Računovodski dokumenti

Vse gospodarske in finančne operacije, ki se pojavljajo pri določenem podjetju, se odražajo v materialnih objektih z zabeleženimi podatki. To so računovodski dokumenti, brez katerih je nemogoče poročati o kakršni koli dejavnosti. So glavna povezava v sistemu nadzora nad zakonitostjo vodenja poslovanja, gibanju blagovnih in materialnih vrednot, ohranjanju lastnine, končnih izdelkov in kroženju denarja.

Pravočasnost in pravilnost njihove priprave neposredno vplivata na splošno kakovost računovodstva. Obtok dokumentov v računovodstvu je pretok dokumentov od začetka njihove sestave do popolnega zaključka izvršitve. Ureja ga poseben urnik za pripravo in prenos dokumentacije in je odvisen od števila heterogenih transakcij, nastalih v procesu gospodarske in finančne dejavnosti. Več trgovin, parcel, vrst izdelkov v podjetju, večje bo število različnih dokumentov v njem.

Računovodski dokumenti so lahko več vrst: primarni (računovodski), finančni, poravnalni, denarni, organizacijski, administrativni, statistični. Dokumenti z zabeleženimi podatki zagotavljajo kopičenje, varnost, možnost prenosa, večkratno uporabo. Izvajajo stalna funkcija računovodstvo.

Najpogostejši računovodski dokumenti so:

- listov, dohodkov in odhodkov za plačilo denarja iz blagajne;

- plačilnih nalogov;

- gotovinski prejemki, gotovinski in gotovinski računi;

- pooblastilo, pogodba;

- račun;

- potrdila o opravljenem delu in sprejem in prenos blaga;

- dokumentacijo za izdajo materialnih vrednosti;

- naročila, naročila, revizijska dejanja, pojasnila in memorandumi, zapisniki sestankov, službenih pisem, aktov komisij.

Vsi so drugačni po naravi. S podpisom računovodskih dokumentov vsak delavec prevzame odgovornost za pravilnost zasnove, primernost poslovanja, zanesljivost informacij, ki se odražajo v njih.

Računovodski dokumenti se lahko razdelijo v tri skupine:

- dohodni;

- odhodni;

- notranji.

Dohodna sporočila so prejeta v enem toku dokumentov in jih obdeluje poseben delavec. Po prejemu in preverjanju pravilnosti sestavljanja in registracije (prisotnosti tjulnjev in podpisov) so razvrščeni v neregistrirane in registrirane ter poslani ustreznim oddelkom. Računovodski dokumenti praviloma niso registrirani. Računovodstvo tudi prejema veliko podatkov iz drugih strukturnih enot.

Nadaljnja obdelava informacijskih nosilcev ima lastne posebnosti. Prejeti dokumenti se prenesejo na zaposlenega, za katerega je dodeljeno ustrezno delovno mesto (materialno ali finančne dejavnosti, izračun plač in drugih).

Zaposleni preveri popolnost in pravilnost registracije primarni dokument, natančnost polnjenja rekvizitov, zakonitost operacije, logično povezavo kazalnikov. Sprejeti dokumenti se sistematizirajo v kronološkem vrstnem redu (po datumih) in so sestavljeni iz kumulativnih poročil (spominski nalogi) ali v računovodski registri.

Vrstni red zapisa računovodskih akumulativnih dokumentov je opredeljen v računovodskem navodilu.

Registracija organizacijskih in administrativnih informacij se izvaja v skladu s pravili za zbiranje uradnih dokumentov.

Preverjanje in pošiljanje izhodnih podatkov poteka v splošnem toku preko tajnika ali urada.

Pri pošiljanju preverite pravilnost dokumenta (razpoložljivost datuma, pečat, podpis, vse strani, pravilnost naslovnika).