Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: kako deluje?

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDI) je hiter način izmenjave informacij, ki temelji na uporabi elektronskih dokumentov s virtualnimi podpisi. V razvitih državah sveta je že dolgo dobil priznanje kot učinkovito orodje za hitro poslovanje.

Essence

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami je niz procesov za ustvarjanje, obdelavo, pošiljanje, prenašanje, prejemanje, shranjevanje, uporabo in uničevanje dokumentov. Vsi ti postopki se izvajajo po preverjanju integritete in potrditvi dejstva o prejemu dokumentov.

Pravila za izvajanje izmenjave dokumentov med pravnimi osebami potekajo s soglasjem strank. Informacije se izmenjujejo s pomočjo telekomunikacijskih sredstev, dokumenti pa se hranijo na elektronskih medijih. Rok uporabnosti računovodskih informacij ne sme presegati tistega, ki je določen na zakonodajni ravni.

Organizacije med seboj lahko izmenjujejo formalne in neformalne dokumente s podpisi udeležencev. Na področju poslovanja so lahko: režijski stroški, sporazumi, računi, pogodbe, dogovori, naročila, obvestila, pooblastila itd. Informacije se lahko prenašajo v obliki besedilnih, namiznih in grafičnih datotek.

Namen izvajanja EDI

Predpogoj za uvedbo EDI je lahko:

• zmanjšanje rutinskega dela;
• izguba dokumentov;
• "Transparentna" dela z dokumenti;
• povečanje uspešnosti discipline - zagotavljanje dokumentov v določenih datumih itd.

Med kvantitativnimi cilji je mogoče opredeliti:

• Zmanjšanje časa obdelave za 10-krat.
• Zmanjšanje stroškov za urad dvakrat.

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: kako deluje

V skladu z domačo zakonodajo elektronski izmenjava dokumentov med organizacijami poteka s soglasjem obeh strani. Za izmenjavo podatkov je potrebno, da so vsi udeleženci priključeni na opremo enega operaterja. Nato mora uporabnik poslati zahtevo za dodajanje na seznam nasprotnih strank. Po potrditvi zahteve lahko člani sistema izmenjujejo podatke.

Modul EDM bo moral opraviti naslednje funkcije:

• Povabite sodelujoče stranke, da delijo podatke.
• Ustvarite adresar.
• Integrirajte se z računovodsko programsko opremo, na primer 1C.
• Potrdite in šifrirajte dokumentacijo.
• Oblikovanje korespondence.
• Sledite statusu črk.

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami poteka s pomočjo certifikatov. Povezava s strežnikom in preverjanje pristnosti se opravi prek osebnega digitalnega potrdila. EDS se izda vsakemu uporabniku sistema, shranjenem na elektronskem nosilcu žetonov in zaščiten s kodo PIN. Uporabnik mora vnesti svojo prijavo, geslo v osebno omarico. Šele potem bo imel dostop do svojih dokumentov.

Začetek procesa izmenjave je lahko vsak zaposleni v organizaciji, povezani s sistemom. Pred pošiljanjem dokumenta nasprotni stranki mora biti podpisana v EDS. Ta postopek se izvaja s programom "Cryptopro". Dokument se pošlje prek EDO. Zaposleni v nasprotni stranki prejme obvestilo o prejemu novega dokumenta. Če jo sprejme, potem postavi tudi EDS. Če želite dokument spremeniti, se ustvari nova elektronska različica. Ko je urejanje končano, morate vse spremembe shraniti v EDS. Potem se dokument pošlje nasprotni stranki. Po potrebi se izvede elektronska uskladitev informacij.

Če je treba znova opraviti popravke, se celoten postopek ponovno ponovi. Če ni nobenih pritožb glede nove različice, se dokument spoštuje. Končni vzorec je tisti, ki ga podpišeta dva digitalna podpisa. Vse različice dokumenta so shranjene na strežniku in so na voljo za ogled. Ko bo model dodeljen statusu delovanja, dokumenta ne bo mogoče spreminjati. Negativne pogodbe dobijo status »Preklican«. Tako se izvaja elektronski pretok dokumentov med organizacijami.

Oprema

Kaj potrebujete za elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami? Najprej je treba izbrati telekomunikacijskega operaterja in namestiti posebno programsko opremo za izmenjavo informacij. Drugič, pri vsakem nasprotniku, s katerim organizacija namerava opraviti elektronsko dopisovanje, je treba skleniti "Sporazum o izmenjavi elektronskih dokumentov".

Prav tako je potrebno namestiti EDI strežnik, na katerem bodo shranjeni vsi dokumenti. To je lahko naročnikova oprema ali shranjevanje v oblaku. Dostop do podatkov sistema od zunaj se opravi z aplikacijo, ki je nameščena na opremi zaposlenih v organizaciji. Interakcija računalnikov s strežnikom poteka preko HTTP z dodatnim šifriranjem SSL 128. Dostop do dokumentov se izvaja samo prek vmesnika aplikacij in po preverjanju pristnosti.

Projekt EDO

Projekt avtomatizacije procesov lahko traja od nekaj mesecev do nekaj let. Izraz je neposredno odvisen od števila procesov, ki jih je treba avtomatizirati, virov in finančnih zmožnosti organizacije. Povzetek izvajanja EDI je naslednji:

• Ustvarite delovno skupino.
• Oblikovanje ciljev, pogojev in proračuna projekta.
• Pregled obstoječih procesov.
• Razviti naloge.
• Izpust sistema EDO.
• Podpis pogodbe o uvedbi SED.
• Odobritev urnika dela.
• Sistemi za polnjenje sistema.
• Usposabljanje osebja.
• Izvedba predhodnih testov.
• Objava sklepa o uvedbi SED.
• Dokončanje programske opreme in delovnih postopkov.
• Začetek pilotnega projekta.
• Polni prehod na EDI.

