Kako naj se dokumenti registrirajo na podjetju?

Kakšna je registracija dokumentov in kaj potrebuje organizacija? Odgovorimo na to vprašanje v redu: najprej - "kaj", in potem že - "za kaj".

Torej, ta proces je določitev dejstva o prejemu ali izdelavi dokumenta. V tem času se poseben indeks nahaja neposredno na papir, ki ga je ustvarila ali prejela organizacija. Ampak to je le polovica postopka. Drugi del - uvedba ustreznih informacij o "novincu" v posebnem registracijskem obrazcu. Indeks običajno sestavlja več delov. Prvič, to je serijska številka. Lahko ga dopolnimo z indeksi izvajalcev, nomenklatura primerov, razvrščevalec prejemnikov itd. Komponente lahko uredimo v različnih zaporedjih. Prvič, na primer, je lahko številka, nato nomenklaturni indeks, uporabljenega klasifikatorja pa je lahko naveden na samem koncu. Toda obratno zaporedje je možno. Mimogrede, za dodelitev posebnih številk, ki vsebujejo tudi abecede kombinacije, je značilna registracija sestavni dokumenti.

Treba je reči, da je treba na podjetju ali podjetju opraviti globalno registracijo dokumentov. To pomeni, da je treba zabeležiti vse poslovne dokumente, tako vhodne kot odhodne.

Nadalje je treba opozoriti na registracijo dokumente morajo izpolnjevati naslednje zahteve:

• Enkraten čas - vsaka dohodna ali ustvarjena dokumentacija se zabeleži samo enkrat. Če govorimo o notranjih naročilih, potem od oddelka do oddelka potujejo s številom (indeksom), dodeljenim na samem začetku. To pravilo velja enako za uradno korespondenco in za naročila hudih šefov.
• Pravočasnost - tukaj je mišljeno, da se registracija vrednostnih papirjev, prejetih od zunaj, izvrši na dan prejema. Če govorimo o notranjih naročilih, navodilih ali navodilih, jih je mogoče določiti na podlagi dejstva, da odgovorni uslužbenec podpiše (največ - naslednji dan).
• Ločitev - za vsako vrsto poslovnega gradiva je osebna fiksacija (dohodna, odhodna, naročila, opombe, zapisnik sestanka, naročila itd.).
• Izenačenost - računovodstvo vedno poteka po enakih pravilih. V tem primeru registracijski obrazec ni pomemben.
• Popolnost bistva - ko vpišete podatke v obrazec za prijavo, morate v njej prikazati največje informacije. Zlasti v smislu vsebine katere koli dokumentacije.

Poleg tega je treba vse dokumente v podjetju izvajati v enem letu (koledar).

In zdaj je čas, da odgovorimo na vprašanje: "Za kaj?" Registracija dokumentov, ki se uporabljajo v organizacijah, omogoča reševanje različnih nalog. Razmislimo o najbolj živahnem primeru. Če vzamete in analizirate zaporedne številke ob koncu koledarskega leta, lahko sledite povečanju pretoka dokumentov. Ti podatki lahko povzročijo legitimne zahteve tajnika, da zviša svojo plačo (kot možnost - povečati število zaposlenih v sekretariatu).