Razvrščanje in vrste dokumentov v pisarniškem delu

Na različnih področjih delovanja posameznikov in pravnih oseb se uporabljajo dokumenti. Pravila za njihovo zbiranje, shranjevanje, obtok in uporaba so del discipline, ki se imenuje vodenje evidenc. V vsaki organizaciji mora biti tak delavec, v nasprotnem primeru ne bo usklajenega dela. Da bi razumeli načela te dejavnosti, je treba ugotoviti, kakšne vrste dokumentov obstajajo v pisarniškem delu, pa tudi o ustreznem zbiranju, shranjevanju in uporabi.

Splošne informacije

Dokumenti zahtevajo ustrezno registracijo, zbiranje, shranjevanje in obdelavo. Pravočasnost odločitve je odvisna od informacij, navedenih na papirju, pa tudi pismenosti. Vsaka država ima svoja načela dokumentacije. Vzemite, na primer, pisarniško delo Republike Bashkortostan: upravni dokumenti, njihove vrste ureja zakonodaja Belorusije. V Rusiji, svoj red, tako da se načela registracije poslovnih dokumentov lahko razlikujejo.

Dokumentacija je del dela katerega koli podjetja, saj določa svoje dejavnosti. Zato upravljanje z dokumenti nadzira država preko zakonov. Med pregledi najprej bodite pozorni na poslovne dokumente.

Glavna področja pisarniškega dela

To področje dejavnosti pomeni:

• pravilna in kvalitativna izdelava dokumentov;
• organizacija dela z dokumentacijo.

Pisarniško delo je še posebej pomembno na naslednjih področjih:

• standardizacija;
• zakonodajna ureditev;
• oblikovanje pravnih aktov.

Načela dela

Delo na področju pisarniškega dela zahteva prisotnost določenega znanja in spretnosti. Zaradi tega imajo podjetja divizije, od katerih je vsak odgovoren za določene dejavnosti.

V malih podjetjih to delo opravljajo tajniki, odgovorni za dokumentacijo podjetja. Vse vrste dokumentov Pisarniško delo je zelo pomembno in vsakdo je potreben kadarkoli. Običajno so shranjeni v varnih omarah. Za nepravilno vodenje dokumentacije za odgovorne osebe se naložijo globe.

Kaj pravi zakon?

Zakon določa, da je treba dokumentirati informacije in vsebovati osnovne opredelitve. Ta normativni akt opredeljuje odnose, ki nastanejo z uporabo informacijske tehnologije. Potreba po dokumentaciji je navedena v drugih zakonih.

Civilni zakonik Ruske federacije vsebuje pravno podlago za delo pravnih oseb in postopek pisarniškega dela. Davčna komisija navaja pomembne vrste davkov v pisarni. Na njihovi podlagi se zabeležijo komercialne dejavnosti institucij in posameznikov ter zaračunajo pristojbine.

Zakon vsebuje tudi vzorčne dokumente. V civilnem zakoniku obstajajo zahteve za pripravo sestavnih pogodb, listin, odvetniških pooblastil. Normativni akti vključujejo oblike dokumentov, poslanih z različnimi metodami - po pošti, faksu, preko interneta.

Dokumentacija v Rusiji

Obstajajo splošno sprejete vrste dokumentov in njihova razvrstitev v pisarni. Poslovni dokumenti so naslednji:

• organizacijski in upravni: protokoli, sklepi, statuti;
• reference in informacije: dejanja, potrdila, telegrami;
• osebne: delovne knjige, prijave, pogodbe.

Vrste dokumentov v pisarni so klasificirane in po obrazcih. Glavne so naslednje:

• sitotisk;
• posameznik;
• tipično.

Za usklajeno delo celotnega podjetja so potrebne vse vrste vodenja evidenc. Pomembno je, da so pravilno in pravilno napolnjene. V povezavi z razvojem sodobnih tehnologij se je danes pojavilo upravljanje z elektronskimi zapisi. Vrste dokumentov v njej so enake, samo delo poteka z različnimi programi. Običajno se za to uporabljajo računalniški sistemi, ki omogočajo številne funkcije.

Elektronsko upravljanje dokumentov se imenuje sestavni del pisarniškega dela, v katerem je ustvarjanje, prenos in shranjevanje dokumentacije podprta z mrežno strukturo. To delo vam omogoča upravljanje vseh področij proizvodnje.

Druga razvrstitev

V vsebini so vrste dokumentov pisarniškega dela preproste in zapletene. Po izvoru so razdeljeni na osebne in uradne. Če upoštevate kraj sprejema, potem so dokumenti zunanji in notranji.

