Kaj je uradni dokument? Koncept in vrste

Dokumenti že dolgo obstajajo. Pojavili so se skupaj s pisanjem. Ključ funkcije dokumentov

Razvrstitev

Kot je bilo že omenjeno, se uporabljajo različna področja življenja, vključno z uradni dokumenti. Kaj? še vedno obstajajo nosilci podatkov? Dokumenti so lahko osebni. Takšni dokumenti se ustvarijo izven uradnih dejavnosti ali opravljajo javne naloge. Vključujejo korespondenco, dnevnike, spomine.

Uradni dokument

RF - državo s posebno državno strukturo. Na njenem ozemlju je zakonodaja, veje oblasti, državni organi. Kot podlaga za njegove dejavnosti uradni predpisi. Ti akti določajo vrstni red delovanja institucij, meje njihove pristojnosti, dolžnosti, pravice, odgovornost uradnikov. Njihovo ustvarjanje je težavno in dolgotrajno delo. Uradni dokumenti zakoni, standardi, pravila, naročila, naročila in tako naprej. Večina jih je vodstvenih.

Vrste dokumentov

Odvisno od načina snemanja podatkov se razlikujejo:

1. Besedilni dokument. To je dejanje, v katerem obstajajo verbalne informacije. Zapisuje ga kateri koli sistem za snemanje zvoka ali kateri koli vrsta pisma.
2. Elektronski uradni dokument. To je akt, ustvarjen in berljiv z uporabo računalnika.
3. Pisalni stroj uradni dokument. To je akt, katerega ustanovitev se izvaja s tehničnimi sredstvi.
4. Rokopis uradni dokument. To je papir, v katerem se znak uporablja ročno.

Te kategorije dejanj se uporabljajo v dejavnostih podjetij, oblasti. Pisarniške storitve obdelujejo in shranjujejo dokumente.

Dokumenti za upravljanje

Odvisno od odnosa do upravnega aparata podjetja ali organa se razlikujejo naslednji dokumenti:

1. Dohodni.
2. Notranji.
3. Odhodni.

Akti se razlikujejo tudi glede stopnje omejevanja dostopa. Glede na to značilnost so dokumenti:

1. Skrivnost. Označeni so s posebnim žigom. Za delo s takšnimi dokumenti potrebujete posebno dovoljenje.
2. Preprosto.
3. Uporaba storitve. Ta dejanja so označena tudi z ustreznim žigom. Uporabljajo jih zaposleni v organu ali podjetju.

Stopnja avtentičnosti

Na tej podlagi so dokumenti razdeljeni na:

1. Skripte.
2. Podvojeni.
3. Kopije.

Izvirnik akta je prvi ali edini izvod s pravno veljavnostjo. Izvirnik je potrjen z uradnim podpisom uradne osebe, žigom odobritve, žigom in z registracijskim indeksom. V izvirniku informacije nujno potrjujejo svojo zanesljivost. Na primer, lahko so informacije o kraju, času nastanka. Podvoji - druga kopija izvirnika. Ta dokument ima tudi pravno veljavo. Izda se v primeru izgube izvirnika. Kopija je dejanje, v katerem se izvirne informacije v celoti reproducirajo, zunanji znaki. Vendar pa nima pravne veljave. Kopija ima lahko posebne zahteve, ki potrjujejo svojo korespondenco na izvirniku. V tem primeru pridobi pravno veljavnost.

Način shranjevanja in prenosa

Za vsak uradni dokument določa svoj čas v arhivu. Akti so lahko trajni, začasni (do 10 let) ali dolgoročni (več kot 10 let) shranjevanje. Izraz določa zvezni arhiv in je določen na seznamu dokumentov. Odvisno od načina prenosa razlikujejo:

1. Pisma.
2. Telephonograms.
3. Telegrami.
4. Faksogrammy.
5. Teleksi.
6. Elektronske komunikacije.

Vsak uradni dokument se uporablja za določene namene. Akti o upravljanju, odvisno od vsebine, so lahko:

1. Organizacijski in vodstveni. Med njimi so zlasti statuti, predpisi, sklepi, sklepi, navodila, predpisi, osebje in tako naprej.
2. Sklic in informacije. Ta kategorija vključuje telegrame, pisma, pojasnjevalne, uradne, memorandumi, certifikate, potrdila in tako naprej.
3. Papers o osebju. Te vključujejo osebne datoteke, naročila, delovne zvezke, prijave, pogodbe, povzetke, vprašalnike, značilnosti in tako naprej.

Struktura

Obstajata dve komponenti, ki sestavljata uradni dokument. To je informacijski in pravni element. V zgodnjih 70-ih. v arhivih je bil uveden nov koncept. Postala je izraz "dokumentarne informacije". Treba ga je razumeti kot javno informacijo ali obdelati na ravni obrazcev človeškega razmišljanja in vrst različnih podatkov in jih zabeležiti na nosilcu materiala za predelavo in shranjevanje. Analiziranje obstoječih opredelitev dokumenta je izpostavljeno več pristopov k njegovi razlagi. On je:

1. Materialni objekt.
2. Nosilec informacij.
3. Dokumentirane informacije.

Imenovanje

Opredelitve, ki se uporabljajo v praksi, poudarjajo njegovo informativno bistvo. Akt, ki prikazuje informacije, tako zagotavlja njihovo ohranitev in kopičenje. Skupaj s tem dokument predvideva možnost nadaljnjega prenosa informacij drugim osebam, njene večkratne uporabe. Deluje kot nosilec podatkov, je sestavni del notranje organizacije katere koli družbe, organizacije ali podjetja. Informacije se uporabljajo pri sprejemanju upravnih odločitev, se uporabljajo kot dokaz njihove izvedbe in vir posploševanja informacij. Poleg tega dokument deluje kot gradivo za referenčne in iskalne dejavnosti. V okviru upravljanja je predmet dela in njenega rezultata, saj je sklep zapisan in določen v zakonu.

Zahteve

So obvezni elementi, ki so prisotni v vsakem dokumentu. Zlasti vključujejo:

1. Ime.
2. Besedilo.
3. Datum.
4. Resolucija.
5. Griffo odobritve / odobritve.
6. Naslovnik in tako naprej.

Pri različnih aktih je na voljo še drugačno število rekvizitov. Njihovo število je odvisno od namena izdelave dokumenta, zahtev, ki se nanašajo na vsebino, namen in druge dejavnike. V številnih dokumentih je število rekvizitov strogo omejeno. Če akt ne vsebuje ali nepravilno označuje katerega od obveznih elementov, se lahko prizna kot neveljaven.