Kakšna je nomenklatura v pisarniškem delu?

Za pravilno izvajanje pisarniškega dela morate vedeti, kaj je nomenklatura. Po definiciji se nomenklatura nanaša na seznam delov, materialov in struktur, ki jih je proizvedla proizvodnja, zbranih v skladu z določenim sistemom. Pri sestavljanju takega seznama se vsakemu od teh materialov dodeli koda s številkami, črkami ali alfanumerično kombinacijo - številka nomenklature.

V upravljanju primerov je nomenklatura primerov seznam poslovnih dokumentov (ali primerov), sistematiziranih v vsebini, ki so sestavljeni v okviru dela organizacije. Nomenklatura določa, kako dolgo je treba hraniti vrednostne papirje in v kakšnem vrstnem redu se morajo registrirati. Na primer, v srednjih šolah (gimnazijah) šolske revije vodi vodja učitelja še 5 let po diplomi.

Glavne funkcije

Glavna naloga pri pripravi nomenklature primerov je, da delo upravnega aparata postane bolj popoln, produktiven, da se znebi birokratskega kretanja. Učinkovite in kakovostne rešitve za številne težave, dejavnosti celotne organizacije so pogosto glede na vrstni red, v katerem se hranijo dokumenti, kako hitro se je lahko na zahtevo, da bi našli kako dobro so razvrščeni in sistematizirati. Pravilna razvrstitev omogoča ne samo hitro delo z dokumenti, ampak tudi olajša delo z arhivi in ​​arhivi.

Oglejmo si primere, kako je nomenklatura primerov in na katerih področjih je najbolj učinkovit.

• Sistematizacija dokumentov -, kjer so bili dokumenti, ki se uporabljajo v vsakem primeru (priprava pogodb, poslov, zaključka kazenskega postopka, poročila kartice načrtovanja, itd), in nato iz aktivne uporabe, v skladu z nomenklaturo, ki so shranjeni v organizacijah v določenem vrstnem redu . To velja tako za papir in elektronski, shranjenih v računalniško bazo.
• Vsebina informacij o tem, kako dolgo ostane dokument, kako dolgo je lahko učinkovit. Vsak primer, vključen v nomenklaturo, ima svoje pogoje za ohranitev dokumentov, ki so v njej vključeni. Bolj dragocen in pomemben dokument, dlje traja. Torej, ko delate z dokumenti v zadevi, jih takoj ovrednotijo ​​- neke vrste vrednoten pregled. To pomaga in deluje s samim primerom.
• Omogočanje indeksiranja primerov. Nomenklatura primera pogosto uporabljajo v procesu registracija dokumentov, in nomenklaturni indeks primera postane sestavni del registrska številka dokument. To je mogoče opaziti v popisu, ko je inventar v tovarni ali v instituciji.
• Opravlja referenčno vlogo pri proučevanju organizacijske strukture institucije itd.
• V pisarni se šteje kot osnova za popis primerov s trajnim ali začasnim obdobjem hranjenja in računovodskih dokumentov.
• Uporablja se kot vzorec, shema za izdelavo datotečne omarice in sklicevanje na uporabljene dokumente.

Tako dobro znanje o tem, kaj je nomenklatura in veščine pri delu z njo potrebna v vsaki organizaciji ali instituciji v podjetju. Nomenklatura mora zajemati celotno dokumentarno dejavnost institucije.

Razvrstitev nomenklature

Nomenklatura ima svoje lastne standarde in zahteve za oblikovanje, jih ni mogoče kršiti. Navedeni so v posebnih metodologijah in navodila za vodenje evidenc.

Običajno je razlikovati med tremi vrstami poslovne nomenklature:

• tipično;
• približno;
• Posameznik, razvit za določeno organizacijo.

Kaj je nomenklatura je tipična, iz imena je razvidno - to so normativni dokumenti, določajo sestavo primerov, ki se uporabljajo v organizacijah iste vrste.

Zgledna nomenklatura je namenjena določitvi približne sestave primerov, ki nastanejo pri pisarniškem delu organizacije, kjer se ta nomenklatura razdeli. Taki vzorci vodenja evidenc niso normativni, temveč priporočljivi. Posebna značilnost je, da so v dokumentih te vrste indeksi navedeni.

Tipične in zgledne klerične nomenklature razvijajo višje organizacije za svoje podrejene organizacije.

Posamezna nomenklatura - zasnovana posebej za določeno organizacijo in ob upoštevanju posebnosti njenih dejavnosti. Za vzorec se običajno ali vzorčno uporabljajo, v njih pa so potrebne spremembe.