Storitvena opomba, postopek za pisanje in evidentiranje

Funkcije in namen

Storitvena nota je oblika notranje korespondence in je lahko glede na vsebino informativna, pobuda ali poročanje. V njem so predstavljeni poslovni stiki neodvisne enote ali vodje o kakršnem koli vprašanju. Pisarniško obvestilo lahko vsebuje predloge ali zahteve in je naslovljeno na vsakega upravitelja, vključno z nadrejenim.

Podpis in prijava

Opombe o storitvah podpiše neposredni vodja enote. V spodnjem delu levega kota mora izvajalec to pokazati. Tam je zapisal njegovo ime in kontaktno telefonsko številko.

V strukturnih enotah so pisarniške opombe v programu elektronskega upravljanja dokumentov. Dodeli so številko, poslana enotam v papirni obliki in na elektronskih medijih. Oštevilčenje sestavljajo indeksni oddelek in registrska številka.

Datum beležke je čas njegove registracije. Izvirnik z resolucijo vodilne osebe se pošlje v glavo. Izvod beležke se vrne umetniku.

Raznolikost servisnih opomb

Memorandum o soglasju je sprememba beležka, naslovljen na neposrednega voditelja. Memorandum o soglasju je sestavljen, ko je potrebno upoštevati mnenje oddelka ali vodje o določenem vprašanju in dati konkretne predloge.

Odvisno od namena in vsebine memoranduma so lahko memorandumi proaktivni (v obliki komentarjev in predlogov) ali poročanje (o rezultatih pregleda, na službenem potovanju).

Datum ali časovno obdobje, na katerega se nanašajo informacije, zapisane v memorandumu, vključuje ločeno vrstico, ki je vključena v naslov ali na začetku besedila. Memorandum podpiše avtor-prevajalnik.

Obseg servisnih opomb

Besedilni del opombe in memoranduma je priporočljivo sestaviti iz dveh delov. Prvi del tega poročila bi moral vsebovati dejstva, ki so služila kot izgovor za njegovo pisanje, in drugo - iz predlogov in ustreznih sklepov o zadevi.

Vsak razvit dokument lahko vsebuje samo eno vprašanje. Izjeme so protokoli, naročila, načrti, poročila in povzemanje dokumentov.

Storitvena opomba mora vsebovati upravičene informacije, objektivno navedene, na kratko, pravilno, jasno in brez nepotrebnega ponavljanja. Besedilni del je v obliki trdnega besedila, tabele, vprašalnika ali kombinacije teh obrazcev.

Zapleteno trdno besedilo katerega koli dokumenta mora vsebovati logično in slovnično dogovorjene informacije o upravljalnih ukrepih, ki se odražajo v ustreznih predpisih, normah, pravilih in upravnih dokumentih.

Storitvena nota mora imeti obvezne rekvizite in isti vrstni red umestitve: avtorja, ime podjetja in njegovo kodo, indeks, datum, naslov, besedilo telesa, vizum, podpis izvršitelja, opombo o izvedbi in usmeritvi dokumenta v zadevi.

Naslov seznama je treba povzeti. Če je dokument več problemov, se naslov lahko posploši.

Pravila za naslavljanje

Opombe o storitvah so naslovljene na organizacije, enote ali določen upravitelj v podjetju. V dokumentu, naslovljenem na številne homogene organizacije, je naslovnik naveden na splošno. Storitvena nota ne sme imeti več kot 4 prejemnika.

Zaključek

Vse odhodne informacije v okviru beležke je treba zagotoviti na zahtevo in poslati le uradno. Navedene podatke podpiše in potrdi upravitelj, katerega področje delovanja vpliva.

Vsi beležki so obvezni, odvisno od dneva. Datum dokumenta in vse storitvene znamke na njem so nepogrešljive zahteve za kateri koli dokument.