Poslovni proces: analiza poslovnih procesov. Opis, uporaba, rezultati

Vsak podjetnik mora vsaj posredno vedeti, kakšen poslovni proces je. Analiza poslovnih procesov pomaga zmanjšati stroške, izboljšati dobičkonosnost in na koncu povečati dobiček podjetja. V ekonomski literaturi se ta koncept najprej srečuje pri delu raziskovalcev 80. let prejšnjega stoletja. Takrat so Združene države najprej pomislile na dejstvo, da je učinkovitost celotne proizvodnje odvisna od vrste medsebojno povezanih ukrepov, ki se imenujejo poslovni proces.

Opredelitve

Poslovni proces je zapleten koncept. Razvoj poslovanja je močno odvisen od medsebojno povezanih operacij, postopkov in dejanj. Ne morete si predstavljati tovarne brez dobave surovin, obdelave, delavcev za strojno orodje in računovodje. Podjetje je zaprti sistem, ki deluje kot celovit organizem. In vsi dobro delovala brez zastojev in zamud, potrebujemo veliko možgane - izkušenega vodjo, ki bodo analizirali in jih bo spremljala skladnost vseh poslovnih procesov.

Če pogledate z gospodarskega vidika, je medsebojna povezanost vseh možnih ukrepov, med katerimi se procesiranje zunanjih virov v končnem izdelku za potrošnika imenuje poslovni proces. Analiza poslovnih procesov je vrednotenje učinkovitosti določenega ukrepa, delovanja ali dogodka, povezanega s proizvodnjo.

Za kaj gre?

To je zelo enostavno opisati poslovne procese. Toda največji problem realnosti je, da v vsakem podjetju v naši državi je redko mogoče najti osebo, ki je resnično zainteresirana za povečanje učinkovitosti različnih procesi proizvodnje. Mala in srednje velika podjetja že dalj časa poskuša uporabiti zastarele metode za zmanjševanje stroškov, medtem ko je na Zahodu že dolgo razume, da je uspešnost postopka je odvisna od pristojnega najel vodja, ki se zanimajo za pridobivanje najboljše rezultate njihovega dela.

Ustvarjanje poslovnih procesov omogoča jasno razumevanje, kdo je odgovoren za katero fazo, kakšen položaj zaseda in kaj mora storiti. To strukturiranje omogoča preglednost proizvodnje in olajšuje njegovo upravljanje. Doniranje drevo ciljev zaposlenim je mogoče povečati svojo motivacijo in dokazati, da je njihovo delo usmerjeno v skupne cilje. Poleg tega bo organiziranje poslovanja na ta način pomagalo opredeliti dodatne stroške finančnih in časovnih virov.

Kako ustvariti

Ne glede na to, ali gre za veliko podjetje ali majhno, je pristop k oblikovanju podrobnega načrta eden. Poglejmo konkreten primer. Obstajajo čvrste prodajalne kavčev. Shema poslovnih procesov je podobna drevesu. Na glavnih vejah so postavljene glavne funkcije, ki se raztezajo na manjše. Torej, katere so glavne faze poslovnega procesa za trgovca na drobno?

1. Nabava blaga. To je prvi in ​​osrednji poslovni proces. Kakšne pod-faze ima?

• Analiza dobaviteljev.
• Priprava pogodb s proizvodnimi obrati.
• Priprava pogodb s prevoznimi podjetji.

2. Sedenje zofe. Na tej stopnji so taki trenutki:

• Izbira prostora.
• Gradnja ali najem prostora.
• Ustvarjanje pogojev za prodajo.

3. Prodajni proces.

• Zaposlovanje osebja.
• Nakup blagajne.
• Ustvarjanje ozračja in oblikovanja za prodajo.

4. Trženje in oglaševanje.

• Postavitev tabele.
• Izdelava vizitk, knjižic, brošur, katalogov itd.
• Oglaševanje oglasa.

Seznam je lahko dolg. Pomembno je razumeti, kako ustvarjanje poslovnih procesov. Nadalje bomo privedli do zlatih pravil, ki bi bila poslovna organizacija uspešna.

