. Praviloma se odraža večkratno opravljeno delo. V tem primeru za obdelava primarne dokumentacije Informacije iz njega se prenesejo v posebne registre.

Zahteve za vodenje dokumentov

Primarna dokumentacija se sestavi v času transakcije ali takoj po njegovem zaključku.

Odsev podatkov se izvaja na posebnih enotnih obrazcih. Če ni odobrenih obrazcev, jih lahko podjetje razvije neodvisno.

Faze obdelave primarne računovodske dokumentacije

Na vsakem podjetju v državi je zaposleni odgovoren za delo s primarnimi informacijami. Ta specialist mora poznati pravila obdelava primarne dokumentacije, strogo upoštevati zahteve zakonodaje in zaporedje ukrepov.

Faze obdelava primarne dokumentacije so:

• Taxiing. To je ocena operacije, ki se odraža na papirju, navedba zneskov, povezanih z njenim izvajanjem.
• Združevanje. Na tej stopnji se dokumenti razdelijo glede na skupne značilnosti.
• Naloga. Vključuje določitev bremena in posojila.
• Gašenje. Da bi preprečili ponovljeno plačilo na primarnih računovodskih dokumentihp označuje "plačano".

Napake v dokumentih

Lahko nastanejo iz različnih razlogov. V bistvu njihov videz vodi v nepreviden odnos zaposlenega k delu, ki ga opravlja, nepismenosti strokovnjaka, napake v delovanju tehnike.

Popravljanje dokumentov je zelo odvračalo. Vendar pa v nekaterih primerih ne morete storiti brez popravljanja napak. Dopustna napaka na primarni dokumentaciji, računovodja je treba popraviti, kot sledi:

• Prekrižite napačno črto s tanko črto, tako da jo lahko jasno vidimo.
• Vpišite pravilne podatke preko črtne črte.
• Označite »Popravljeno verjeti«.
• Navedite datum prilagoditve.
• Podajte podpis.

Korektivna sredstva niso dovoljena.

Delo z dohodnimi dokumenti

Postopek obdelave vhodnih vrednostnih papirjev vključuje:

• Opredelitev vrste dokumenta. Računovodski dokumenti vedno vsebujejo podatke o storjenih storitvah gospodarske operacije. Na primer, vključujejo nakladnico, naročilo za prejemanje gotovine itd.
• Preverjanje podrobnosti upravičenca. Dokument je treba nasloviti na določeno podjetje ali njenega zaposlenega. V praksi se zgodi, da so dokumenti za nakup materiala posebej napisani za podjetje, čeprav ni sklenjena pogodba s ponudnikom.
• Preverjanje podpisov, pečatov. Podpisniki morajo imeti pooblastilo za to. Če vid primarnih vrednostnih papirjev ni v pristojnosti zaposlenega, potem se priznajo kot neveljavne. Kar se tiče vtisov, se v praksi pogosto pojavljajo napake v tistih podjetjih, ki imajo več pečatov. Informacije na tisku morajo ustrezati vrsti dokumenta, na katerem stoji.
• Preverjanje stanja dokumentov. V primeru odkritja škode na papirju ali pomanjkanja listov je potrebno sestaviti dejanje, katerega kopijo je treba poslati nasprotni stranki.
• Preverjanje veljavnosti dogodka, ki se odraža v dokumentu. Zaposleni v podjetju morajo potrditi informacije o dejstvu operacije. Dokumente o sprejemu vrednostnih predmetov potrdi upravljavec skladišča, pogoje pogodbe pa potrdi prodajalec. V praksi obstajajo primeri, ko dobavitelj prejme račun za blago, ki ga podjetje ni prejelo.
• Določite obdobje, do katerega dokument pripada. Pri obdelavi primarnih dokumentov je pomembno, da se iste informacije ne upoštevajo dvakrat.
• Opredelitev računovodskega dela. Pri pridobivanju primarne dokumentacije je potrebno določiti namene, za katere bodo uporabljene vrednosti. Lahko delujejo kot osnovna sredstva, materiali, neopredmetena sredstva, blago.
• Opredelitev registra, v katerem bo dokument vložen.
• Registracija papirja. Izvaja se po vseh pregledih.

Delo z odhajajočimi vrednostnimi papirji

Obdelava te vrste dokumentacije se nekoliko razlikuje od zgoraj navedenega.

Najprej pooblaščeni zaposleni v podjetju oblikuje osnutek različice odhajajočega dokumenta. Na podlagi tega se pripravlja osnutek dokumenta. Pošlje se na glavo za usklajevanje. Vendar osnutek dokumenta lahko odobri drug zaposleni, ki ima ustrezen organ.

Po potrditvi se projekt sestavi v skladu z uveljavljenimi pravili in pošlje prejemniku.

Načrtovanje toka dela

Ta faza je potrebna za zagotovitev takojšnjega sprejema, pošiljanja in obdelave dokumentacije. Za pristojno organizacijo kroženja dokumentov v podjetju se razvijajo posebni urniki. Vključujejo:

• Kraj in čas evidentiranja primarnih vrednostnih papirjev.
• Ime in položaj osebe, ki je sestavila in predala dokumente.
• Računi na podlagi vrednostnih papirjev.
• Čas in kraj shranjevanja dokumentacije.

Računovodski registri

Potrebni so za registracijo primarne dokumentacije. Obenem se na vrednostne papirje vpiše obvestilo o registraciji. Treba je preprečiti ponovno registracijo dokumentov.

Primarni vrednostni papirji se lahko shranijo v elektronske registre. Vendar pa mora podjetje na zahtevo vladnih agencij ali nasprotnih strank zagotoviti papirne kopije.

Značilnosti obnovitve dokumenta

Trenutno ni jasnega postopka za obnovitev vrednostnih papirjev v regulativnih aktih. V praksi ta postopek vključuje naslednje dejavnosti:

• Imenovanje komisije za preiskavo vzrokov izgube ali uničenja dokumentov. Če je potrebno, lahko vodja družbe v postopek vključi organe pregona.
• Pritožba na bančno organizacijo, za poravnavo kopij primarnih dokumentov.
• Popravek davčne napovedi dobička. Potreba po predložitvi posodobljenega poročila je posledica dejstva, da dokumentirani nepotrjeni stroški niso pripoznani kot odhodki za davčne namene.

V primeru izgube primarne dokumentacije bo davčni inšpektor izračunal zneske davčnih olajšav na podlagi razpoložljivih vrednostnih papirjev. Hkrati obstaja možnost, da bo davčni organ v obliki denarne kazni uporabil odškodninske ukrepe.

Pogoste napake pri izdaji primarnih vrednostnih papirjev

Osebe, odgovorne za vodenje evidenc, praviloma priznavajo naslednje kršitve:

• Izpolnite obrazce, ki niso enotni ali odobreni s strani vodje podjetja.
• Ne navajata pogojev ali jih odsevajo z napakami.
• Dokumentov ne vidimo s svojim podpisom ali dovoljujemo, da podpišejo dokumente zaposlenih, ki nimajo pooblastil za to.

Dokumentacija, ki potrjuje dejstva o izpolnjevanju gospodarskih poslov, je izredno pomembna za podjetje. Pri oblikovanju je treba zelo previdno pristopiti. Vsaka napaka lahko povzroči negativne posledice.