Sistem EDI je elektronski sistem za upravljanje dokumentov. Opis, navodila in reference

EDI (elektronska izmenjava podatkov) v angleščini pomeni "elektronska izmenjava podatkov". Preden se je pojavila ta sistem, imajo trgovski odnosi dolgo pot. Vsako podjetje, ki se je odločilo, da se pridruži taki obliki posredovalne dokumentacije, lahko sodeluje z vsemi člani sistema. Za tak postopek je potrebna namestitev prehodov EDI v podjetju.

Kakšen je namen te oblike komunikacije?

Sistem EDI lahko izmenjuje informacije komercialne narave (naročila, oddaje, prenos denarja itd.). To olajšuje hitro sodelovanje med podjetji na področju trgovinskih odnosov. Elektronska izmenjava podatkov se nanaša na inovativne tehnologije.

Prednosti EDI

Sistem naročanja EDI ima več prednosti:

• Vsi ukrepi se izvajajo na samodejni ravni, brez zamud in napak, v nasprotju z ročnim vnosom dokumentov.
• Uporaba avtomatiziranih postopkov poveča hitrost in natančnost zbiranja potrebnih podatkov in podjetjem omogoča, da se osredotočijo na glavne težave, ne pa na zamude pri papirju.
• Vsaka prodajna, dobaviteljska ali logistična družba opravlja samo eno povezavo. Tako je zagotovljena neomejena priložnost za komuniciranje z minimalnimi stroški z vsemi udeleženci. Hkrati se ne upoštevajo njihovi računovodski sistemi, promet z dokumenti in usposobljenost osebja.
• Sistem EDI lahko reši sporne situacije, v katerih en partner trdi, da jim je bilo naročilo poslano, in drugo - da ga ni prejel. Ta položaj je pogost. V tem primeru sistem zajame vse operacije in lahko zagotovi podrobne informacije o dejanju z dokumentacijo. To prispeva k hitri rešitvi konflikta.

Kaj zagotavlja pristnost dokumentacije?

EDI je elektronski sistem izmenjave podatkov. V Evropi je njena programska oprema garant verodostojnosti celotne dokumentacije, ki jo prenaša. Ponaredki so nemogoči. Če davčne storitve zanima podrobnosti nekaterih poročil, vključno z indikatorjem DDV, lahko vse podatke pridobimo iz elektronskega arhiva sistema. Pravica do opravljanja transakcij z dokumenti v elektronski obliki in ne v papirni obliki je določena na zakonodajni ravni.

Primer izračunavanja učinkovitosti uporabe EDI

Kakšna je raven učinkovitosti sistema EDI? Primeri izračuna služijo kot vizualna potrditev.

Lahkotno je razjasniti število različnih sporazumov o izmenjavi, ki jih morajo udeleženci skleniti v določenem primeru:

• Za šest udeležencev se uporablja naslednji izračun: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Pri 100 sodelujočih je izračun: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Ker se število udeležencev poveča, se rast števila povečuje eksponentno.

Število uporabnikov je enako številu izmenjav, vsak partner deluje v skladu z enotnimi pravili in se povezuje s skupno platformo. V tem primeru ga sploh ne zanima način povezovanja drugih ponudnikov. Ponudnik EDI za vse je odgovoren zase zaradi določene standardizacije sporočil.

Nadaljujemo z analizo gospodarske učinkovitosti. Za osnovo bomo vzeli trgovsko mrežo, ki pošilja 4000 naročil na mesec. Ročna obdelava naročil poteka v pol ure. Elektronski sistem EDI lahko to naredi v petih minutah. Če ima trgovska organizacija več tisoč dobaviteljev, pa tudi za polovico časa prihranek časa za vsakega partnerja daje pomemben rezultat.

Kaj uporabniki razmišljajo o takšni napravi kot sistemu EDI? Ocenjevanje elektronskih dokumentov je hvalevredno. Uporabniki trdijo, da je delo sheme jasno in neprekinjeno. Brez takšnega sistema bi bilo težko voditi poslovanje v sodobnem poslovnem svetu, kjer je vsako minuto drago.

Ponudniki EDI v Rusiji

Na primer, komercialna oblika sistema v naši državi je možna zaradi obstoječega lokalnega standarda izmenjave informacij o elektronska raven EANCOM. Obstaja tudi globalna lokalna informacijska struktura in ponudniki storitev, ki se lotijo ​​izvajanja vseh projektov za elektronsko izmenjavo dokumentov.

