Kako podpisati dokumente v elektronski obliki in ali je to mogoče storiti?

V tej starosti računalniških tehnologij je bil za potrditev dokumentov uporabljen tako imenovani elektronski digitalni podpis ali skrajšani EDS. Vendar pa v tej zadevi mnogi nimajo jasnega razumevanja, zakaj je to potrebno, ker se večina ljudi uporablja za stari način dela, podpisovanje dokumentov ročno. O tem, kako podpisati dokumente z elektronskim podpisom, se bomo pogovorili.

Kaj je elektronski digitalni podpis ali EDS?

EDS predstavlja določen predmet v elektronski obliki, po katerem je mogoče takoj določiti osebo, ki jo je oblikovala, določila avtorstvo, preverila pristnost dokumenta itd.

Seveda lahko EDS vizualno izgleda kot navaden podpis v obliki grafičnega predmeta, vstavljenega v dokument. Dejstvo je, da tukaj delujejo asimetrični šifrirni in kriptografski algoritmi. Sama EDS sama uporablja zasebni ključ in ključno potrdilo, s katerim lahko določi pooblaščeno osebo in identiteto njegovega podpisa, celovitost dokumenta in potrditev dejstva, da jo podpiše.

Zakaj bi morali podpisati dokumente EDS

Mnogi so nekoliko zmedeni glede tega, ali je mogoče elektronsko podpisati dokumente. Na to vprašanje je mogoče odgovoriti le pritrdilno. Za poenostavljeno razumevanje upoštevajte en primer.

Predpostavimo, da mora družba v osebi generalnega direktorja formalizirati dvostransko pogodbo. Jasno je, da ga bo treba v vsakem primeru vizualizirati, saj brez njega ne bo imela pravne veljave. Ampak posredovanje končne pogodbe, recimo, po faksu je nemogoče. Pri pošiljanju po elektronski pošti grafični format skeniranega dokumenta ni dobrodošel, ker je podpis mogoče lažen. Tako morate poslati isto datoteko Worda, vendar mora biti ta dokument podpisan. Ampak kako podpisati dokument "Vord" elektronski podpis? Na splošno to ni nič posebej težavno. Nato bomo preučili več preprostih metod za ustvarjanje EDS-jev. V vmesnem času nas obdržimo na pravnih vprašanjih.

Ali moram elektronsko podpisati dokumente ročno?

Mnogi pisarniški delavci in menedžerji menijo, da je treba (ročno) nujno (v vsakem primeru) reči, da vizualizirajo dokumente, v katerih obstaja EDS. Očitna napaka. To absolutno ni potrebno.

Dejstvo je, da pri izdelavi digitalnega podpisa in certifikata poteka posebna pogodba s certifikacijskim centrom in jo overi notar, v fazi oblikovanja potrdila pa se izda zasebni ključ. S pravnega vidika je to potrditev lastnika EDS. Tako se zaključi sam po sebi: sekundarni pogled ni potreben.

Algoritem dela z EDS

Odkrili bomo, kako podpisati dokument z elektronskim digitalnim podpisom in kako deluje.

Osnova takšnih procesov je ustvarjanje kriptograma, ki hoče preverjeno datoteko, ki definira podatke lastnika, avtorstvo in celovitost podatkov. Ustvarjeno razpršitev je v naslednjem koraku šifrirano z zasebnim ključem, po katerem je ustvarjen celoten dokument z EDS ali ločena podpisna datoteka, povezana z dokumentom.

Prejemnik uporablja javni ključ za dešifriranje, overjanje (preverjanje pristnosti) in preverjanje celovitosti dokumenta. Seveda je na splošno večina algoritmov zelo podobna drug drugemu. Razlika se lahko pojavi samo glede na vrsto uporabljene programske opreme.

Kako podpisati dokument Word z elektronskim podpisom z uporabo urejevalnika?

Mnogi uporabniki sploh ne zavedajo, da se EDS lahko preprosto ustvari tudi v urejevalniku urejevalnika Word. Kako podpisati "vordian" dokument z elektronskim podpisom? Preprosto kot preprosto. Dejanja v različnih različicah urednika so nekoliko drugačne, vendar so na splošno enake. Razmislite o ustvarjanju podpisa z uporabo primera Word 2007.

Torej, kako podpisati dokumente v elektronski obliki, samo z Wordom? Če želite to narediti, potem ko vstavite kazalko na mesto, kjer naj bi bil podpisan, se uporabi meni vstavi, v katerem je izbrana besedilna postavka. Potem najdeš odstavek v vrstici za podpis in v spustni seznam nastavite vrstico podpisa MS Office.

V pogovornem oknu morate navesti podatke osebe, ki je podpisala dokument, nato izberite skeniranje prvotnega podpisa, nato pa v polje ob ikoni »x« vnesite svoje ime. Po tem bo prikazana natisnjena različica podpisa.

Na tabličnem računalniku z ročno napisanim vnosom lahko podpisujete sami. Če želite podpisati dokument v imenu več oseb, morate za vsako osebo nastaviti polja za podpis.

