Kako urediti informativno pismo

Vsaka organizacija mora posvetiti posebno pozornost uradni korespondenci. Konec koncev je del slike in podpore poslovni ugled. Informacijsko pismo je primer ene od vrst takšne korespondence, spodaj pa bo o pravilih za njegovo zasnovo.

Takšne črke so praviloma pravilne, sestavljene so v skladu s standardno predlogo in imajo posplošeni naslovnik (pošiljanje poteka po seznamu). Mimogrede, takoj je treba določiti, da je uporaba zaimka "ti", napisana z velikim pismom, dovoljena le za določeno sklicevanje na samo eno osebo. V vseh drugih primerih morate uporabiti majhna črka: tvoje, ti.

Informacijsko pismo posreduje sedanjim ali potencialnim partnerjem organizacije. Informacije, ki jih je treba poslati naslovniku, morajo biti čim bolj informativne. Možno je, da tak dokument lahko vsebuje različne priloge k sporočilom. Pismo mora biti sestavljeno v skladu s splošno sprejetim poslovnikom.

Na levi strani, v zgornjem kotu črke, je treba navesti predpise in kontaktne podatke organizacije, ki je avtor. Če v organizaciji obstaja kotni žig, ga morate postaviti, ker je nosilec potrebnih informacij. Če ste zbrali informativno pismo, navedite datum in izhodno številko. V odgovor na poizvedbo morate določiti datum in številko dohodnega dokumenta. Namen zgornjega desnega kota je navesti naslovnika. In, lepo bi bilo vedeti osebne podatke vodje organizacije - prejemnika pisma in navedite njegov položaj, ime podjetja in polni naslov lokacije.

Zdaj malo o samem besedilu. Razmislite o tem in navedite predmet sporočila. Na primer, o razstavi ali obravnavi predlogov. Začnite uvodni del z besedami: "Obveščamo vas," "Prišli smo na vašo pozornost" in podobno. Uvedba je neposredno odvisna od vrste informacijskega pismu in njegovih ciljev. Nadalje, kolikor je mogoče, poskusite posredovati glavno sporočilo sporočila. Če je potrebno, dodajte aplikacije in ne pozabite na njihova imena na koncu črke in vnesite tudi število priloženih listov. Zagotoviti je treba izpolnjevanje informativnega dopisa, kot tudi navedbo položaja in osebni podatki Avtor-originator. Potrebni so podpis in kontaktni telefon izvajalca.

Obstaja več vrst informacijskih sporočil, katerih kratek opis je podan spodaj.

Oglaševalno in informativno pismo (komercialno, predstavitveno) usmerja pozornost javnosti na izdelke, dogodke in storitve. Ne vključuje neposrednega pritožbe na določenega naslovnika, zato ni potrebe po pripravi odgovora na to. Namen tega sporočila je navesti prednosti ali spodbuditi ukrepanje.

Pismo-sporočilo odraža dogodke, ki so obojestransko zanimivi za obe strani, v nasprotju z obvestilom, ki je dragoceno samo za prejemnika.

Glavni namen obvestila o pismu je obvestiti naslovnika o organizaciji javne prireditve, na primer razstave, konference, konference. Takšno informativno pismo ima obvezen atribut - podrobnosti o pogojih, kraju in času dogodka.

Primer informacijskega pisma:

Izobraževalni poslovni center "Stella" napoveduje organizacijo izobraževalnega seminarja na temo "Obdavčenje posameznih podjetnikov" in vas vabi, da se v njem udeležite. Priložen je program izobraževalnega seminarja. Seminar je predviden v veliki sejni dvorani upravne stavbe CJSC "Agregat" 12. januarja 2013. Registracija udeležencev bo potekala od 9-00, začetek seminarja pa bo od 10. do 30. ure. Naslov: 54, ul. Lenin, Moskva, Rusija. V primeru vašega soglasja vas prosimo, da potrdite svojo udeležbo pred 11. januarjem 2013. Odgovorili bomo na vsa vaša vprašanja v naši pisarni ali po telefonu: 45-16-28.

Dodatek: 3 litra, 1 kopija