Leta 2004 je Odbor za tehnologijo ECR-Rus izvedel razpis, ki je privedel do izbire podjetij, ki so prejeli pravico do elektronskih storitev izmenjave dokumentov. Odbor namerava stalno povečevati število ponudnikov. Glavno merilo pri izbiri je tehnološka mobilnost v storitvi EDI, pa tudi cena storitev, ki se zagotavljajo uporabnikom.

Glavna naloga ECR-Rusa je uporaba tehnologij sistema EDI ne le na področju srednje in malih podjetij.

Odbor sklene sporazum z vsemi ponudniki storitev, ki dajejo možnost nadzora in podpiranja osnovnih standardov kakovosti, ki jih je določil ECR-Rus.

Obveznosti ponudnikov

Ponudniki sistemov EDI morajo oddajati svojo lastno informacijsko strukturo in uporabniku omogočiti dostop do procesnega centra, ki ima visoko raven učinkovitosti in zanesljivosti. Storitve sistema morajo biti na voljo vse leto in kadarkoli v dnevu.

Za razliko od IT strukture večine podjetij, je predelovalni center opremljen z neprekinjenim napajanjem, zaščito pred večje namestitvijo na več ravneh, zagotavljanjem varnosti informacij za morebitne napake. Čas, za katerega je dokument poslan z ene točke na drugo, ne sme biti daljši od 10 minut.

Ponudnik je odgovoren za hitrost storitve, zagotavlja posredovanje sporočil in preverjanje napak v njih. V tem primeru ponudniki komunicirajo prek interneta, neposredni stiki med uporabniki pa prek omrežja z dodatno funkcijo (VAN).

Razlika med domačim modelom uporabe evropskega sistema

EDI je elektronski sistem izmenjave podatkov. Kako deluje ta shema v Rusiji? Uporaba EDI v naši državi se bistveno razlikuje od evropskega in ameriškega modela. V teh državah se je oblika pojavila v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja in tukaj je bila uvedena 20 let kasneje. Zato ponudniki ponujajo različne priključne sisteme, ki so odvisni od stopnje informacijske tehnologije v podjetju, količine dokumentov, ki jih pošljejo, in komunikacijskih orodij. To podjetjem omogoča, da svoje težave rešijo na najboljši način. Morate integrirati svoj računovodski sistem in postati lastnik spletnega vmesnika, ki bo zagotovil izmenjavo dokumentacije s poslovnimi partnerji.

Različne naloge in metode za njihovo rešitev predvidevajo različne ravni povezave in vzdrževanja. Ponudniki v naši državi služijo tako velikim podjetjem kot majhnim partnerjem - dobaviteljem in strankam.

Sprva, nekatera podjetja z večjim prometom, zato se zanima za sodelovanje s ponudnikom EDI, da mu ponujajo plačilne transakcije svojih nasprotnih strank na lastne stroške, ali uvesti nizko mesečno pristojbino za uporabo omrežja.

Osnovne zahteve za ponudnike storitev

Stranka določa svoje zahteve v pisnem dogovoru. Označuje trajanje storitve, podpore, odziva na zahtevo odjemalca in odpravo napak. Določene so tudi druge pomembne točke.

Običajno ponudniki ponujajo različne sheme za povezavo s sistemom, pa tudi različne tarife, ki so odvisne od ravni omrežnih storitev.

Zahteve strank so lahko veliko širše od osnovnih določb, ki jih določa ECR-Rus.

Na primer, za velika podjetja so potrebna jamstva za obdelavo in dostavo sporočil, ki se ne štejejo v nekaj minutah, ampak v nekaj sekundah. Predpostavlja se, da bo eno sporočilo poslano največ 10-20 sekund.

Glavne zahteve za storitve ponudnikov so:

• podpora za vse vrste prenosa;
• nizki skupni stroški lastništva;
• varnost povezave;
• interoperabilnost s partnerji;
• enostavnost namestitve in konfiguracije;
• revizija dokumentov, posredovanih prek omrežja;
• Prevod dokumenta iz ene oblike v drugo;
• hitra povezava poslovnih partnerjev;
• lokalizacija in razvoj programske opreme EDI;
• svetovalne storitve, usposabljanje in razvoj rešitev v sistemu;
• tehnična podpora uporabnikov.