To lahko storite in lažje z gumbom "urad" v meniju "priprava", nato pa določite dodajanje podpisa, nato pa uporabite namen podpisom dokumenta, izberite podpis, in na koncu - kliknite "Prijava". Potrditev bo potrjena z rdečo ikono na plošči in natpisom, da dokument vsebuje EDS.

Najbolj priljubljena orodja za ustvarjanje digitalnih podpisov

Zdaj pa poglejmo, kaj je lahko rešitev problema pri podpisovanju dokumenta kvalificiran elektronski podpis. Za to je zaželeno, da uporabljate programsko opremo drugih proizvajalcev.

Od programske opreme v ruskem jeziku so najbolj priljubljeni in najpogostejši naslednji programski paketi:

• "CryptoARM";
• "Crypto PRO";
• CryptoTri.

Zdi se, da je prvi program najpreprostejši, zato bomo nato razmislili o elektronskem podpisu dokumentov z njim.

Ustvarjanje digitalnega podpisa na primeru aplikacije "CryptoARM"

Za ustvarjanje digitalnega podpisa s to aplikacijo obstajata dva načina: uporaba kontekstnega menija in izvajanje dejanj prek glavnega vmesnika programa. Za preprostejše razumevanje procesa se začnimo z naslednjo možnostjo, še posebej, ker je druga skoraj identična, samo glavno dejanje se pokliče neposredno iz programa. Recimo, da morate digitalno podpisati dokument Word.

Prvič, v "Raziskovalcu" morate izbrati dokument, ki nas zanima, in v meniju PCM izberite "Sign". Po tem se prikaže okno "Čarovniki", kar bo pomagalo pri izvedbi vseh nadaljnjih dejanj. Pritisnemo gumb za nadaljevanje in preverimo, ali je izbrana datoteka. Po potrebi lahko za hkratno podpisovanje dodate še nekaj predmetov.

Znova pritisnite gumb "Naprej" in v naslednjem oknu izberite način kodiranja. Načeloma nič ne morete spremeniti in pustite privzetih nastavitev. V naslednjem koraku lahko vnesete dodatne podatke (časovni žig, vizum itd.). Mimogrede, lahko potrdite polje na polju, da shranite podpis kot ločen predmet (pri preverjanju podpisa v dokumentu bosta potrebni obe datoteki). Če ne označite kljukice, se bo datoteka podpisa združila z dokumentom.

Po nadaljevanju boste morali izbrati potrdilo, ki ga je izdal ustrezni certifikacijski organ (lahko je na zunanjem eToken mediju ali registriran v sistemskem registru). Po tem preostalih parametrov ni mogoče spremeniti. Na koncu vseh dejanj boste morali klikniti samo gumb »Dokončaj«.

Opomba: če je bila za podpis podpisana ločena datoteka, se praviloma nahaja v istem imeniku kot izvirni dokument, ki ga želite podpisati, in ima razširitev SIG.

Značilnosti podpisovanja dokumentov PDF, HTML in XML

Nazadnje, nekaj besed o drugih oblikah. Načeloma za dokumente PDF so dejanja enaka, vendar zaradi specifičnosti drugih programov podjetja Adobe je priporočljivo ločiti datoteko podpisa iz glavnega dokumenta.

Možno je, da se bo prejemnik dokumenta najprej želel seznaniti z vsebino z istim Acrobat (Reader) in šele nato preveriti podpis. Mimogrede, nekatere aplikacije iz Adobea vam omogočajo tudi, da podpišete datoteke z lastnimi običajnimi sredstvi.

Če vlagati podpis v obliki HTML dokumentov pri delu s tankimi odjemalci, brskalnik morali kliknite "Prijava in pošlji", nato pa je za razvijalce skripta aktivira, oblikovanje string spremenljivke s podatki o preverjanju dokumenta, ki bo dana v posebni skriti terenu, podpisane in prenese na strežnik po metodi POST. Nato se preveri dokument in podpis, po katerem bo na strežniku ustvarjena tabela s polji podpisanega dokumenta in njegovega EDS-a.

XML datoteke lahko podpišete kot navadne dokumente, uporabite orodje InfoPath Office ali ustvarite poseben atribut oznake v samem dokumentu.

Povzetek rezultatov

Tukaj je kratko in vse o tem, kako podpisati dokumente elektronsko. Seveda niso bili izvedeni vsi načini, ki omogočajo izvajanje takšnih operacij, in niso bili upoštevani vsi programi za ustvarjanje digitalnih podpisov. Toda tudi s tako kratek opis je že mogoče razumeti, za kaj gre za elektronski podpis, in kako delujejo vsi potrebni algoritmi.

Če pogledate nekatere vrste programske opreme, zlasti pisarniške programe ali najbolj priljubljene izdelke podjetja Adobe, lahko uporabite svoja orodja. Vendar pa je v smislu poenostavitve dela, vsaj za novega uporabnika, bolje uporabiti pripomočke tretjih oseb v obliki primera s programom CryptoARM. Samoumevno je, da ne smemo pozabiti na pravno stran vprašanja. Nekatera podjetja ustvarjajo elektronske podpise in potrdila samostojno, vendar na koncu niso tista, ki niso veljavna, vendar nimajo pravne veljave.