Napake izvajanja EDI

Pri postopku avtomatizacije dokumentov je treba posebno pozornost posvetiti postopkom, v katerih je po zakonu potreben papirni nosilec. Elektronsko ne morete kopirati papirnega dokumenta. To bistveno upočasni proces dela in povzroči negativen odnos do procesa avtomatizacije kot celote. Nihče ne plača za dvojno delo.

V procesu izvajanja je treba razviti nov postopek za delo z dokumenti, usposabljati osebje in šele nato začeti izvajati v celoti. To lahko dosežete le, če osebju prinesete prednosti uporabe novih tehnologij.

Druga priljubljena napaka je slab razvoj zahtev za SED. Če uporabniki delajo v nekonfiguriranem sistemu, se postopek EDO razlikuje od tistega, kar je v organizaciji sprejeto.

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: prednosti in slabosti

Prednosti:

• Zmanjšanje stroškov pošiljanja izvirnih dokumentov po pošti.
• Shranite prostor za shranjevanje dokumentacije. Vse je shranjeno v elektronski obliki.
• Enostavnost uporabe. Dokument se pošlje iz ene delovne postaje. Hitro iskanje dokumenta poteka po statusu (poslano, prejeto, prejeto, itd.).
• Takojšnja dostava. Vse poslane informacije dosežejo naslovnika v nekaj sekundah.
• Dokumenta ni mogoče izgubiti do izteka njegovega skladiščenja v sistemu.

Slabosti:

• Če želite uporabljati opremo, morate kupiti licenco, ki stane veliko denarja.
• Izmenjava podatkov je najpogosteje možna samo med udeleženci v istem sistemu.
• Elektronski pretok dokumentov med organizacijami v 1C ali z uporabo katere koli druge programske opreme se razlikuje od predhodno uporabljene sheme. Z uvedbo novega algoritma bodo vsi zaposleni imeli vprašanja o opravljanju dela.
• Tehnična oprema. Pred izvajanjem EDI organizacije je treba kupiti opremo in usposabljati zaposlene za upravljanje novega sistema.
• EDO se izvaja s pomočjo EDS, veljavnost pa je 1 leto. Potrebno je pravočasno spremljati in posodabljati potrdila. Prav tako je treba spremljati obdobje veljavnosti potrdil nasprotne stranke, da bi se izognili težavam pri davku.

Pravna ureditev

Katere normativne akte urejajo elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami? Zakonodaja Ruske federacije vključuje zvezni zakon št. 63 "o elektronskem podpisu", pravila o predložitvi dokumentov zvezni davčni službi so predpisana v sklepu Ministrstva za finance št. MMV-7-2 / 168. EDO med organskimi organizacijami poteka na podlagi sklepa ministrstva za finance št. 50n. Pravila za izmenjavo primarnih računovodskih listin v elektronski obliki so predpisana v vrstnem redu zvezne davčne službe št. MMV-7-6 / 36 @. Vsi upravljavci EDO v okviru svoje dejavnosti morajo voditi odredba zvezne davčne službe št. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami VLSI daje kupcem takšne prednosti:

• Pošiljanje dokumentov vsaki organizaciji, ki je registrirana na ozemlju Ruske federacije. Če nasprotna stranka ni članica sistema VLSI, se zaposleni v podjetju preprosto obrne na predstavnika organizacije in pošlje vabila k sodelovanju v sistemu na svojo e-pošto. Takoj po potrditvi zahteve bo izmenjava informacij med udeleženci potekala brez posrednikov.
• V računalniku vam ni treba namestiti programske opreme. Dovolj je imeti trenutno različico brskalnika in dostop do interneta.
• Za delo s podatki ni potrebe po posebnem programu. Če je poročilo prvotno pripravljeno v tretji programski opremi, na primer 1C, lahko konfigurirate integracijo podatkov s sistemom VLSI.
• Obrazec dokumenta ni nameščen. Pošljete lahko besedilo, datoteke namizja, slike in tako naprej.

SKB "Kontur"

Eden od prvih razvijalcev programske opreme v Rusiji se ukvarja tudi z dobavo opreme, prek katere se izvaja elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami. "Contour" je razvil sistem Dyadok, preko katerega se izmenjujejo elektronski dokumenti. Posebnost sistema je, da lahko dostopate do podatkov, medtem ko ste v tujini. Zlasti za ta namen je družba razvila tarife v gostovanju. Če želite, lahko dostopate do podatkov preko API-ja.

Kaj potrebuješ?

Če želite povezati EDO, mora organizacija kupiti:

• licenčna programska oprema;
• strežnik;
• posodobiti opremo;
• osebje vlaka;
• konfigurirati in integrirati ESUD za delo z notranjimi aplikacijami.

Take naložbe je treba izvesti, da bi povezali elektronski tok dokumentov med organizacijo? Vključitev v posvetovanje o tehnični podpori, posodobitev SED in programske opreme - druga faza naložbe. Te stroške bo treba plačati mesečno.

Zaključek

Elektronski dokument se nadomesti z dokumentacijo. Ne samo, da zmanjša stroške organizacije za izvajanje procesov, ampak tudi povečuje učinkovitost poslovanja kot celote. Da bi EDI uspešno deloval, je treba jasno določiti cilje izvajanja sistema in ustrezno konfigurirati opremo.