Arhivsko pisarniško delo organizacije: GOST, navodila, dokumenti, pravila. Metodična priporočila za vodenje arhivskega zapisa

Pravila arhivskega vodenja vsebujejo ključne zahteve za delo z vrednostnimi papirji in materiali, ki niso vključeni v tekoče poslovanje družbe. Oblikovani so v skladu z obstoječimi regulativni okvir,

Področje distribucije

Metodična priporočila Pri vodenju arhivskega gradiva delujeta v odnosu do državnih institucij. Obvezna so tudi za komercialna podjetja, ki izvajajo določene vrste dela. Zlasti veljajo predpisi, ki zagotavljajo opis, računovodstvo, arhiviranje in uporabo dokumentacije iz Arhivskega sklada Ruske federacije, ki se nanašajo na državno lastnino.

Podenote podjetjih, ki delajo s filmom, fonografske, video, fotografije, zemljevidi, znanosti in tehnologije, informacij telemetrijo, z določbami, določenimi v načrtovanje in poročanje ureja.

Dolžnost in pravico, da oblikujejo organizacije v arhivu za začasno shranjevanje dokumentov RF AF zagotavlja podlago za sektorske zakonodaje (od leta 1993), položaj (iz leta 1994 in 1998). Regulativne akte nastajajo pravni akti regionalnega pomena. Upoštevati pravila ne veljajo za dokumente, delo, ki je urejena z zveznim zakonom № 5485-1 in predsedniški dekret № 1203 od 30.11.1995 je

Pobiranje

Predstavlja sistematično dopolnjevanje dokumentacijske osnove oddelkov družbe. Pridobitev vključuje opredelitev:

1. Viri.
2. Sestava materialov, ki jih je treba prejeti.

V okviru te dejavnosti se izvaja tudi neposreden prenos dokumentov v arhiv. Viri so:

1. Podrazdelitve podjetij.
2. Fizlitsa.
3. Pravne strukture.

Sestava materialov

Navodilo o upravljanju z arhivskimi zapisi ugotavlja, da pridobitev poteka v primerih začasnega (več kot 10 let) in trajnega skladiščenja. Informacije o osebju so tudi generalizirane. Primeri, katerih obdobje skladiščenja je manj kot 10 let, se praviloma ne prenesejo v arhiv. Vsebujejo jih v ustreznih poslovnih enotah. Ob koncu obdobja skladiščenja so taki primeri uničeni. Informacije posameznega znaka se posredujejo na zahtevo lastnika. Nato se pošljejo v državni arhiv za trajno vzdrževanje. Za prenos veljajo tudi gradiva predhodnih podjetij in likvidirane podrejene strukture.

Pisarniško delo in nomenklatura

Pooblaščeni zaposleni, ki delajo z informacijskimi materiali podjetja, pripravijo sistematičen seznam primerov. Imenuje se nomenklatura. Ko se oblikuje, je čas shranjevanja materialov. Navodilo o upravljanju arhivskih zapisov zahteva, da pooblaščena enota spremlja in pomaga varnostni službi pri pripravi nomenklature. Sistematiziran seznam služi kot osnova za oblikovanje zalog informacijskega materiala stalnega in začasnega skladiščenja (do 10 let). Nomenklatura je tudi glavni računovodski dokument. Uporablja se za registracijo primerov začasnega shranjevanja, vključno s tistimi z obdobjem, krajšim od 10 let. Shema sistematizacije, ki jo določa nomenklatura, se lahko uporabi pri izdelavi kartoteke do izvedenih potrdil.

Razvrstitev

Upravljanje arhivskih zapisov poteka v treh vrstah nomenklatur:

1. Tipično.
2. Približno.
3. Posameznik (za določeno podjetje).

Prvi določa sestavo materialov, ki se oblikujejo v isti vrsti institucije. Standardna nomenklatura se šteje za normativni dokument. Približna sistemizacija določa približno sestavo informativnega gradiva za podjetja, na katera se razširja njegovo delovanje, z navedbo indeksov. Ima priporočljiv značaj. Te vrste sistematizacije se uporabljajo pri oblikovanju posamezne nomenklature in se nanje prenesejo nespremenjene.

Značilnosti priprav

Dokumenti o vodenju arhivskega gradiva podjetja se sistematizirajo po ustaljeni obliki v skladu z nomenklaturo strukturnih oddelkov. Slednje morajo biti dogovorjene in podpisane s strani vodij.

