Vrste nomenklature primerov, njihovih značilnosti in namena

Organizacija učinkovitega poteka dela na podjetju ni mogoča brez oblikovanja ustreznih pogojev za to. Eden od njih nomenklatura primerov v elektronski obliki

Nomenklatura primerov: koncept, vrste, vsebina, pomen

Pred opisom reda ustvarjanja je treba razumeti terminologijo. Vrste nomenklature primerov predstavljajo kategorije sistematiziranih seznamov imen sklopov dokumentov, razvitih v ustaljeni obliki, ki so nastali pri podjetju med njeno dejavnostjo in označujejo obdobja skladiščenja. Potrebni so za takojšnje iskanje potrebnih dejanj. Kakovost nomenklature bo odvisna od hitrosti dela s papirjem. Seznami se uporabljajo za distribucijo in skupino izvajanih dokumentov v mape, konsolidacijo indeksiranja, določanje obdobij shranjevanja. Zagotavljajo oblikovanje referenčnih datotek in delujejo kot vir računovodskih informacij. V praksi to vrste nomenklature primerov, kot tipičen, približen, individualen. Podjetje je dolžno samostojno razviti seznam ob upoštevanju specifičnosti svojih dejavnosti.

Zahteve

Upoštevaj vrste nomenklature primerov, njihove značilnosti in namen, Normativni akti opredeljujejo pravila, uporabljena pri njihovi sestavi. Pri oblikovanju seznamov morate:

1. Upoštevajte enotnost pristopov k organizaciji računovodstva, opisu, sistematizaciji, iskanju in shranjevanju dokumentacije.
2. Uporabite indeksiranje. Zagotavlja uvajanje sprememb, popravkov in dopolnitev v ustrezne dele seznama.
3. Nadzor stabilnosti indeksov.

Splošne značilnosti

Na kratko razmislite imenovanje in vrste nomenklature primerov, omenjeno zgoraj. Posamezni seznami so razviti za določeno organizacijo. Izražajo dokumentacijo, uporabljeno pri dnevnih dejavnostih. V eni industriji praviloma veljajo podjetja, ki uporabljajo enake vrste dejanj. Za njihovo poenotenje in združevanje se uporabljajo tipični in zglednie nomenklatura zadev. Slednji imajo priporočljiv značaj. Tipično vrste nomenklature primeri so obvezni. Ponavadi vzpostavijo enotno indeksacijo za podjetja v celotni panogi (sistem). Tipične in zgledne nomenklature zbirajo organizacije na višji ravni. Delujejo kot osnova za oblikovanje posameznih seznamov za določena podjetja. V zameno pa so predmet dogovora z višjimi strukturami. Vrste nomenklature primerov in njihovega oblikovanja so v pristojnosti usposobljenih strokovnjakov. Sodelujejo pri pripravi seznamov in organiziranju dela z njimi. Oblikovane nomenklature je treba uskladiti z uradom in arhivom podjetja.

Pomembna točka

Nomenklatura primerov mora biti prisotna pri vsakem podjetju, ne glede na obstoj modela ali okvirnega seznama. Za organizacijo je razvoj sestavljenega dokumenta optimalen. Vključuje vse vrste nomenklature primerov enote. Zbirni seznam je usklajen z ustreznim arhivom. Po odobritvi glave se oddelčni izvlečki pošljejo strukturnim enotam za uporabo pri delu.

Posebnost kompilacije

Za zaposlene, ki razvijajo sezname, je pomembno vedeti ne le, kaj, kakšne vrste nomenklature primerov obstajajo, ampak tudi sestavo, število dokumentov, ki se uporabljajo v podjetju. V svojih dejavnostih, strokovnjaki uporabljajo položaj organizacije, sedanje in lanskoletni seznam aktov, kadrovanja, klasifikacij, inventarja, napotnice in tako naprej. Sistem klasifikacija nomenklatura bo odvisna predvsem od strukture podjetja. Izredno pomembne so funkcije, ki jih organizacija izvaja. V zvezi s tem lahko kot razvrstitvene kategorije služijo tako notranji deli kot tudi vodstvene naloge.

Vrste dokumentov

Nomenklatura primerov mora vsebovati vse akte, ki odražajo dejavnosti podjetja. Dokumenti, ki jih uporabljajo javna združenja, so vključeni v sezname organizacije, v kateri so bili ustanovljeni. V nomenklaturi so morda nepopolni primeri, ki so jih dobili od tretje osebe za rešitev, referenčne kartice. Natisnjene izdaje niso na seznamu. Zlasti vključujejo zbirke resolucij, biltenov, referenčnih knjig, abstraktnih revij, brošur, indeksov in tako naprej. Abecede in druga pomožna gradiva niso vključena v nomenklaturo, ki ne odražajo glavnih usmeritev dela organizacije.

Splošni red

Besedilo nomenklature primerov je formalizirano v obliki seznam oddelkov in podpodročij klasifikacijske sheme. V tem primeru so označeni naslovi kompleksov dokumentov. Potrebne informacije iz dokumentov se zabeležijo v obliki izjav. Nato se uporabljajo pri oblikovanju osnutka nomenklature. Seznam lahko izgleda kot tabela. Na primer:

Nomenklatura primerov v korejski šoli 8 vrst

Opredelitev besedila za postavke

Izvaja se po predpisanih pravilih. Zlasti morajo:

1. V splošni obliki jasno odražajo vsebino primera, sestavo dokumentov, ki so v njej nameščeni, vrsto in funkcionalno identiteto.
2. Vključite obvezne elemente, ki se nahajajo v jasnem zaporedju:

• Ime tipa ali podvrsta. To je lahko korespondenca, dnevnik, naročila, protokoli in tako naprej.
• Ime organizacije / strukturne enote. Tukaj najdete informacije o razvijalcu / avtorju dokumenta.
• Naslov podjetja, na katerega se nanašajo dejanja, ki jih je treba poslati ali iz katere je naslovljena.
• Kratek opis dokumentov.
• Ime ozemlja, s katerim je povezana vsebina aktov.
• Obdobje (datum), do katerega pripada dokumentacija v zadevi. Tukaj lahko najdete tudi informacije o prisotnosti kopij.

