Preverjanje vrednosti dokumentov

Dejavnost katerega koli podjetja je v prvi vrsti povezana z oblikovanjem velikega števila dokumentov, ki se razlikujejo po vsebini in vrsti. Toda vsa dokumentacija ni dragocena. Nekateri lahko postanejo vir za proučevanje gospodarskega, kulturnega in političnega življenja, ker prinašajo dragocene informacije. Drugi dokumenti imajo omejen praktični pomen. Zato vloge vseh dokumentov ni mogoče obravnavati enako. Glavna naloga pregleda je določiti dokumentacijo zgodovinske vrednosti in jo izbrati za shranjevanje. Vrednost je določena z informacijskimi zmožnostmi dokumentov zaradi znanstvenega, zgodovinskega, gospodarskega, socialnega, kulturnega ali političnega pomena.

Preverjanje vrednosti dokumentov - določitev družbeno-kulturne, znanstvene in zgodovinske vrednosti dokumenta ter njegov praktični pomen na podlagi načel in meril vrednosti za izbiro za shranjevanje in določanje pogojev skladiščenja.

Pregled dokumentov praviloma opravlja posebna strokovna komisija s sedežem v podjetju. Komisijo sestavljajo izmed kvalificiranih delavcev po nalogu vodje organizacije, ki jo sestavljajo štirje ali pet ljudi. Obvezno so člani komisije glavni računovodja, vodja arhiva in vodja oddelka dokumentacijska podpora.

V procesu dela komisija temelji na načelih, ki jih je razvila praksa in teorija arhivskega poslovanja. To so načeli celovitosti, zgodovinstva, družbeno-politične nevtralnosti in zapletenosti.

Glede na ta načela so bila razvita merila za pregled dokumenta. Kriteriji so skupek značilnosti, ki jih mora dokumentacija ustrezati. Za določitev vrednosti podatkov je trenutno na voljo 3 glavne skupine meril:

1. poreklo;

2. vsebina;

3. Zunanje funkcije.

Skupina meril za izvor dokumenta vključuje naslednje parametre:

1. Pomen osebe ali institucije, ki je ustvarila dokumentacijo. Bolj pomembno je njena vloga v nacionalnem gospodarstvu, sistemu državne uprave, znanosti, kulture in drugih podružnic, bolj dragoceni bodo podatki.

2. Kraj in čas oblikovanja dokumentov. Pomembne informacije se zabeležijo, hkrati pa se zabeležijo z opisanim dogodkom ali kmalu zatem. Poleg tega bodo informacije pomembnejše, če bodo določene na istem mestu, kjer je prišlo do dogodka.

3. Intenzivnost dokumentacije. Informacije bodo še toliko bolj dragocene, ker je manj objavljenih publikacij.

Zato je namen preučitve vrednosti dokumentov poudariti tiste dokumente, ki odražajo zgodovino javnega življenja ali določeno organizacijo v ključnih trenutkih.

Merila vsebine vključujejo naslednje glavne parametre:

1. Pomen informacij. Dokumenti, ki vsebujejo edinstvene informacije, bodo preizkušeni v veliki meri.

2. Vrste dokumentov. V procesu dela je treba dati prednost dokumentom, namenjenim zapisovanju najpomembnejših vidikov dejavnosti organizacije in življenja družbe.

3. Ponovite informacije. Informacije bodo še toliko bolj dragocene, manj pogosto se pojavijo.

Merila za zunanje funkcije vključujejo:

1. Verodostojnost dokumentov. Preverjanje vrednosti dokumentov je potrebno tudi za ovrednotenje pristnosti informacij. Če je kopija ocenjena, mora biti pravilno izdana in potrjena.

2. Pravna veljavnost dokumentacije. V procesu pisarniškega dela je zelo pomembno, kot je že omenjeno, pravilna izvedba dokumentacije.

3. Stopnja varnosti dokumentacije.

4. Umetniške značilnosti.

Ta merila veljajo za pogojna. Preverjanje vrednosti dokumentov lahko vključuje tudi druga merila, odvisno od ciljev in posebnih značilnosti podjetja.