Gantt Chart je vaš pomočnik pri načrtovanju. Kakšen je grafikon Gantt in kako ga sestaviti?

Graf Gantt (Gantt

Kaj je to?

Tabela Gantt je namenjena ponazoritvi različnih faz dela na področju malih in srednje velikih podjetij. Vizualno predstavlja preprost niz trakov, sestavljenih iz dveh glavnih osi: primerov in časa. Vsakokratni vrzel je dodeljena posebna naloga, ki jo je treba izvesti.

V diagramu, poleg glavnih blokov, lahko pride do posebnega dodatnega stolpca, ki prikazuje odstotek opravljenega dela. Posebni mejniki - mejniki - se uporabljajo za poudarjanje dveh ali več nalog in prikaz zaporedja njihovega izvajanja.

Ganttov grafikon je vrsta standarda na področju vodenja projektov, saj s svojo pomočjo omogoča vizualno prikaz strukture izvajanja vseh faz projekta.

Za kaj je grafikon Gantt?

Glede na to, da je večina ljudi vizualno, diagram omogoča reševanje ene od glavnih nalog in osebju pokaže, kaj naj delajo, kakšne vire za uporabo v procesu in za kakšno hitrost opravljajo te ali druge naloge. Vse informacije so poslane v stisnjeni obliki, brez uporabe zmedenih tabel in velikega števila besedil. Hkrati je bistvo jasno in jasno vsem, brez izjeme, udeležencem projekta.

Uporaba diagrama močno poenostavlja upravljanje projektov majhnih lestvic in omogoča, da se dejavnosti zaposlenih pod nadzorom vedno ohranjajo.

Zgodovina videza prvega grafa

Prva oblika diagrama je razvila in testirala Henry L. Gant v začetku dvajsetega stoletja. Naučilec naj bi upravljal gradnjo ladij za uporabo v prvi svetovni vojni. Poseben urnik mu je omogočil, da usklajuje delo več inženirjev, ki nadzirajo izpolnjevanje nalog v določenem času. Gant je začel neposredno s seznamom vseh zahtevanih nalog in njihovega načrtovanja v skladu z razpoložljivimi viri.

Pomembna faza je bila demonstracija odvisnosti nekaterih nalog od drugih. Poleg tega je Gant za vsako osebo dodelil časovno obdobje, v katerem je moral opraviti določeno vrsto dejavnosti, navedel, kdo in kakšna naloga bi se opravljala glede na čas, dodeljen za izvedbo projekta.

Gradnja grafikona Gantta poteka z vertikalno osjo, ki predstavlja različne naloge, kot tudi vodoravno os, ki predstavlja čas.

Ganttov grafikon v sodobnem svetu

To metoda načrtovanja ne izgubi ustreznosti v naših dneh, saj vam omogoča, da zagotovite grafično predstavitev proizvodnega načrta, poenostavlja nadzor nad napredkom pri izvajanju nalog. Tabela Gantt je postala tako močno analitično orodje, da skoraj 100 let ni bilo nobenih sprememb. Šele v devetdesetih letih prejšnjega stoletja, s ciljem podrobnejšega opisa medsebojnih povezav, so bile med različnimi nalogami uvedene komunikacijske linije:

• "Finish-start" - dejanje B se ne more začeti pred koncem akcije A;
• "Start-finish" - dejanje B se ne more začeti, dokler se ne začne akcija A;
• "Start-start" - dejanje B se ne bo začelo prej kot ukrep A;
• "Dokončaj" - dejanje B se ne sme končati pred akcijo A.

Obstajajo dejstva, da je bil Ganttov grafikon uporabljen za konstruiranje takšnih velikanskih inženirskih konstrukcij kot Hoover Dam (Las Vegas, 1939) in sistem Eisenhower-Highway (ki združuje večino glavnih ameriških mest).

Navodilo: kako zgraditi grafikon Gantt v 5 korakih?

Nato bomo preučili pravila za izdelavo grafikona Gantt in jo poskušali sami ustvariti v preglednici Microsoft Excel.

Korak 1. Zbiranje podatkov

Da bi zgradili graf, potrebujemo naslednje podatke:

• koordinate vseh podatkovnih nizov (kjer se mora vsak stolpec začeti);
• ime vsake stopnje;
• trajanje vsake faze.

Za udobje jih takoj vnesemo v ustrezna polja v tabeli. Ko vnesemo vse potrebne informacije, lahko nadaljujemo s samim samim oblikovanjem diagrama.

Pomembno: poskrbite, da so vsi formati podatkov pravilno podani: še posebej velja datum.

Korak 2. Formiranje postavitve

Torej, poznamo namen načrtovanja in ključnih podatkov, na podlagi katerih bomo izdelali razpored. Zdaj v oknu miznega procesorja moramo iti v razdelek »Vstavi -> Grafikon« in nato kliknite na vrstico »Vrstica«. Ne potrebujemo navadnega, temveč z akumulacijo, saj le v njem dobimo drugo vrsto podatkov, ki bo v našem primeru glavna.

Korak 3. Izbrisajte vse presežke

Da bi to naredili, program zagotavlja posebna orodja. Na diagramu, ki se pojavi na zaslonu, morate kazalec miške v modri vrstici kliknite z desnim gumbom in v meniju, ki se pojavi, izberite "Format podatkovnih nizov". Pojavilo se bo okno, v katerem naj bi šli v postavko "Izpolnite" in izberite "Ne izpolnite". Po tem bo diagram izgledal takole:

Korak 4. Končna dotakne

Ker so privzeti vsi podatki v našem grafu v vrstnem redu od spodaj navzgor, ga bomo morali nekoliko spremeniti. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite kategorije osi (tista, v kateri imamo seznam nalog), pojdite v okno »Oblika osi«. Takoj odpremo jeziček, ki ga potrebujemo - "Parametri osi". Označite polje zraven »Kategorije povratnega reda«. Dejansko je grafikon Gantt že pripravljen, ostane le še nekaj koristnih stvari.