Nomenklatura podjetja je sestavljena na skupnem obrazcu. Ogleda jo vodja arhiva ali odgovorna oseba, ki jo podpiše vodja varnostne službe ali uslužbenec, ki ga pooblasti. Nomenklaturo mora odobriti strokovna komisija, po kateri ga odobri direktor družbe. Po izvedbi teh postopkov so vodjem strukturnih oddelkov družbe zagotovljeni izpisi ustreznih oddelkov.

Nomenklatura za prihodnje leto se oblikuje v zadnjem četrtletju tekočega obdobja. Usklajevanje se izvede vsaj enkrat v 5 letih. Ko se spremeni struktura in funkcije podjetja, se oblikuje nova nomenklatura.

Postopek priprave zadev

Oblikovanje se nanaša na združevanje zaključenih dejanj v skladu z nomenklaturo. Vodenje arhivske evidence organizacije vključuje sistematizacijo informativnega gradiva v skladu z imenom map. Ni dovoljeno združiti dvojnih in grobih kopij. Izjema so še posebej dragoceni prevozniki. Prepovedano je, da se papir vrne v mape.

Vzdrževanje arhivsko vodenje evidence se izvaja pri zagotavljanju informacij centralizirano obdelava materialov storitev, in na decentraliziran - obeh strukturnih enot, in zgornji oddelek. Združevanje se izvaja pod neposrednim nadzorom oseb, odgovornih za shranjevanje podatkovnih nosilcev. Če je potrebno, lahko sodelujejo tudi zaposleni v državnem arhivu.

Ključne zahteve

Upravljanje arhivskih zapisov poteka v skladu z zahtevami normativnih aktov. Pri ustvarjanju map z informacijski nosilci morajo biti izpolnjene naslednje zahteve:

1. Materiali za začasno in trajno skladiščenje so razvrščeni ločeno.
2. Ena kopija vsakega papirja je vključena v mapo.
3. Mapa mora vsebovati gradivo za eno koledarsko leto. Od tega recepta pa obstajajo izjeme. Vključujejo:

• Osebne zadeve, ki se oblikujejo v celotnem obdobju dela zadevnega zaposlenega;
• gradivo izbirnih struktur in stalne komisije pod njimi, poslanske skupine, sistematizirane v času sklica;
• listine izobraževalnih institucij, oblikovane in združene v celotnem šolskem letu;
• gledališki materiali, ki označujejo dejavnost za sezono;
• zgodovina bolezni in tako naprej.

Mapa mora biti največ 250 strani z debelino največ 4 cm.

Združevanje regulativnih aktov

Pisarniško delo vključuje sistematizacijo različnih vrst informacijskih nosilcev. Vključujejo, med drugim, upravne akte. Združene so glede na vrsto in kronologijo z aplikacijami:

1. Določbe, statuti, odobreni z regulativnimi akti, delujejo kot priloge k njim. So združeni. Če so predpisi, navodila, statuti odobreni kot samostojni akti, se sistematizirajo v ločene primere.
2. Naročila višjih struktur in odločitve o njihovem izvajanju so združeni v skladu s smernicami dela podjetja.
3. Naročila v zvezi z osebjem se sistematizirajo glede na rok uporabnosti. Z velikim obsegom informacijskih gradiv je priporočljivo združiti akte, ki se nanašajo na različne vidike dela podjetja ločeno.
4. Naročila v ključni vrstici dejavnosti se sistematizirajo ločeno od dejanj na osebju. Na primer, nalog za vodenje arhivskih zapisov je vključen v eno mapo in po imenovanju vodje odgovorne enote drugi osebi.
5. Odobrene omejitve, poročila, ocene, naslovni seznami, načrti in tako naprej. združeni ločeno od projektov zanje.
6. Lokacijo dokumentov v osebnih datotekah poteka po vrstnem redu, v katerem so bili prejeti.
7. Osebni računi zaposlenih na plače se sistematizirajo v ločenih mapah. So urejeni po abecednem vrstnem redu.
8. Pritožbe, predlogi, vloge državljanov, ki se nanašajo na dejavnosti podjetja, dokumentacijo za njihov pregled in izvajanje, so ločeni od posameznih zahtev za osebne zadeve.
9. Sistematizacija korespondence običajno poteka v koledarskem obdobju po kronološkem vrstnem redu. Odgovori so postavljeni po vprašanjih. V primeru ponovitve korespondence na določeni temi, ki se je začela v preteklem letu, so dokumenti vključeni v mapo trenutnega obdobja. V tem primeru je naveden indeks lanskoletnega poslovanja.

