Kaj je upravljanje projektov? Prednosti in slabosti

Vodenje projektov je sestavni del sodobnega sistema vodenja v Rusiji. Veliko domačih in tujih podjetij uporablja projektno vodenje za izboljšanje kakovosti izdelkov in storitev, zmanjšanje stroškov in povečanje dobička. Kaj je projektno vodenje in kakšne so njegove glavne prednosti?

Kaj je projekt?

Koncept "projekta" lahko razlagamo na popolnoma drugačne načine. Prva možnost vključuje opredelitev projekta kot sklop dokumentacije, na kateri je mogoče zgraditi zgradbo ali zgradbo. Ta članek bo razpravljal o drugem pomenu besede "projekt".

Obstaja veliko opredelitev projektov, čeprav se vsi strinjajo z eno stvarjo: projekt je ideja, ki v določenem časovnem obdobju predpostavlja izpolnjevanje določene materialne naloge. V tem primeru je glavni značilnosti projekta:

• Edinstvenost (projekt je prvič ustvarjen).
• Časovne omejitve (projekt vedno določa časovni okvir za njegovo izvajanje).
• Purposefulness (projekt se vedno izvaja za reševanje specifičnih problemov, ki se praviloma izražajo v kvantitativnih enotah merjenja).

Če so izpolnjeni vsi trije pogoji, potem lahko skupek dejanj imenujemo projekt.

Programi in projektni portfelji

Projekti so pogosto združeni v programe in portfelje. Hkrati se programi imenujejo niz projektov, ki jih povezuje skupni cilj. Na primer, program za izboljšanje kakovosti izobraževanja prebivalstva lahko vključuje projekte za povečanje plač učiteljev za 20%, izgradnjo 15 novih šol, izdajo 26 novih učbenikov o osnovnih predmetih.

Portfelj združuje projekte, financirane iz enega samega vira, ne glede na njihove naloge. Tako lahko portfelj N vključuje projekte za dobrodelne namene, za gradnjo novega podjetja pisarni, za praznovanje obletnice direktorjev in povečanje letnega prometa za 10%.

Projekti v portfeljih in programih morajo imeti tudi tri glavne značilnosti, opisane zgoraj.

Osnovna načela vodenja projektov

Glede na dinamično razvit trg tehnologij, namenjenih olajšanju upravljanja, je težko poimenovati posebne metode, ki v celoti opisujejo upravljanje projektov.

Upravljanje projektov vključuje številne pristope in orodja ter temelji na naslednjih osnovnih načelih:

• Usmerjenost k rezultatu. To načelo določi pomen izraza "projekt". Vodenje projektov ni le kakovostno vodenje, temveč namenski sklop medsebojno povezanih ukrepov.
• Načelo "projektnega trikotnika". Pri vodenju projekta je treba voditi medsebojna odvisnost med: časom, proračunom, kakovostjo projekta. Spreminjanje enega od dejavnikov vodi v spremembo v drugih, kar jih naredi, kot da je, strani ene trikotnika.
• Obračunavanje življenjskega cikla projekta. Življenjski cikel projekta se začne z oblikovanjem same zamisli o ustvarjanju projekta in se konča, ko poteče časovno obdobje, določeno v projektu. Življenjski cikel projekta se praviloma konča na začetku življenjskega cikla izdelka, ustvarjenega kot rezultat projekta.
• Procesni pristop k upravljanju. To načelo vključuje vrednotenje projekta kot skupek postopkov, ki so med seboj povezani in zaključeni z vmesnimi rezultati v obliki polizdelkov ali pomembnih dokumentov. Ta pristop omogoča spremljanje izvajanja projekta brez tako imenovanih "slepo območij".

Metode za spodbujanje udeležencev projekta

Stimulaciji udeležencev projekta je ponavadi namenjena posebna pozornost, ko je upravljanje projektov izbran za posebne naloge. Vodenje projektov običajno vključuje oprijemljive in nematerialne motivacijske mehanizme.

Materialne spodbude vključujejo bonuse, globe, doplačila za zgodnje dokončanje vmesnih nalog.

Neopredmetne motivacijske metode vključujejo pismenost in disciplinska darila v obliki kompenzacijskih časov ter uveljavljanje konkurence med udeleženci projekta v tekmovalnem tekmovanju.

Glavne faze vodenja projektov

Vodenje projekta poteka skozi faze življenjskega cikla projekta in faze kompleksnosti upravljanja. Odnos med fazami in fazami je podan v spodnji tabeli.

Tako področja vodenja projektov vključujejo finančna, kadrovska in strukturna področja organizacije.

Področja uporabe projektnega vodenja

Struktura vodenja projekta vključuje razdelitev vseh del organizacije v projekte, ki so omejeni glede na časovne in ciljne kazalnike. Hkrati se oblikujejo ekipa vsakega projekta in skupina projektnih vodij, ki poročajo vodji o napredku njihovega projekta.

V zvezi s tem se upravljanje projektov praviloma uporablja v organizacijah različnih industrij in velikosti s široko paleto istočasno izvršenih naročil. Vendar pa v malih podjetjih projektno vodenje rešuje za reševanje specifičnih nalog za posodobitev proizvodnje ali, na primer, uvedbo novega izdelka.

Vodenje projektov v gradbeništvu

V gradbeni industriji je uporaba metodologije vodenja projektov še posebej pomembna. Podjetja, ki se ukvarjajo z nalogami stranke ali izvajalca, vodenje projektov uporablja naravno delitev dela na projektih (načelnih proizvoda, to je gradnja vsake stavbe - kot samostojen projekt), in top struktura upravljanja zahteva skoraj nobene resne obnove.

Upravljanje projektne organizacije se pogosto izvaja na projektni osnovi, s pomočjo že uveljavljenih skupin oblikovalcev kot projektne skupine.