Odloča o enem vprašanju

Pri oblikovanju naslovov primerov, v katerih so ti dokumenti, če ne vključujejo izvršitve zaporedje, beseda "dokumente", in na koncu (v oklepajih) navedejo svoje glavne vrste. To so lahko poročila, načrti, itd formulacije lahko, na primer, naslednje :. "Dokumenti na seminarjih o arhivih v podjetju (seznam priporočenih učnih publikacij, seznami)."

Korespondenca

Navedbe primerov, v katerih je vsebovana, vključujejo ustrezen izraz. Po besedi "korespondenca" navedite, s kakšno težavo in s kom je bila izvedena. V naslovih primerov, v katerih so črke homogenih dopisnikov, njihova imena niso podana. Namesto tega navedite njihove skupne vrste. Besedilo, na primer, bi lahko bilo: "Korespondenca s podružnicami organizacije o vprašanjih letnega poročanja in načrtovanja." Če v tem primeru obstajajo dopisi različnih korespondentov, tudi niso našteti. V tem primeru je treba navesti samo predmet sporočanja. Na primer: "Korespondenca o vprašanjih, povezanih s prilagajanjem osebja." Ime določenega dopisnika je označeno samo, če zadevo vsebuje samo črke in njega.

Dokumenti, povezani s posebnimi kraji

Če se takšni akti oblikujejo, se v naslovih navedejo imena zadevnih upravno-teritorialnih enot. Upoštevati je treba številne odtenke:

1. Če se vsebina nabora dokumentov nanaša na več homogenih območij, potem njihova specifična imena niso navedena. V tem primeru je podano njihovo skupno ime. Besedilo je lahko: "Dokumenti o organizaciji interakcije med vodji Ministrstva za obrambo o boju proti terorizmu".
2. Če se vsebina nanaša na eno upravno-teritorialno enoto, je njegovo ime navedeno v naslovu.

Napredno

V rubrikah primerov, v katerih so vključeni dokumenti za načrtovanje / poročanje, so navedeni podatki o obdobju, za katerega so sestavljeni. To je lahko četrtletje, leto, pol leta. V rubrikah primerov, uporabljenih za sintezo homogenih dokumentov, je naslov slednjega naveden v množini. Na primer: "Naročila za promocijo zaposlenih v organizaciji."

Ustvarjanje količin

V primerih, ko se predpostavlja, da bo primer oblikovan iz več delov (na primer z veliko količino dokumentacije), se splošni naslov najprej sestavi in ​​nato (če je potrebno) imena za njegove dele. Slednji opravlja funkcijo rafiniranja. Na primer: "Opombe o storitvah za leto 2015", "Zvezek 1. Opombe o storitvah za prvo polovico leta 2015". V času nastajanja in registracije kompleksov dokumentov lahko podate naslove. Obenem je prepovedano vključiti poenostavljeno, nespecifično besedilo vanje. Zlasti uporaba takih besed, kot so "razna", "splošna korespondenca" itd., Ni dovoljena. Priporočljivo je, da se izognete uporabi kompleksnih zavojev in uvodnih besed.

Poenostavitev

Lahko se izvaja na dva načina:

1. V procesu oblikovanja nomenklature celotne organizacije se naslove v zadevah, vključno z organizacijskimi in upravnimi akti, končajo na začetku seznama. Poleg tega so po padajočem pomenu označena imena za druge kategorije (pogodbeno, načrtovanje in poročanje itd.). Utrjevanje primerov v strukturi oddelkov in dodelitev slednjih naslovov se izvaja ob upoštevanju vrste in funkcionalne medsebojne povezanosti dejanj v njih.
2. Pri oblikovanju konsolidiranega seznama so imena razdelkov imena razdelkov na podlagi klasifikacijskih shem, na katerih so sestavljene. Imena so v skladu s kadrovsko tabelo.

Določanje časa

Predhodna določitev obdobij je potrebna za zagotovitev organizacije rednega spremljanja njihove skladnosti, pravočasne korekcije režima skladiščenja. Na primer, obdobje se lahko spremeni z začasnega na stalno, če obstajajo razlogi za to. Določitev obdobij se izvaja v skladu z informacijami standardnega (oddelnega) seznama dokumentov, ki nastanejo med obratovanjem podjetja. Če takega seznama ni, se uporabi približna / tipska nomenklatura. Določitev obdobij skladiščenja se lahko izvede tudi v soglasju z pooblaščenimi organi Zveznega arhiva.

Določanje indeksov

Izvaja se za hitro in nepogrešljivo identifikacijo primerov ter dokumentov, ki so v njih vključeni. Indeks je simbol, izdelan z arabskimi številkami. Lahko vključuje kodo službe z dodano zaporedno številko ustreznega primera (prek vezaja). Na primer, računovodski službi dobi kodo 05. Letno poročilo je dokument, ki odpre razdelek. Skladno s tem je v primeru, ki vsebuje ta akt, kot sestavni del konsolidiranega seznama določen indeks 05-01.