Registracija prevoznikov, sprejetih za skladiščenje

Upravljanje z arhivskimi zapisi določa številne predpise za strukturne enote, ki delajo z dokumenti. Zasnova prevoznikov je lahko delna ali popolna. Odvisno od roka uporabnosti. Popolna registracija se opravi v zvezi z začasnimi (več kot 10 letnimi) dokumenti, trajnimi vsebinami in akti o osebju. To pomeni:

1. Mapa za povezavo / povezovanje.
2. Številčenje lista.
3. Priprava strani-priče.
4. Oblikovanje notranjega popisa, če je potrebno.
5. Vnesite podrobnosti v podrobnosti naslovna stran. Lahko se nanašajo na ime podjetja, registracijsko številko mape, zadnje datume in tako naprej.

Materiali začasnega skladiščenja, vključno s tistimi z obdobjem, krajšim od 10 let, se delno obdelajo. Torej, dovoljeno je, da dokumentov ne urejate v mapi, ne listite listov, ne napišete napisov.

Ponudbe

Arhivsko pisarniško delo je neke vrste dejavnost, v kateri strokovnjaki zagotavljajo ne le varnost nosilcev informacij, temveč tudi priložnost za delo z njimi, ko se pojavi takšna potreba. Za to so dejanja, ki sestavljajo mape, vložena na štiri krake v pokrovu kartona. Lahko se prepletajo z možnostjo branja besedil, resolucij, datumov, vizumov v vseh dokumentih.

V pripravah skupina vseh kovinskih pritrdilnih elementov se odstranijo. Materiali, namenjeni za trajno shranjevanje in je sestavljen iz posebej dragocenih ali neoblikovano akti se nahajajo v mapah ograjenih tri ventil z vrvicami ali v posebnih škatlah.

Ko je prisotna v neuveljavljenega dokumentov osebne narave (dela knjige, kartice, vojaški kartice, itd). Ti so mu v posebni ovojnici in ga vložila v ostalih materialov. Na koncu mape mora biti prisoten prazen ploščata priča. Na začetku mape zašite obrazec za notranjo inventarja. Da bi zagotovili varnost in red ureditve posameznega lista papirja oštevilčene z arabskimi številkami. To pravilo ne velja za stran, in oblike priča za popis. Številka je dal s svinčnikom v zgornjem desnem kotu.

Posnetek s strani

Ugotavlja se v skladu z ustaljenim postopkom. Označeno je z besedami in številkami:

1. Število listov z oštevilčenjem.
2. Število strani v notranjem inventarju.

List, priča tudi določa oštevilčenje specifičnost. Predvsem, da se ugotovi, ali obstaja črkami indekse, manjkajoče kode, številke strani s lepljenih slikami, strani velikega formata, in tako naprej. Poleg tega je na listu, kažejo na prisotnost tiskanja brošur v mapi, če niso bile označene v glavnem številčenja. Lista priča vised prevajalnik. Kasnejše spremembe v stanju in sestavi mape morajo biti označeni v njem s sklicevanjem na ustrezne akte. To se ne sme narediti stanja-pričo na naslovni strani mape ali neto prometa na zadnji strani dokumenta v njem.

Notranji inventar

Oblikovana je za shranjevanje in beleženje informacijskega materiala za začasno (več kot 10 let) in trajno vsebino. Prav tako je pripravljen notranji inventar za primere, ustvarjene glede na vrste dokumentov, katerih postavke ne razkrivajo njihove vsebine. Obrazec mora vsebovati podatke o rednih številkah dejanj v mapi, indeksih, naslovih, datumih in številkah strani.

Za notranjega inventarja priložen povzetek zapisa. To je navedeno v številkah in besedah ​​število dokumentov, vključenih v njem, kot tudi število listov ga tvorijo. Odobrava notranjega inventarja prevajalnik. Če je mapa vezana ali speti pusta, je sestavila seznam pritrjena na notranji strani sprednjega pokrova.

Spremembe sestave materialov v mapi naj se odražajo v polju "Opombe". Predvsem mislimo na umik, zamenjavo dokumentov s kopijami, vključitev dodatnih dokumentov v mapo. Istočasno se priložijo sklicevanja na ustrezne akte. V primeru potrebe se lahko oblikuje nov splošni vnos v notranji inventarni listek in oznaka mape.