Priročnik o vodenju evidence kot normativnega dokumenta

Uradno normativno dejanje, ki določa in vzpostavlja postopek za pripravo in pripravo dokumentov (in tudi za delo z njimi) v kateri koli organizaciji, je navodilo za vodenje evidenc. Na voljo mora biti na vsakem podjetju, v vsakem podjetju in ustanovi. Na podlagi nacionalnih normativnih in metodoloških dokumentov se brezhibno razvija navodila za vodenje evidenc. Toda hkrati mora odražati posamezne značilnosti pisarniškega dela določene organizacije, sestavo delovnih mest in dokumentov, strukturo službe, razpoložljivost arhivov in stopnjo informatizacije vseh postopkov vodenja evidence. Iz tega sledi, da so navodila za vodenje evidenc določene organizacije vedno izvirna in bodo upoštevala vse nianse in posebnosti sestave in obdelave dokumentov, ki so sestavni le v tej strukturi.

Pri pripravi tega zakonodajnega dokumenta za vaše podjetje, lahko uporabite skupnega standardnega inshy-konstrukcija v pisarni, da bi iz nje poudarja, obvezna za vse, in dodati elemente, ki morajo biti predpisane samo za vašo organizacijo.

Priročnik vodenja evidence praviloma vsebuje splošne določbe, različne tematske oddelke in različne aplikacije. Splošne določbe določajo področje uporabe navodil, regulativni okvir in odgovornost za njegovo neskladnost. Tematski odseki vsebujejo informacije o vrste dokumentov in vrstni red njihove registracije, vpogleda, razmnoževanja, certificiranja in skladiščenja. V skladu s posebnostmi podjetja se ta razdelek lahko znatno razširi. Glede na spreminjajoče se delovne pogoje in uvedbo novih tehnologij tematske sekcije mogoče spremeniti in dopolniti. Priloge navodila vključujejo ilustrirano referenčni material: model obrazca odtise pečatov in žigov, diagrami pretoka informacij, kot tudi vzorce za izpolnjevanje obrazcev.

Navodilo je lahko v nekaterih primerih začasno (navodila za vodenje evidenc na okrožnem sodišču ali v oboroženih silah). Začasno navodilo za pisarniško delo se odobri za določeno obdobje, na primer pred začetkom trajnega dela. To se odloči posamično!

Dobro napisano navodilo o vodenju evidence odraža celoten proces dela z dokumenti in logično zaporedje vseh tehnoloških operacij. Urejata dejavnosti ne samo pisarniških storitev, temveč tudi celotnega upravnega aparata. Navodilo je odobreno in uveljavljeno le s sklepom vodje organizacije in je naknadno služilo kot normativni akt, na podlagi katerega se sestavijo in izvajajo vsi dokumenti podjetja.

Pravilna izjava o pisarniškem delu je pomemben pogoj za ustrezno delo organizacije. Umetniki so potrebni za kakovostno storitev pisarni izpolniti vse dokumente, seznaniti novih delavcev z namenom in izpolnite presledki pravil, predložijo poročila o času in brez napak, ki so pristojni in pravočasno izvajanje dodeljenih nalog, začeti delati takoj (takoj, ko prejme dohodni dokument ali naročilo). Če sam sam določi prednostne naloge za nujnost izvršitve naročil ali dokumentov, se delo nadaljuje s tem. V drugih primerih se bo ob vstopu v veliko število dokumentov, ki se obdelujejo v skladu z datumom prispe.