Elektronski podpis za pravno osebo: kako prejemati? Uporaba elektronskega podpisa

Uporaba digitalnih podpisov postaja vse bolj pogosta v Rusiji. To pa ni povsem presenetljivo, saj je EDS v mnogih primerih bolj varen kot ustrezni rekviziti, pripravljeni s kemičnim svinčnikom ali pečatom. Kako je elektronski podpis za pravno osebo? Kako priti do ustreznega orodja?

Opredelitev EDS

Najprej opredelimo bistvo EDS. Kaj je elektronsko? digitalni podpis? Pod njim se razumejo rekviziti dokumenta, ki je podoben tistemu, ki ga kemični svinčnik nalaga na papirju, ampak se izvaja samo s posebnimi računalniškimi algoritmi.

Glavni namen EDS je potrditi, da je dokument podpisala določena oseba. Med drugimi koristnimi lastnostmi, ki jih ima elektronski digitalni podpis, je preverjanje integritete dokumentov, odsotnost kakršnih koli sprememb na poti med pošiljateljem in prejemnikom.

Uporaba digitalnih podpisov

Na katerih področjih uporabljate EDS? Skoraj enako kot običajen podpis: v kroženje dokumentov med organizacijami, med podjetja in vladne agencije, v komunikacijah s sodelovanjem fizičnih oseb. V skladu z vsemi potrebnimi zakonodajnimi zahtevami je EDS pravno enakovreden podpisu, ki ga izdeluje kemični svinčnik in v nekaterih primerih - z žigom, če gre za pravno osebo.

Uporaba elektronskih podpisov je razširjena v bančništvu: na primer pri odobritvi v sistemih vrste "banka-stranka" se uporabljajo ustrezni mehanizmi osebne dokumente uporabnik finančnega produkta. S pomočjo algoritmov, sprejetih v finančni in kreditni organizaciji, stranki podpiše plačilne naloge, daje različne zahteve in zahteve.

V nekaterih primerih se EDS obravnava kot še bolj zanesljiv rekvizit kot podpis, ki je izdelan s kemičnim svinčnikom. To je posledica dejstva, da je zelo težko ustvariti, pa tudi dejstvo, da lahko s pomočjo EDS-a, kot smo omenili zgoraj, preverite, ali so bile na datoteke posredovane spremembe.

Univerzalne elektronske kartice se v Rusiji širijo. Z njihovo pomočjo lahko državljani izvedejo veliko različnih dejavnosti. Med njimi je podpisovanje dokumentov na internetu. Kako je to mogoče? Če želite izkoristiti to funkcijo, morate kupiti čitalnik kartic, napravo, ki lahko prebere podatke s kartice in jo pošlje prek posebnih spletnih kanalov. Potrebno je uporabljati napravo s standardno podporo PC / SC.

Struktura EDS

Kako je organizacija EDS organizirana? Kako deluje mehanizem za preverjanje pristnosti dokumenta? Zelo je preprosto. Elektronski podpis sam je rekviziti dokumenta, ki ga lahko identificira samo ena oseba (ali organizacija). Ustrezna tema obtoka dokumenta je en izvod instrumenta, s katerim se EDS postavi - je zasebni ključ elektronskega podpisa. Praviloma ga nihče nima, tako kot v primeru edinstvenega vzorca osebnega avtografa, ki ga naredi s kemičnim svinčnikom. Dajo ključe specializiranim organizacijam - certifikacijskim centrom. Ministrstvo za komunikacije jih lahko akreditira tudi.

EDS lahko preberete z javnim ključem, ki pa je lahko na voljo kateremu koli številu ljudi. Z uporabo tega instrumenta prejemnik dokumenta poskrbi, da ga je poslal in podpisal določen pošiljatelj. Če javni ključ ne prepozna EDS, potem označuje napačna oseba, od katere bi moral dokument priti.

Potrdilo o ključu za podpis

Pomemben element delovnega toka je potrdilo o ključu za elektronski podpis. Praviloma gre za elektronski vir podatkov, ki vsebuje podatke o pošiljatelju datotek. Potrdilo potrjuje dejstvo, da je ključ, ki ga ima lastnik, veljaven. Ta dokument vsebuje tudi osnovne podatke o pošiljatelju. Certifikat je praviloma veljaven eno leto od trenutka registracije. Ustrezni element podpisa je mogoče tudi umakniti na pobudo lastnika, na primer, če izgubi nadzor nad ključem ali osumljencem, da je padel v napačne roke. Ti dokumenti, ki bodo podpisani brez veljavnega potrdila, nimajo pravne veljave.

S tehnološkega vidika se mehanizem izmenjave datotek pri uporabi EDS običajno izvaja v določenem programskem okolju. To pomeni, da so datoteke poslane in prejete v posebni obliki z vmesnikom specializirane programske opreme. Lahko se prilagodi, na primer, za potek dela na področju davčnega poročanja ali za izmenjavo datotek med različnimi podjetji.

