Združevanje in standardizacija dokumentov. Razvoj standardizacije in standardizacije dokumentov

Znanstveni in tehnološki napredek ter pojav mnogih oblik lastništva sta pripeljala do širitve trgovinskih, gospodarskih in družbeno-kulturnih vezi. Ožjo intenzivirani procesi v družbi so vplivali na rast obsega informacijskih tokov, ki so potrebni za polno delovanje upravljavskih povezav.

Za kaj je poenotenje dokumentov?

Ne glede na obseg in področja: ali javnega dejavnosti ali industriji, izobraževanju in zdravstvu - ročno poenotenje in standardizacijo dokumentov postopoma zbledi v ozadje. Od začetka prejšnjega stoletja se je obdelava podatkov o njihovi sistematizaciji postopoma preusmerila od ročnega do mehaniziranega in nato avtomatizirana.

Tako je bila izvedena racionalizacija upravljanja z dokumenti. Na tej stopnji se je rodil koncept »standardizacije in standardizacije dokumentov«. Vendar pa je na vseh stopnjah upravljanja dokumentov in obdelave podatkov prišlo do istega problema. Nemogoče je prinesti kaos v avtomatizacijo, saj mora temu procesu slediti poenotenje in standardizacija dokumentov na splošno. Z drugimi besedami, le z urejanjem dokumentov lahko nadaljujemo z njihovo obdelavo in uporabo.

Cilji in cilji združevanja

Temeljni trenutki v optimizaciji uradnih vodstvenih, gospodarskih in drugih dejavnosti so poenotenje in standardizacija dokumentov. Na kratko pojasnimo, da je ta koncept lahko tako, da potek dela poteka v enotno obliko, enoten sistem. Ta proces ima velik vpliv na neposredno zbiranje katere koli dokumentacije. Načela standardizacije in poenotenje dokumentov je naslednje:

1. Enotna tipizacija obrazcev.
2. Določitev istih zahtev za obdelavo podatkov, ki nastanejo med sprejetjem iste vrste odločitev o upravljanju.
3. Pomembno zmanjšanje stroškov različnih vrst za zbiranje in oblikovanje materialov.
4. Združljivost številnih enotnih podatkovnih baz, ne glede na industrijo in dejavnosti.

Funkcije enotnega kroženja dokumentov

Treba je razumeti, da so vse aktivnosti za usmerjanje in kontrolo organizacije, podjetja, državo, po vsem, je sistem, v katerem vsak element postane eno ali drugo funkcijo. Med njimi so na splošno (ali tipično) - tiste, ki so neločljivo povezane dejavnosti katere koli institucije: organizacijske, upravne, izvršilne funkcije načrtovanje, računovodstvo, itd Medtem, aktivnosti posameznih organizacij imajo posebne funkcije. Naloge in cilji na podlagi izvajanja izobraževalnih dejavnosti so na primer značilni le za predmete tega področja.

Kakšen je sistem dokumentov

Združevanje in standardizacija upravnih dokumentov je sistem materialov, oblikovan na podlagi njihovega odnosa do:

• znaki pojavljanja;
• destinacijo;
• podružnica;
• vrsta;
• zahteve za zbiranje.

Katere so dokumenti v enotnem sistemu

Dokumentacija sistema je lahko splošna in specifična za industrijo. Kar zadeva prvo vrsto, tukaj ne sme biti vprašanj. V podružnične sisteme je obtok dokumentacije, ki odraža specifičnost dejavnosti podjetja ali organizacije. Standardizacija in poenotenje carinskih dokumentov na primer vsebuje gradivo, ki ureja postopke za preverjanje in posredovanje državne meje izvoženega, uvoženega blaga.

V kolikšni meri so materiali med seboj povezani in kako se dokumenti obeh sistemov - funkcionalni in sektorski - nanašajo drug na drugega, so odvisni od številnih dejavnikov. Še zlasti je njihov pomen vnaprej določen z naravo dejavnosti organizacije. Poleg tega poenotenje in standardizacija upravnih dokumentov ne pomeni vedno oblikovanja določb o organizacijskih, izvršilnih ali upravnih dejavnostih. Medtem, načrt organizacijsko in upravno dokumentacijo, ki vsebuje osnovne kontrolne točke, upravljanje, sodelovanje in nadzor nad delom državnih organov, podjetij, oddelkov in uradnikov, ki temeljijo na industriji in funkcionalnih struktur.

Osnovne stopnje združevanja in standardizacije

Problemi standardizacijo in usklajevanje trgovinskih dokumentov, pogosto nastanejo zaradi zamud pri dodeljevanju blok organizacijske in upravne dokumentacije, ki je za takšne sisteme pravno pomoč. Izvajanje pravočasnega združevanja v kroženju dokumentov trgovalnega podjetja pomeni:

1. V okviru enotnih dokumentarnih obrazcev se določi ustrezna nomenklatura.
2. Splošni model gradnje dokumentov temelji na uporabi obrazca, ki je vzet kot model.
3. Posebna pozornost je posvečena pravilom skladenjske izdelave dokumentacije.

Pred tem je standardizacija in standardizacija primarni dokumenti upoštevala vse zahteve za materiale na vseh stopnjah izdelave, polnjenja, predelave in varčevanja. Upoštevane so bile psihofiziološke sposobnosti posameznika, pa tudi parametri strojno-tehničnih naprav.