Korak 5. Oblikovanje

Torej, nadaljujemo delo na urniku. Kot lahko vidite, to še ne izgleda tako dobro, zdaj pa ga bomo popravili s pomočjo samega procesorja:

1. Diagram raztezate do želene velikosti s puščico v zgornjem desnem kotu.
2. Izberite vse datume v tabeli, kliknite desno miškino tipko na izbirno površino in pojdite na "Format Cells -> Number". Ta razdelek predstavlja glavne numerične formate, s katerimi delamo. Tako da se napisi ne držijo drug drugemu, svetujemo, da izberete krajšo različico zapisa. Potem spet z desnim klikom na os z datumi v diagramu izberite "Os formata -> Številka" in označite potrditveno polje "Povezava do vira".
3. Izberite legendo (oznako »Datum« in »Trajanje« na desni) in pritisnite gumb Delete na tipkovnici.
4. Odprite »Oblika osi -> Možnosti« in nastavite najnižje in najvišje vrednosti (dali smo 15. decembra, saj je ponedeljek in 3. januar). Tu lahko določimo ceno glavnih delitev (to je priročno v primerih, ko bo na primer delo na projektu trajalo več tednov ali mesecev). V našem primeru je primernejše, da pustite privzeto vrednost (2.0).

Še nekaj poskusov z oblikovanjem - in to je lepota, ki jo dobimo kot rezultat. Pred vami - končen diagram Gantta. Seveda je primer, ki smo ga dali, zelo preprost - vendar je to dovolj za razumevanje bistva tega načina načrtovanja in prikazovanja procesa izvedbe določenih nalog.

Drugi programi za ustvarjanje grafike

Seveda obstaja še veliko drugih naprednejših programov, ki olajšajo upravljanje projektov. Ganttov grafik s katerokoli zapletenostjo lahko preprosto zgradite z uporabo aplikacij, kot so:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project in mnogi drugi.

Poleg tega obstajajo številne spletne storitve, ki zagotavljajo svojim uporabnikom možnost, da ne samo načrtovati svoje zadeve, ampak tudi prejemajo redna poročila o trenutnem stanju e-mail obvestila nalog. Vendar pa ne more zanikati dejstva, da je zaupnost podatkov, shranjenih v omrežju v nevarnosti, in stacionarne opreme, nameščene neposredno na uporabnikovem računalniku, kot pravilo, je veliko širši funkcionalnost in zanesljivo delovanje.

Prednosti in slabosti metode

Nazadnje je treba podrobneje pretehtati glavne prednosti in slabosti opisane metode načrtovanja in upravljanja.

Glavna prednost, nedvomno, je grafična predstavitev materiala. Praviloma je podjetnikom primerno, da delajo z grafikoni Gantt - jim je všeč priložnost, da jasno opredelijo in določijo faze dela na projektu. Zaradi predstavitve nalog v obliki različnih barvnih pasov lahko vsi člani ekipe na prvi pogled dobesedno določijo svoje naloge.

Prav tako je treba opozoriti, da so grafi Gantt odlično predstavitveno orodje, ki lahko prikaže ključne prednostne naloge projekta. To pomeni, da ko nosilci odločanja dodelijo in razporedijo vsa razpoložljiva sredstva, ekipa takoj izve o tem in sledi nadaljnjim navodilom. Ta značilnost grafikona Gantt je izjemno uporabna za vodilne menedžerje - z uporabo je veliko lažje pripraviti podrobno, prostorno poročilo o stanju izvajanja različnih projektov.

Kljub temu, kot katera koli druga metoda načrtovanja, ima grafikon Gantt svoje pomanjkljivosti. Eden od njih je odvisnost od nalog. Pogosto v procesu predstavitve projekta vodje morajo pokazati, katere od teh nalog so medsebojno povezane. Ampak, na žalost sam obrazec grafikona tega ne dovoljuje. Da bi se izognili tej omejitvi, se menedžerji zatekajo k različnim trikovam: na primer, na grafikonu dodajte posebne navpične črte, ki prikazujejo ključne odvisnosti. Vendar je to le začasna rešitev, ki ne more v celoti prenesti informacij.

Druga pomanjkljivost grafikonov Gantt je njihova nefleksibilnost. Danes projekti niso statični - stalno se spreminjajo, premiki, ki jih ni mogoče upoštevati v diagramu. Preden začnete gradnjo urnika, morajo upravljavci računati vse do najmanjših podrobnosti, saj je z najmanjšo spremembo v rezultatu potrebno prečrtati celoten diagram iz nič. In to ne omenjamo dejstva, da manjka tudi možnost ponazoritve več različnih načinov načrtovanja.

Ne glede na to, zakaj potrebujete grafikon Gantt, program (tudi najbolj napreden) ne bo mogel prikazati pomembnosti in virov, ki jih je treba porabiti za ta ali druga dela, njihovo bistvo. Zato se pri izjemno velikih projektih uporablja zelo redko.

Kljub temu pa ni mogoče zanikati, da je v praksi vodenja projektov ta metoda zelo pogosta - že več kot stoletje njegove uporabe so ljudje imeli priložnost preveriti njegovo učinkovitost in visoko učinkovitost.