Univerzalni sistem za sprejemanje in pošiljanje dokumentov v Ruski federaciji še ni bil vzpostavljen, vendar je to delo v teku. Njegova uspešna zaključitev bo omogočila ustvarjanje programskega okolja, ki bi teoretično lahko popolnoma nadomestilo dokumentacijo, saj bo vsak državljan skupaj z osebnim avtogramom lahko dal vse dokumente tudi elektronski podpis. Pravzaprav je razvoj UEC eden prvih korakov v tej smeri.

Toda medtem ko je mogoče s kartico EDS postaviti na omejeno število virov. Zato se preverjanje elektronskega podpisa zdaj izvaja v različnih programih, njihovo uporabo pa poteka po dogovoru med pošiljateljem in prejemnikom dokumentov.

Možne so tudi izmenjave datotek zunaj ustreznih vmesnikov. Vsak dokument v tem primeru lahko dopolni z vnosom besedila z edinstveno šifro, ki se ustvari s pomočjo zasebnega ključa, vendar ga prejemnik datoteke prebere prek odprtega. Dokument bo prepoznan, če se ustrezni algoritmi ujemajo in pod pogojem, da je certifikat, ki smo ga omenili zgoraj, veljaven.

Vendar pa bo zadevno šifro na tak ali drugačen način ustvaril poseben program. Teoretično, seveda, uporabniki lahko razvijejo svoje - in formalno se bo obravnaval kot EDS, vendar v tem primeru ni potrebno govoriti o zadostni stopnji varnosti delovnega procesa. V velikih podjetjih ima običajno posebne zahteve. Tako kot v državnih institucijah. Raziščimo vidik, ki odraža vrste EDS glede na stopnjo varnosti, podrobneje.

Raven varnosti EDS

Opozoriti je treba, da je pošiljanje dokumentov po elektronski pošti tudi ena od možnosti za uporabo EDS-a. V tem primeru govorimo o preprostem elektronskem podpisu. Njen "ključ" je geslo, ki ga pošiljatelj vnese. Zakon o elektronskem podpisu omogoča, da je ta vrsta EDS lahko pravno pomembna, vendar prakso kazenskega pregona vedno ne spremlja izvajanje tega scenarija. In to je razumljivo: geslo - povsem teoretično - lahko vnese vsaka oseba, ki ji je znana, in da se odzove na pošiljatelja.

Zato isti zakon o elektronskem podpisu določa, da se v delovnem procesu lahko uporabljajo veliko bolj varne različice EDS. Med njimi so okrepljeni in kvalificirani EDS. Domnevajo, da imajo njihovi lastniki zanesljive elektronske ključe, ki jih je zelo težko ustvariti. Te lahko izdelajo v obliki posebnega tipkalnega ključa eToken - v eni kopiji. S pomočjo tega orodja in posebnega programa lahko oseba pošlje podpisane dokumente prejemniku, ki lahko s pomočjo javnega ključa za preverjanje elektronskega podpisa preveri pravilen izvor datotek.

Posebnost kvalificiranega podpisa

Kakšna je razlika med okrepljenim EDS in kvalificiranim EDS? Tehnološko so lahko zelo podobni in uporabljajo splošno podobne algoritme za šifriranje. Toda v primeru kvalificiranega EDS certifikacijski center izda certifikacijski center (med akreditiranimi s strani Ministrstva za komunikacije). Ta vrsta elektronskega podpisa velja za najbolj varnega in v večini primerov enačen v pravnem smislu do ustreznega zahtevka dokumenta, ki ga ročno postavite na papir.

Kvalificiran EDS je v večini primerov potreben v interakciji podjetij in posameznikov z državnimi strukturami, zato so zahteve za identifikacijo dokumentov v takšnih komunikacijskih scenarijih lahko zelo stroge. Izboljšani EDS v tem primeru jih ne more vedno zadovoljiti, ne omenjati pa seveda preprostega elektronskega podpisa. Akreditirani certifikacijski centri praviloma priporočajo svojim strankam optimalno vrsto programske opreme, s katero se izvaja dokumentiranje s pomočjo EDS-a.

Vrste elektronskih podpisov

Torej univerzalni EDS, ki bi lahko kadarkoli nadomestil podpis na papirju, še ni bil razvit v Rusiji. Zato so instrumenti, ki jih razmišljamo, predstavljeni v številnih sortah, prilagojenih različnim namenom izmenjave datotek. Upoštevajte najpogostejše vrste komunikacij, ki uporabljajo elektronski podpis dokumentov.

Za sodelovanje gospodarskih organizacij na različnih dražbah (Sberbank-AST, RTS-Tender) in prisotnosti na platformah za trgovanje, na primer tistih, ki so člani združenja ETP, so potrebni priljubljeni EDS. Obstaja EDS, prilagojen za delo z zbirkami podatkov o stečajih pravnih oseb in dejstvi v zvezi z njihovimi dejavnostmi.