Značilnosti oblikovanja standardov

Treba je opozoriti, da je bil rezultat procesa poenotenja zmanjšanje najpogosteje uporabljenih predlog v eno pravno obliko. Standardi, razviti za storitve, izdelke in delo, imajo pojasnilo na zvezni zakonodajni ravni. Koncept "poenotenja in standardizacije dokumentov" v tem primeru določa državna dejavnost pri določanju norm in značilnosti za ponovljeno prijavo prostovoljno.

Naloga oblikovanja standardov je urejenost v proizvodni sferi in povečanje konkurenčnih lastnosti izdelkov, storitev ali del. Standardizacija in poenotenje dokumentov zunanje trgovine sta namenjen tudi doseganju informacij in tehnične združljivosti.

Težave, povezane s poenotenjem zunanjetrgovinske dokumentacije

Poleg tega izraz "standard" pomeni ne le normativni dokument o vsebini. Zakon jasno določa mehanizem svoje prostovoljne neobvezne uporabe. Državne standarde so hitro nadomestili nacionalni. Po uresničevanju kardinalnih sprememb so ostali enaki samo problemi standardizacije in poenotenja zunanjih trgovinskih dokumentov.

Vprašanje državnih standardov, ki urejajo postopek izdelave spremne dokumentacije za izvožene izdelke, je še posebej aktualen do danes. Glede na enoten sistem, ki ga je zvezni zakon "Na tehničnem predpisu" z dne 01.07.2003 sprejeto, katere določbe so prisotne v njem, ni povsem v skladu z zahtevami standardizirane dokumentacije, pa še danes uporablja en masse.

Vloga državnega standarda v procesu poenotenja in standardizacije

Združevanje in standardizacija dokumentov - pot državnega standarda Rusije. Vsak vse ruski klasifikatorji v tehnični, gospodarski in socialni sferi pridobijo pravno veljavo takoj po opravljeni državni registraciji. Nadzor nad izvajanjem vseh zahtev, vključenih v določena dejanja, izvaja državni standard Rusije in drugi organi, ki jih država pooblasti v okviru določenih pristojnosti.

Glavne usmeritve standardizacije in standardizacije dokumentov so vzpostavitev enotnih vzorcev, predlog, obrazcev. To so lahko standardi, potrebni pri pripravi dokumentov, standardi za določene vrste blaga in standardizirane dokumentacijske sisteme. Slednje je sistem gradiv, ustvarjenih v skladu z uveljavljenimi skupnimi pravili in zahtevami. Poenoteni dokumentacijski sistem praviloma vsebuje informacije, ki so potrebne za izvajanje vodstvenih funkcij na določenem področju vpliva.

Osnovni enotni in standardizirani sistemi v Rusiji

Do zdaj so med enotnimi sistemi:

• struktura, povezana z dokumentacijo organizacijske in upravne narave;
• sistem, ki nadzoruje potek dela v bančni instituciji;
• poenotenje in standardizacijo računovodskih dokumentov ter računovodske in finančne evidence v institucijah javnega sektorja;
• področje statističnih dokumentov;
• sistem dokumentacije, ki ureja delovna vprašanja;
• enotni dokumenti za zunanjo trgovino.

V skladu s tem vsakemu od zgornjih sistemov spremlja državni standard, ki ga razvijejo centralne agencije, ki usklajujejo delovanje na določenem področju dejavnosti. Na primer, Ministrstvo za finance v Rusiji je odgovorno za oblikovanje obrazcev za računovodsko in bančno dokumentacijo. Po drugi strani Rosarkhiv določa predloge organizacijske in administrativne dokumentacije. Isti organi trdijo dokumente. Njihova poenotenje in standardizacija pomenita oblikovanje obrazcev za uporabo v določeni panogi.

Zahteve in oblike dokumentov v postopku standardizacije

Zahteva dokumenta se šteje za njen obvezen element, brez katerega ni mogoče prenesti postopka uradne registracije, registracije gradiva. Zahteve vključujejo podpis, žig, žig, datum, besedilo itd. Seveda je za vsak tip uradnega dokumenta uporabljen ločen niz rekvizitov. Istočasno se v vsakem od sistemov ustvari združitev z ustvarjanjem vzorčne oblike dokumentov za enega od sistemov. Na podlagi tega so razvite najprimernejše zahteve vseh dokumentov, vključenih v določeno bazo podatkov.

Obrazec, kot je že omenjeno, je predlog obrazca dokumenta. Ta model izdelave dokumenta na uveljavljenem področju uporabe upošteva njegov format, velikost robov in indentov, značilnosti ustvarjanja strukturne mreže in glavnih potreb.

Združevanje in standardizacija organizacijskih in upravnih dokumentov olajšuje poenostavljeno uporabo obrazcev v dejavnostih katere koli organizacije, institucije, industrijskega in proizvodnega podjetja. GOST, ki urejajo uporabo poenotenja in standardizacije organizacijske in administrativne dokumentacije, veljajo za:

• predpisi;
• naročila in naročila;
• rešitve;
• protokoli;
• akti;
• črke.

Pisma določajo odločitve o upravnih in organizacijskih vprašanjih, upravljanje, usklajevanje in zagotavljanje dejavnosti:

• državni organi sestavnih subjektov Ruske federacije (seznam tem vključuje avtonomne regije in republike, katerih zakonodaja skupaj z ruskim jezikom določa nacionalni jezik);
• podjetja in združenja, ne glede na obliko lastništva ter organizacijske in pravne dejavnosti.

GOST določa ne samo sestavo rekvizitov, temveč tudi zahteve za njihovo registracijo, pa tudi proizvodnjo, računovodstvo, uporabo in shranjevanje obrazcev s sedanjo državno geslo Ruske federacije in roke predmetov. Aplikacija GOST predstavlja shematično predstavitev rekvizitov.