Nomenklatura primerov. Vrstni red formacije

Vsi dokumenti po izvedbi morajo biti združeni v poslovanje. Izraz "poslovanje" v skladu z GOST 51141-98 je treba razumeti kot en dokument ali niz dokumentov, ki se nanašajo na določeno področje dejavnosti organizacije in so postavljeni v mapo pod ločenim kritjem. Za pravilno oblikovanje, skladiščenje in obračunavanje primerov v vsaki organizaciji je treba nomenklaturo primerov sestaviti vsako leto (ob upoštevanju sprememb v zunanjem in notranjem okolju), zaradi česar je zagotovljen hitri pregled dokumentov.

Kdaj oblikovanje primerov katero koli enoto bi morale voditi zahteve enotnega državnega sistema vodenja evidenc. Glavne določbe so določene v GOST 51141-98, dokumentaciji glavnega arhivskega oddelka v vladi Ruske federacije, metodoloških navodilih arhivskih organov, seznamih dokumentarnega gradiva. Treba je opazovati čas shranjevanja dokumentov in primeri. Če organizacija s kompleksno strukturo in številnih funkcij v vsakem oddelku in po vsej organizaciji uporabljati enotna načela za organizacijo dokumentov, oblikovanje in primerov indeksiranja. Zato je nomenklatura zadeve kadrovske službe, kakovost storitev, katere koli druge strukturna enota ali pa je treba organizacijo oblikovati ob upoštevanju zahtev normativnih dokumentov.

V prvi fazi je treba določiti vrsto vprašanj in kategorij dokumentov, ki morajo vključevati nomenklaturo zadev enote ali organizacije. Tukaj moramo nadaljevati s potrebo po pokrivanju celotnega obsega dokumentacije, tako ustvarjenih kot prejetih. Kadar je v delu, ki ga nomenklatura ne ustvari, nova vprašanja, je treba nanesti dodatke. Oblika nomenklature primerov mora omogočati, da se pravočasno posodablja. Zato je pri indeksiranju primerov mogoče ustvariti nove indekse in izključiti zamenjavo predhodno dodeljenih indeksov že oblikovanih primerov. Nedokončana dejavnost se prenese v nomenklaturo naslednjega leta z ohranitvijo prvotne številke.

Naslov vsakega primera mora biti jasen in v celoti razkriti sestavo primera in vsebino dokumentov, ki so v tej mapi. V mapi morate določiti indeks in rok uporabnosti poslovanje. Konsolidacija primerov se izvaja na nominalni osnovi, na primer naroćila, zapisnik, naroćila in tako naprej. Zadeve se lahko nastavi v podrobnosti, na primer, korespondenco z določeno novinar, korespondenco za dobavo surovin, korespondenco z novinarji, v kombinaciji na teritorialni podlagi, in tako naprej.

Pri združevanju dokumentov morate paziti na čas shranjevanja. Dokumentov za začasno in trajno skladiščenje ali z različnim rokom uporabe ni mogoče združiti v eno datoteko. V osnutke primerov, nepomembnih dokumentov ali kopij kopij ni dovoljeno vključiti. Pri oblikovanju primerov je potrebno preveriti prisotnost vseh podpisov v dokumentu in pravilnost njegove izvedbe.

Indeksiranje primerov in vrstni red njihovega naročila je treba narediti v smislu pomena. Prvi so najpomembnejši dokumenti (naročila, naročila ali drugo upravni dokumenti). Nomenklatura primerov mora vsebovati indekse in naslove primerov, pogoje za njihovo shranjevanje, vrstni red evakuacije. Nomenklatura primerov se odobri v vrstnem redu, določenem v organizaciji, in je usklajen z uradnik Državni arhiv regije. Ob koncu leta se končna evidenca izda v nomenklaturi, ki navaja število primerov, ki so se za vsako kategorijo odprli v letu poročanja. Dostava trajnega skladiščenja v arhiv ali odlaganje začasnih skladiščenja (po izteku roka trajanja) se izvaja v Navodila za pisarniško delo te organizacije.