Stopnja tveganja pri uporabi sistema

Tudi z zanesljivim ponudnikom storitev EDI so možne nekatere notranje spremembe. Na primer, številna ruska podjetja uporabljajo notranje kode brez uporabe GLN kode.

Preden uporabite EDI, jih morate dobiti in jih vnesti v sistem. Tveganje izvajanja EDI je odvisno od ravni IT. Z avtomatizacijo z ostrimi grožnjami bo grožnja nastala zaradi pomanjkanja običajnega računovodskega sistema.

Tveganja trgovcev na drobno velikih podjetij so povezana s slabim razvojem trga EDI. Zavora razvoja je zakonodaja, čeprav je bil sprejet zakon o elektronskem podpisu. Podjetja, ki poslujejo v Rusiji, morajo arhivirati vse dokumente, izdane na papirju. Partnerji iz regij se bojijo elektronske oblike poslovanja in ga zavrnejo in ne predložijo prodajalcu.

Stroški EDI

Kar zadeva stroške, sistem EDI ne more biti drag za uporabnike, saj je namenjen optimizaciji logističnih stroškov. Toda za mala podjetja se lahko takšna tehnologija zdi nepredstavljiva, če se ne uporabljajo za sodelovanje z informacijsko tehnologijo, njihovo poslovanje ni drugačno. Ni verjetno, da bodo takšna podjetja prejemala denarne koristi pri uporabi elektronskih sistemov za izmenjavo dokumentov.

Kaj je vključeno v infrastrukturo?

Infrastruktura vključuje klicne, kabelske linije, omrežja. Internet v razvoju elektronske sfere je ponudil vrsto odprtih omrežij (BITNET, itd.) In specializiranih omrežij znotraj podjetja (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Omrežja hrbtenice so se razširila, kar se je hitro razlikovalo.

Shema prenosa

Prevoz je preko e-pošte, Telnet in HTTP. Drugi skupni protokoli so SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov EDI lahko zagotovi transakcije brez uporabe skupnih protokolov. V evropskih državah so neposredna sredstva za povezovanje jekla VPN (virtualno zasebno omrežje), FTP (protokol prenosa datotek) in EDIINT (EDI preko interneta), pa tudi omrežja z dodatnimi storitvami VAN (omrežja z dodano vrednostjo).

Ustvarili sta tudi dva standarda: AS1, ki omogoča prenos dokumentov EDI prek protokola SMTP (e-pošta), standard AS2, ki služi za prenos preko HTTP-ja.

Osnovna načela uporabe sistema EDI na internetu po standardih AS1 in AS2:

• tajnost informacij od nepooblaščenih oseb - priložnost, da se seznanijo z dokumenti le pošiljatelj in prejemnik;
• avtentikacija - preverjanje pristnosti s preverjanjem elektronskega podpisa;
• avtentičnost dokumenta - nezmožnost spreminjanja njene vsebine brez sodelovanja prejemnika;
• zanesljivo obvestilo - nezmožnost zavrnitve prejetega sporočila.

Osnove XML

Hitri razvoj interneta je vključeval vedno več uporabnikov v omrežju. Povečale so se zahteve za izmenjavo dokumentacije prek interneta. Protokol HTML ni več zadovoljil zahtev mnogih udeležencev.

Kako je bil sistem reformiran? XML EDI je v začetku leta 1998 odobrila mednarodna organizacija W3C kot nova specifikacija.

XML (Extensible Markup Language) je postal osnova za ustvarjanje novih jezikov. Obstaja tudi veliko spletnih strežnikov, ki uporabljajo XML tehnologijo za organiziranje informacij, shranjenih na njih.

Z XMLom lahko opisujete celoten razred podatkovnih objektov, ki so bili poimenovani za dokumente, usmerjene na določeno področje. Sistem omogoča ugotavljanje, ali je dovoljeno vnašati oznake in njihove lastnosti.

XML je prinesel priložnost pritegniti kupce srednjih in malih podjetij na elektronski trg. Obstoječi sistemi v sodobnem svetu EDI so dragi (od 10 000 do 100 000 tisoč dolarjev). Veliko malih podjetij, ki jih preprosto ne morejo privoščiti.

Predstavitev in standardi

Ta raven vključuje definiranje strukture podatkov s sintakso in semantiko. Pomembno vprašanje je oblikovanje standardov za strukturiranje podatkov z uporabo dobro znanih standardov ANSI X.12, ki se uporabljajo v ZDA, UNECE EDIFACT, ki se uporabljajo v Evropi in Aziji.