Pravilo številka 1

Za vsako namensko poslovno fazo je odgovorna določena oseba. Vključite jih v ustvarjanje shem. To bo prineslo priložnost, da podrobneje razumejo proces, zanimajo zaposlene in povečajo motivacijo za doseganje skupnih ciljev. To je še posebej pomembno v zgodnjih fazah ustanavljanja podjetja. Zagon podjetja je vedno povezan z velikimi težavami, pravočasno določanje ciljev za določene faze pa bo dalo podrobnejši načrt za ukrepanje.

Pravilo številka 2

Uporabite samodejne programe in vizualizirajte svoje sheme. Do danes je veliko pripravljenih programov, ki pomagajo pri strukturiranju informacij. Mala in srednje velika podjetja jih uporabljajo povsod.

Če delate v skupini, vzemite krovu ali koščke papirja, da vse zapišete in v okviru svojih misli narišite drevo vaših procesov. Začnite z velikimi operacijami, ki jih barite na manjših. Za velika podjetja je ustvarjanje poslovnih procesov veliko in skrbno delo, ki zahteva največjo koncentracijo in usklajenost delovanja vseh zaposlenih.

Pravilo številka 3

Oblikovanje poslovnih procesov se osredotoča na strategijo podjetja in ne na njeno organizacijsko strukturo. Ista funkcija lahko preseže uveljavljene oddelke. Na primer, če se dobava blaga od dobavitelja lahko šteje za poslovni proces, da se omeji sprostitev proizvoda zunaj gospodarske družbe, ki je, ko je dan na policah in na voljo potrošnikom. V tem procesu sodelujejo v več oddelkih, del organizacijske strukture.

Pravilo številka 4

Ne natančno preberite načrta. Če je shema preobremenjena s prekomernimi informacijami, bo to povzročilo splošno zmedo in veliko delovno obremenitev odgovornega osebja. Če nameravate narediti spremembe v določenem segmentu, je treba ta del podrobno opredeliti, vse druge pa je treba upoštevati samo površinsko, ne da bi se podrobno posvetile. Učinkovitost poslovnih procesov podreden Pareto zakon "20 do 80", ko bo 20% podrobnih opisov prineslo 80% uspeha celotne operacije.

Pravilo številka 5

Ne bojte se resnice in zgradite shemo, ki temelji na dejanskem stanju. Zelo pogosto se pojavi ta situacija. Glavni vodja vpraša svoje podrejene svoje oddelke s ciljem izdelave diagrama poslovnega procesa. Poskušajo povedati, kako dobro delujejo. Čeprav v resnici resnični položaj še zdaleč ni idealen. Toda na podlagi lažnih podatkov bo zgrajena nepravilna shema, po kateri bodo neučinkovite odločitve sprejete in vsa dela bodo izgubljena.

Ne zamenjujte pojma "kot je", "kako naj bo" in "kako hočem, da je to". Kljub temu pa so lahko poslovni procesi natančno namenjeni temu izboljšanju. Zato je treba opisati le dejansko stanje.

Avtomatizacija poslovnih procesov

Zelo težko je spremljati vse dogodke v podjetju, še posebej, če gre za velike korporacije in sindikate. Velik posel je težko predstavljati brez celotnega sistema avtomatiziranih programov, ki vam omogočajo, da analizirate vhodne podatke za odločanje. Zato je danes pogosto avtomatiziranje poslovnih procesov.

V praksi to pomeni, da obstaja poseben računalniški program, ki obdeluje vse vrste informacijskih tokov, ki podpirajo poslovni proces. Analiza poslovnih procesov poteka v avtonomnem načinu, oseba pa se seznani s prejetimi rezultati in naredi ustrezen zaključek.

Izbira metode analize

Soočajo z vprašanjem, kako bolje opisati poslovnih procesov samodejni način, bodo domači podjetnik našli številne možnosti, ki so optimizirani za majhne ruski trg. Skoraj vsa predlagana programska oprema je bila ustvarjena za zahodna podjetja, ki imajo izkušnje optimizacija proizvodnje. Toda po analizi nekaterih podatkov smo ustvarili svoj seznam programov, ki nam pomagajo pri izvajanju poslovnega procesa.

