Kakšen je potek dela? Obseg kroženja dokumentov, gibanja, računovodstva in shranjevanja dokumentov

Vsako podjetje ima svoj lasten potek dela. S svojo ustrezno organizacijo se bo organizacija uspešno razvijala. To zadeva papirni in elektronski obtok dokumentov. Obseg kroženja dokumentov v podjetjih je ponavadi velik, zato so odgovorne osebe imenovane za spoštovanje vseh norm za to področje.

Opredelitev

Kakšen je potek dela, količina poteka dela? Predvideni postopek predvideva pripravo, koordinacijo, sprejem, prenos do odpreme dokumentacije. Opredeljen je tudi kot premik od prevajanja do prejema ali prenosa v arhiv dokumentov.

Sami dokumenti so lahko:

1. Dohodni - prihajajo iz drugih institucij.

2. Odhodni - poslani zunaj podjetja.

3. Notranji - so ustvarjeni in ostanejo v podjetju.

Te kategorije določajo tokove dokumentov, ki imajo različne smeri - vodoravno in navpično. Prva pomeni, da se papirja in elektronske datoteke premikajo med enotami stopnje 1. Drugi povezuje podrazdelke različnih ravni.

Niansi delovnega toka in obseg poteka dela v podjetjih se lahko razlikujejo. V sodobnih razmerah so nosilce papirja zamenjali elektronske datoteke. Toda večina podjetij dela na mešanem sistemu.

Obrazci

Glavno pravilo, povezano z organizacijo kroženja dokumentov, obsega delovnega toka, se šteje za optimizacijo. Pomembno je zmanjšati vmesne "postanke", da bi zagotovili hitrost pretoka vrednostnih papirjev.

Obstajajo tri oblike organizacije kroženja dokumentov:

1. Centralizirano. Dokumenti so na enem mestu. To običajno opravlja sekretariat ali urad. Ti oddelki opravljajo različne naloge v zvezi z registracijo, obdelavo in skladiščenjem vrednostnih papirjev.

2. Decentralizirano. Dokumenti so koncentrirani v več oddelkih, kjer se izvajajo potrebne operacije. Ta obrazec je sprejemljiv v podjetju, v kateri ni delitve, in so na daljavo.

3. Mešano. Ima značilnosti preteklih vrst.

Oblika je izbrana glede na velikost in strukturo podjetja. Na primer, za majhno podjetje potrebujete centralizirano, kjer sodeluje tajnik-referent. V velikih podjetjih z mešano obliko so ustvarjene posebne storitve, ki se ukvarjajo z upravljanjem dokumentov. Decentralizacija je pomembna, če obstaja več pisarn za shranjevanje vrednostnih papirjev.

Načela

O nezadostni izvedbi kroženja dokumentov je razvidno zamuda, neustrezna dostava vrednostnih papirjev. To povzroča motnje v podjetju. Zato je pomembno, da proces obtoka dokumentov vsebuje naslednja načela:

1. Ostrina. To pomeni, da morajo vrednostni papirji imeti jasno usmeritev brez ovir. Zato morajo podjetja upoštevati določen vzorec gibanja.

2. Neprekinjenost. Zagotoviti je treba pogoje za neprekinjen pretok pretoka dokumentov.

3. Ritmičnost. Brez določitve pogojev za obdelavo vrednostnih papirjev ne bo neprekinjenega delovanja podjetja. Uredba omogoča urejanje tega področja.

4. Paralelizem. Brez tega načela ne bo delovalo in usklajeno delo. Istega postopka ne izvaja več udeležencev.

Čeprav so načela neodvisna, so medsebojno povezana. Če je celo eden kršen, se sistem zlomi.

Faze

Vrstni red kroženja dokumentov predpostavlja skladnost z vsemi njegovimi stopnjami. Njihov prehod zagotavlja pravilno delovanje katere koli organizacije. Na podjetju morajo delovne sheme delovati. Faze obdelave vključujejo:

1. Zbiranje in preverjanje dokumentacije odgovorne osebe.

2. Usklajevanje informacij.

3. Podpis vrednostnih papirjev.

4. Registracija.

5. Zaključek nalog.

6. Registracija.

7. Uničenje in pošiljanje v arhiv.

Zunanji dokumenti imajo 2 toka: odhodni in dohodni. Odhodna dokumentacija je:

1. Zbiranje in preverjanje.

2. Usklajevanje in podpisovanje.

3. Registracija in odstranitev fotokopij.

4. Pošiljanje.

Dohodna dokumentacija, naslednja shema poteka dela:

1. Potrdilo, sprejem.

2. Upoštevanje, registracija.

3. Napotitev.

4. Izvedba.

5. Priprava poročila.

6. Premik v arhiv.

Organizacija

Za pravilno organizacijo pretoka dokumentov so bila oblikovana pravila, katerih izvajanje bo omogočilo izpolnjevanje naslednjih načel:

1. Zmanjšajte število storitev, prek katerih poteka papir.

2. Zmanjševanje števila vračil, to je, morate upoštevati zaporedje obdelovalnih dokumentov.

3. Premikanje in obdelava v skladu z enotnimi pravili.

Z izvajanjem teh pravil boste dosegli glavni cilj pisarniškega dela - učinkovitost in učinkovitost. Če na tem področju pride do nereda, delo podjetja ne bo kakovostno.

Računovodstvo

Obseg izmenjave dokumentov je izražen s skupnim številom dokumentov, ki jih je podjetje prejelo in jih je za določeno obdobje ustvarilo. V tem terminu je predvideno število izvirnikov dokumentov in vlog za določen čas. Upoštevajo se tudi kopije dokumentov, izdelanih s tehničnimi sredstvi.

Rezultati izračuna so sestavljeni v povzetku, potrdilu. Organizacija razvija svoje oblike. Na primer, pri vsakem podjetju lahko pride do občasnega štetja kroženja dokumentov: za vsak mesec, teden, leto, četrtletje. Rezultati obsega se uporabljajo pri določanju števila zaposlenih in strukturi pisarniškega dela. Tako se zabeleži potek dela.

Izvedba

Ko dokument prejme podjetje, je treba dati ustrezno oznako. Ima serijsko številko in datum. Lahko je pečat. Potem se dokumenti, ki jih želite registrirati, vnesejo v posebno obliko, na primer v revijo.

Zaradi informacijskega referenčnega sistema lahko iščete dokumente na različnih kazalnikih. Ker je izraz tam registriran, jih lahko najdete do izvršitve. Te informacije nadzirajo izvajanje vrednostnih papirjev. Izvajajo ga odgovorne osebe, v malih podjetjih pa tajnik.

Odgovornost za reševanje vprašanj, navedenih v dokumentaciji, je upravljanje strukturnih enot. Nadzor nad pogoji pomeni:

1. Pritrditev pri registraciji dokumentov.

2. Preverjanje dokumentov.

3. Izpolnitev izvajalcev o poteku izvajanja.

4. Uvedba informacij.

5. Obveščanje odgovornih oseb.

6. Vnos podatkov o uspešnosti.

7. Prijava certifikatov o nadzoru nad izvajanjem.

Zahtevani so kontrolirani dokumenti, ki zahtevajo odgovor in izvedbo. Ker se v upravni dokumentaciji predmet nadzora šteje odločbe, ki jih vsebuje, je treba vsako postavko nadzorovati.

Skladiščenje

V procesu dejavnosti katerega koli podjetja se izdajajo dokumenti, ki imajo znanstveni, praktični pomen. Mnogi med njimi vključujejo informacije, potrebne za reševanje določenega problema. Po uporabi informacij, papirji izgubijo svoj pomen. In nekateri imajo lahko vrednost več let.

Glede na vrednost informacij se hranijo vrednostni papirji:

1. Začasno - do 10 let.

2. Začasno - od 10 let.

3. Stalno.

Drugi in tretji tip sta shranjeni dve leti v oddelkih. Potem gre v arhiv dokumentov. Rok uporabe ni določen v obliki: elektronski ali papirni. Običajni in elektronski arhivi delujejo v skladu z enotnim načelom.

Elektronsko upravljanje dokumentov

V nekaterih podjetjih je elektronska obdelava dokumentov in izmenjava med prejemniki učinkovita. V ta namen se na strežniku ustvari baza podatkov, kjer se nahajajo vse informacije. Dostop je v brskalniku. Dostop prek interneta in preko lokalnega omrežja je dovoljen.

Dokumentacija se prenese ali shrani v določene mape, ki so razporejene na podlagi hierarhije. Za oblikovanje, spreminjanje, izbris so upravičeni upravičenci do teh dolžnosti. V drugih primerih bo to nezakonito. Za shranjevanje elektronskih dokumentov je bil ustvarjen elektronski arhiv.

Organizacija dela z dokumentacijo je resno področje v katerem koli podjetju. Pomembno je, da deluje na organiziran način in na podlagi načel, ki jih določa zakon. Šele takrat je zagotovljena usklajena dejavnost družbe.