Vodenje projektov v državnih strukturah

Vodenje projektov v vladi je povsem nov trend modernosti. Metoda programskega ciljnega upravljanja, ki se razvija že od sovjetskega obdobja, je zdaj prevzela obliko vodenja projektov po vsej državi. Zdaj za reševanje strateško pomembnih nalog za državo se uporabljajo programi, ki vključujejo posamezne projekte s ciljnimi kazalniki in roki za izvedbo. Vendar pa je sama metodologija upravljanja takih programov še vedno daleč od idealne in zahteva modernizacijo in obnovo.

Izkušnje pri izvajanju projektnega vodenja v regiji Belgorod

Projektna javna uprava se je dobro izkazala po vsem svetu. V Rusiji obstajajo izkušnje z uporabo te tehnologije v regiji Belgorod.

Ta obsežni eksperiment je vplival na skoraj vse vidike državne uprave v Belgorodski regiji. Med glavnimi elementi so: Usposabljanje pri projektnem vodenju, organizacijska in metodološka podpora, terenski inšpekcijski pregledi, motivacija, vrednotenje kompetenc zaposlenih, strokovne komisije za pregled projektov.

Vodenje projektov v regiji Belgorod sedaj vključuje kolektivne organe vodenja projektov:

• Medresorska komisija, ki upravlja projektne dejavnosti.
• Strokovne komisije za industrijo, ki odločajo o odprtju / zapiranju projektov.
• Regionalni projektni urad, ki nadzoruje skladnost z metodologijo vodenja projektov.

Načelo "eno okno"

V okviru prehoda na upravljanje projektov je Belgorodska regija leta 2010 prešla na usklajevanje investicijskih projektov preko sistema "eno okno", ki je zdaj znano v Moskvi. Vloga tega okna pravkar izpolnjuje ena od na novo uvedenih storitev - regionalni urad za projekte. Zdaj natanko en mesec od trenutka prijave na projektno pisarno poslovni subjekt prejme dokument o odobritvi.

Avtomatiziran informacijski sistem "Upravljanje projektov"

Informacijska in tehnična podpora za vodenje projektov v regiji Belgorod se izvaja preko avtomatiziranega informacijskega sistema (AIS) "Upravljanje projektov". To je spletna aplikacija, ki ne zahteva namestitve dodatne programske opreme in izvaja naslednje funkcije za projekte, portfelje in programe:

• Vodenje registra (baze podatkov).
• Načrtovanje.
• Proračun.
• Nadzor izvajanja na regionalni in občinski ravni.
• Razdelitev pooblastil in odgovornosti ekipe.
• Spreminjanje vsebine.
• Sistem opozoril o prihajajočih in prihajajočih dogodkih za projekte.
• Potek dela.
• Avtomatizirano analitično poročanje.
• Integracija z elektronsko vlado Belgorodske regije.

Prednosti in slabosti projektnega vodenja

Opisane izkušnje izvajanja projektnega vodenja v regiji Belgorod so bile uspešne. Učinek teh sprememb je bila izražena predvsem v povečanje stopnje rasti bruto regionalnega proizvoda za 0,1% (več kot 3 milijarde EUR. Rubljev), zmanjšanje časa, porabljenega za koordinacijo projektov (za 2 meseca na projekt) in večje hitrosti razvoja naložb v regiji s strani 23 %. Vendar pa je najbolj pomemben rezultat - je tvorba razmišljanja oblikovanja pri zaposlenih, ki so dejavno poskušajo analizirati in rešiti problem, včasih nekonvencionalne, inovativne načine.

Motivacija in prestrukturiranje strukture upravljanja prinesla pozitiven učinek ne le za javne službe, temveč tudi za podjetja, ustvarjanje ugodnega okolja za naložbe in odpravljanje ovir za podjetništvo.

Prebivalstvo v regiji aktivno sodeluje pri izbiri in nadzoru izvajanja pomembnih strateških projektov. Za ljudi je vodenje projektov priložnost za uporabo storitev visoke kakovosti in visoke mobilnosti.

Vendar kljub vsem prednostim strukture vodenja projektov obstajajo tudi pomanjkljivosti tega pristopa.

Prvič, prehodno obdobje. Projektna ekipa potrebuje nekaj časa, da sodeluje in opravlja svoje funkcije kot povezovalni mehanizem.

Drugič, lahko uvedba projektnega vodenja v podjetju, da bi našli dober vodja projekta je treba odložiti. Za osebno in strokovno usposobljenost vodje projekta zelo visoke zahteve: celovita strokovna, polno potopni za projektiranje, projektno vodenje potrebne izkušnje specifičnost.

Tretjo pomanjkljivost upravljanja projektov se lahko šteje za potrebo po razdelitvi sredstev podjetja med projekte. V "revnih" podjetjih to sploh ni mogoče. Vodje projektov se bodo morali "boriti" za financiranje in osebje, kar je nesprejemljivo v pogojih popolnega nadzora vseh stopenj življenjski cikel projekta.

Eden od najbolj pomembnih pomanjkljivosti v načinu organizacije za upravljanje projekta je zaposlitev članov projektne skupine in vodje projekta po njegovem zaključku. Nalaganje osebja, kot veste, je najbolj pomembno pravilo uspešnega poslovanja, in v primeru projektnega dela redno imajo "visel v zraku," je skupina strokovnjakov, ki je hkrati prikrajšani za konstantni obremenitvi.

Če povzamemo, je mogoče sklepati, da je vodenje projekta - je sestavni del sodobnega poslovnega prostora, in študija njegovih temeljev je bistvenega pomena za pristojni za upravljanje odločanja na ravni države in v posameznih podjetjih.