1. BEST-5 "My Business" je programska oprema, ki pogosto uporablja mala in srednje velika podjetja. Program je na voljo za vsak računalnik in je zelo enostaven za uporabo. Njena prednost je, da lahko analizira majhne količine podatkov iz majhnega podjetja.
2. Corporate Modeler. Pogosto se uporablja v sodobnih podjetjih, predvsem zato, ker je poceni. Z njim je enostavno začeti poslovati, saj je zelo priročno graditi diagrame poslovnega procesa, vendar se analiza skoraj ne izvaja.
3. iGrafx Enterprise Central. Zelo dober kanadski razvoj. Je sposoben, da ne prepozna in sestavlja poslovnih načrtov, ampak tudi uspešno analizira matrike vhodnih podatkov. V naši državi je zelo malo distribucije, čeprav je izdelek zelo dostojno.
4. Poslovni studio. Najbolj znan ruski razvoj. Je integriran z drugimi izdelki MS Office (Word, Excel, Visio). Za domačega podjetnika je to optimalna izbira za razmerje med ceno in rezultatom. Odlična analiza poslovnega procesa. Proizvodnja je mogoče uspešno optimizirati zaradi rezultatov, pridobljenih na podlagi programa.

Tehnologija gradnje poslovnih procesov

Najpogosteje danes obstaja integracija samodejnega in ročnega načina izdelave sheme "Poslovni proces". Analiza poslovnih procesov v tem primeru poteka v dveh fazah: prva uporaba rezultatov, pridobljenih na računalniku, druga - ročno s strani upravitelja.

Poglejmo dva osnovna pristopa k konstrukciji grafov in shem. V tem primeru bo tehnologija poslovnih procesov zgrajena z uporabo takšnih metod:

1. DFD (Diagram pretoka podatkov).
2. WFD (Diagram delovnih tokov).

Prva metoda DFD vključuje risanje diagrama podatkovnih tokov. Vključujejo: podrobno delo postopka, odgovorno osebje, potrebno dokumentacijo. Takšna konstrukcija daje popolno sliko o dejavnostih podjetja, okoliščinah vhodnih in izhodnih podatkov, vseh elementih proizvodni proces in povezave med njimi. Ta pristop vam omogoča prepoznavanje prostih (nepotrebnih) poslovnih procesov, ki zmanjšujejo učinkovitost rezultata in jih je mogoče optimirati na različne načine.

WFD - Diagrami delovnega toka, ki opisujejo poslovne procese na nižji ravni. Razvoj poslovanja se lahko bistveno spremeni, če poznate ne samo navpično hierarhijo ukrepov, ampak tudi horizontalno hierarhijo. Kaj to pomeni?

Če pogledate, so diagrami WFD mreža časovnih okvirov, vsak grafikon pa je odgovoren za določen proces. Predpostavimo, da dobava blaga traja dva dni - razpored označuje začetek in konec postopka. Nato pride v primeru, da je blago dano v trgovalno dno in ta postopek se bo začel šele po zaključku dobave. Podatki se zaporedno zapišejo na grafu. Dogodki, operacije in dejanja se lahko prepletajo, če se hkrati izvajajo. Primerno je, da na tak način začnemo poslovati v zgodnji fazi in določiti, kako dolgo traja polno proizvodni cikel.

Sklepi

Za majhno ali veliko, novo ali stara podjetja, morate razumeti, kaj je poslovni proces. V kateri koli fazi življenjskega cikla podjetja lahko optimizacija proizvodnje pomembno vpliva na nadaljnji razvoj. Navsezadnje je glavni cilj obstoja katere koli organizacije za danes, da zadovolji potrebe potrošnika. In če je stranka zadovoljna, bo ustvaril dobiček. Razmerje tukaj je neposredno sorazmerno. Višja stopnja zadovoljstva strank, večji dobiček podjetja. To se lahko doseže samo z analizo in poznejšim spreminjanjem procesa v podjetju.