Dokumentacija je razvrščena in s časom skladiščenja: trajni listi, tisti, ki so shranjeni več kot 10 let. Glede na objavo so nerazvrščeni in tajni. Dokumenti se lahko razlikujejo glede na možnost pritrditve: zvočni, grafični, tiskani in ročno napisani, fotografski in filmski materiali.

Razdelitev vrednostnih papirjev je nujna in ne nujna. Če jih distribuirate v etapah, potem so izvlečki, osnutki, izvirniki, kopije. Ločena podružnica so vladni dokumenti, namenjeni urejanju določenih področij življenja. Pooblaščeni organi se ukvarjajo z razvojem navodil, navodil in navodil.

Primarna dokumentacija

Vključuje dokumente, ki so sestavljeni iz začetnih informacij, pridobljenih pri razvoju, raziskovanju, opazovanju in drugem delu osebe. Ustvarjajo se v računovodskem poslovanju z gospodarskimi vprašanji. Ti dokumenti potrjujejo dejstva. Ti vključujejo dejanja, potrdila, račune. Za polnjenje se običajno uporabljajo enotne oblike.

Tudi če ni splošno sprejete oblike dokumenta, se vzpostavi vzorec v podjetju. Vsebovati mora naslednje zahteve:

• ime;
• datum registracije;
• ime podjetja;
• opis operacije;
• Merilni instrumenti;
• seznam odgovornih oseb;
• podpisov.

Kakršne koli vrste dokumentov morajo biti podatki v upravljanju dokumentov dovolj za izvedbo dela podjetja. Zaradi kakršnih koli kršitev je skladnost dejavnosti zapletena.

Pisarniško delo podjetij

Na podlagi ukazov vodij so ustvarjene različne določbe. To je osnova za pisarniško delo. Glavne vrste dokumentov v podjetju so predstavljene v obliki individualnih in standardnih aktov. Prva ureja delo enot, delavnic, oddelkov, ki izvajajo organizacijske dejavnosti.

Tipični dokumenti veljajo za vse oddelke podjetja. Projekt izvaja izvajalec, po katerem se delo preveri pravni oddelek. Če obstajajo pomanjkljivosti, so predpisane v ločenem dokumentu. Glavni akt družbe je vrstni red glave. Na njegovi podlagi se oblikujejo pravila za delo institucije, sprejemajo odločitve in izvajajo se dejavnosti.

Vrste opomb

Memorandum je pomemben članek, ki opisuje dejstvo, predlog ali sklep. Pošlje se na glavo, ki daje nadaljnja navodila na dokumentu.

Storitvena nota je vrsta pisma ali interna korespondenca v podjetju. To se daje enotam, vendar ne za upravljanje. Papir se pošlje uradnikom. Takšna dokumentacija je poročala in informativne lastnosti.

Pojasnilo je dokument, ki določa nekatere določbe, pa tudi razloge za morebitne kršitve, neizvedbe. Takšni dokumenti so potrebni za usklajeno dejavnost vsakega podjetja.

Navodila

Obstajajo dve vrsti dokumentov. Prvi določa vrstni red izvajanja določenega dela, ki ga izvajajo enote, uradniki. Navodila vsebujejo informacije o pravicah, dolžnostih in odgovornostih zaposlenih.

Zahvaljujoč tej dokumentaciji je vrstni red izvajanja vsakega dela jasen. Navodila o terminu so trajna ali za določeno obdobje. Če obdobje veljavnosti ni določeno, se pregled opravi vsakih 3-5 let.

Faze oblikovanja dokumentov

Vsak dokument poteka:

• registracija;
• objava;
• izvedba.

Če so vsi koraki končani, se dokument nahaja v mapi, v kateri naj ne bo več kot 250 listov. Če jih je več, se začnejo 2 zvezki.

Značilnosti shranjevanja papirja

Dokumente hranijo v skladu z naslednjimi pravili:

• nastanejo v različnih primerih - s časom skladiščenja;
• mape je treba združiti po letih;
• ne preplavite primera;
• dokumenti so shranjeni v kronološkem vrstnem redu;
• z naročili so shranjene rezervacije, navodila, če obstajajo;
• naročila za različne primere so razdeljena različnim oddelkom.

Po izvedbi se dokument posreduje zadevi, ki pomaga preprečiti izgubo. Ne pozabite pozneje, sicer lahko pride do zmede pri delu. Poleg tega obstaja odgovornost za izgubo dokumentov, kar velja ne le za posameznega zaposlenega, ampak tudi za celotno podjetje.

Razvrstitev dokumentacije je zelo priročna, saj vam omogoča brez težav opravljati poslovanje. Ustrezno ravnanje z vrednostnimi papirji bo pripomoglo k njihovemu ohranjanju in preprečevanju neuspehov pri delu podjetja. Če je vse razstavljeno, tako rekoč, na policah, potem v primeru preverjanja težav s papirji ne bo prišlo.