Obračunavanje naselij z odgovornimi osebami

Vsaka podjetja in organizacije v okviru svojih gospodarskih dejavnosti se soočajo s potrebo po nakupu določenih materialne vrednosti, storitve ali dela, za katera ni brezgotovinsko poravnavo, ampak za denar. Pogosto je veliko hitrejše in bolj udobno plačati blago "na kraju samem" v gotovini, na primer pri nakupu pisarniškega materiala, gospodinjske opreme ali bencina za družbo. Običajno v tem primeru zaposlenemu v podjetju dobimo gotovino v skladu s poročilom.

Obračunavanje poravnav z odgovorne osebe: o tem, kaj je mogoče dati denar?

Prijavljeno denarna sredstva se izdajo za izvajanje kakršnih koli dejanj v imenu podjetja ali organizacije. Poleg tega se lahko denar za poročilo izda za prihajajoče potni stroški, za nakup izdelkov in plačilo poslovnih stroškov, za reprezentativne namene, za plačilo za opravljeno delo ali storitve, ki jih opravijo tretje osebe, za druge gospodarske in operativne namene. Izdaja gotovine na blagajni iz blagajne je dokumentirana, in sicer nakupni nalog, ki jih morajo po registraciji podpisati pooblaščeni osebi podjetja ali osebno glavni računovodja in vodja.

Obračunavanje poravnav z odgovornimi osebami: kdo lahko prejme denar za poročilo?

Ni vsakdo lahko vzame denar za poročilo. Na podjetju je treba obvezno sestaviti nalog s seznamom odgovornih oseb s takšno pravico. Odgovorne osebe so zaposleni v organizaciji ali podjetju, ki prejemajo denarne predujme za stroške ob gospodarskih izdatkih in poslovnih potovanjih. Za izdajo denarja po poročilu je mogoče le tisti osebi, ki je v delovnem razmerju z organizacijo, dostava drugim osebam strogo prepovedana. Če ni poročil odgovorne osebe o že prejetem predujmu, je izdaja novega predplačila prepovedana. Prav tako je prepovedano, da en delavec prenese denar drugemu, ki ga je prejel za kakršenkoli namen.

Postopek izdajanja gotovine in obračunavanja poravnav določi z uveljavljenim postopkom evidentiranja in vzdrževanja gotovinskih transakcij. Izdajanje sredstev se lahko izvede bodisi z ali brez denarja. Seveda je treba računovodje upoštevati pri odgovornih osebah. Prejeta sredstva se lahko uporabijo izključno za določene namene, določene v izdaji sredstev.

Naselja z odgovornimi osebami, ki so prejela denar za nakup določenega blaga ali storitev ali za potne stroške, se opravijo s predložitvijo predhodnega poročila o porabljenih zneskih. V določenem časovnem okviru (od 3 do 30 dni) mora odgovorna oseba skupaj s predhodnim poročilom dolžna predložiti računovodskemu oddelku podjetja ali organizacije dokumente, ki potrjujejo vse stroške, tj. dejstva nakupnih storitev ali blaga za upravne in gospodarske potrebe. V primeru neporabljenih sredstev je odgovorna oseba dolžna, da jih vrne v blagajno, ob istem času izda blagajniški prejemek. V primeru prekoračitve stroškov in zaposleni je moral dodati svoje gotovino, je treba znesek preplačila nujno povrniti zaposlenemu. Računovodenje naselij z odgovornimi osebami bi bilo treba voditi na aktivno-pasivni račun.

Zaposlene osebe lahko podjetje pošlje na službeno potovanje, tj. na potovanju v podjetju za določen čas. V tem primeru je poleg izdaje gotovine treba izdati tudi potovalno potrdilo. Po vrnitvi mora biti vročen skupaj z vnaprejšnjim poročilom in spremnimi dokumenti.

Obrazec predhodnega poročila mora biti pravilen in v celoti izveden, vsebovati mora podatke o odgovorni osebi, porabljenih zneskih in seznamu stroškov. Poleg tega je treba priložiti tudi vse dodatne dokumente. Predložitev poročila o izdaji sredstev za različne poslovne stroške je tridesetih koledarskih dni. Po prejemu odgovorne osebe gotovine za poslovno potovanje mora po vrnitvi od nje poročati v naslednjih treh dneh.