Na portalu Gosuslugi.ru so vsi registrirani tudi elektronski podpisi. Državne službe na ta način lahko naročite na spletu - ni potrebno, da se tej ali tisti agenciji pošljejo papirni dokumenti. Državljani odprejo širok spekter storitev, lahko celo prijavite potni list v spletu. Ena od možnosti za strojno implementacijo EDS za uporabo na portalu Gosuslugi.ru - UEK, o kateri smo rekli zgoraj.

Kako priti do EDS

Zaradi odsotnosti enotne strukture za izdajanje univerzalnega EDS v Ruski federaciji se v elektronskih podpisih ukvarja veliko število zasebnih podjetij. Imenovani so, kot smo že omenili, certifikacijski centri. Te organizacije izvajajo naslednje glavne funkcije:

- registrirati uporabnike kot zakonsko pristojne subjekte dela z dokumenti pri uporabi EDS;

- izda potrdilo o elektronskem podpisu;

- v več primerih zagotovite pošiljanje in preverjanje dokumentov z EDS.

Če državljan ali organizacija potrebuje digitalni podpis, morajo iti v ustrezen certifikacijski center.

Dokumenti za pridobitev EDS

Kako je elektronski podpis izdan za pravno osebo? Kako dobiti takšno orodje koristno za podjetja? Torej, prva stvar je, da izberete certifikacijski center. Priporočljivo je, da se za tiste strukture, ki imajo akreditacijo državnih organov, uporabljajo. Seznam teh organizacij je na voljo na spletni strani Ministrstva za zveze Ruske federacije - minsvyaz.ru.

Centru za potrjevanje je treba zagotoviti naslednje osnovne dokumente:

- izvleček iz enotnega državnega registra pravnih oseb;

- potrdila: ob registraciji pravne osebe ob registraciji pri Zvezni davčni službi.

Če gre za pridobitev osebnega podpisa za vodjo organizacije, je treba navedeni niz dokumentov dopolniti s kopijo protokola o imenovanju generalnega direktorja na položaj. Če EDS prejme zaposleni, ki ni član najvišjih upravnih organov družbe, se zahteva kopija naloga za njegovo zaposlitev in pooblastilo. Seveda boste potrebovali potni list in specialist SNLS.

Kot lahko vidimo, postopek, v katerem je elektronski podpis za pravno osebo formaliziran, sploh ni zapleten. Kako dobiti EDS za samostojnega podjetnika?

Zelo je preprosto. Potrebni bodo naslednji osnovni dokumenti:

- izvleček iz EGRIP;

- certifikati: ob registraciji kot IP in pri registraciji pri Zvezni davčni službi;

- potni list;

- SnilS.

Če EDS želi dobiti osebo, ki ni v stanju PI, lastnika ali reprezentativnega LLC, vse, da je potreben, da bi v overitelja, - konzervo, potni list in SNILS.

Elektronski podpis običajno ni zelo dolgotrajen proces. Mnogi certifikacijski centri so pripravljeni zagotoviti ključ eToken ali njegov analog, ter vodnik za uporabo EDS v nekaj urah po registraciji ustrezne aplikacije.

Praktične nianse dela z EDS

Študirali smo, kako je formalen elektronski podpis za pravno osebo, kako pridobiti ta instrument. Zdaj razmislite o nekaterih pomembnih odtenkih praktične uporabe EDS.

Tako je organizacija dokumentov med dvema ali več podjetji, je zaželeno, da uporabljajo storitve posrednikov, ki bodo pomagali podjetij bi se izognili napakam pri izmenjavo datotek, kot tudi zagotovitev skladnosti z vsemi zakonskimi zahtevami v zvezi do podatkov o komunikacijah. Med optimalnimi možnostmi za registracijo takšnih sporazumov je sklepanje sporazumov o medomrežnem povezovanju, ki so določeni v členu 428 Civilnega zakonika Ruske federacije.

Ko organiziramo potek dela med različnimi organizacijami, je priporočljivo tudi odobriti postopek za delo z datotekami, če verodostojnost EDS ni mogoče določiti. To je na primer mogoče, če je poteklo potrdilo o ključu za elektronski podpis.

Na začetku članka smo obravnavali klasifikacijo digitalnih podpisov po stopnji varnosti. Katere so mehanizmi za pravilno uporabo enostavnih, izboljšanih in kvalificiranih elektronskih podpisov?

Če se podjetje odloči za uporabo preprostega digitalnega podpisa pri izmenjavi dokumentov z drugo organizacijo, je treba skleniti dodatne sporazume, ki določajo tak mehanizem. Ustrezni sporazumi morajo odražati pravila za določitev, kdo je dokument poslal elektronsko pošto in s tem postavil preprost EDS.

V primeru elektronskih ponudb je treba nujno okrepiti podpis (vsaj) in izpolnjevati merila, sprejeta na ravni spletnega mesta, kjer se takšna sporočila izvajajo.

Poročanje državnim strukturam je treba izvajati le z uporabo kvalificiranega elektronskega podpisa. Če gre za vprašanje vzpostavljanja delovnih odnosov na daljavo (od nedavnega je RF TC dovolil takšno komunikacijo), je treba v tem procesu uporabiti kvalificirani podpis.